——漯河市檔案館接受頓嵩元教授捐贈珍貴檔案資料剖析 

    一、接受頓嵩元教授捐贈檔案資料的基本情況
頓嵩元，河南省郾城縣人，是許慎學研究專家、教授，致力于許學、文字、訓詁、歷史文獻的研究，曾講過古代文學、歷史文選、訓詁學、文獻學、楚辭等課程，精于小學與考據。他先后參加八次國際學術會，四次在大會上宣讀論文，七篇論文被選入論文集。出版了《許慎與郾城》、《許慎生平事跡考辯》等論著。發表《淺淡訓詁學與古籍整理》、《揚雄方言及對說文的影響》、《中原胡姓與北方胡人考》等論文四十余篇，其中《范縝生平事跡考》等四篇論文轉載于臺灣《中原文獻》。《許慎故里考辯》獲1990年省語言學會論文二等獎，《淺淡訓詁學與古籍整理》獲1991年河南省社科院優秀成果獎，《許慎生平事跡考辯》獲1992年河南省語言學會優秀論著一等獎。他不置家產，省吃儉用，購買了萬卷冊許學研究書籍，頓嵩元教授向漯河市檔案館全部捐贈了所藏檔案資料共 15924 卷、4532 冊，這在漯河檔案史上尚屬首次，在河南乃至全國也不多見。駐馬店教育學院曾出資10萬元想收購他的檔案資料，他拒絕了；漯河市一些單位相繼找到他，他也拒絕了。幾年前，頓教授曾準備將檔案資料捐贈給一個紀念館，但最后，他毅然改變原來的捐贈意向，將檔案資料捐贈給了漯河市檔案館。那么，漯河市檔案館是怎樣成功地接受頓教授捐贈的珍貴的檔案資料呢？對這一捐贈檔案資料案例進行剖析，從中找到檔案館征集珍貴檔案資料的方法、途徑，具有很重要的現實意義。
二、接受頓嵩元教授捐贈珍貴檔案資料的具體做法
（一）廣泛宣傳，增強社會檔案意識和檔案法制意識，為向檔案館捐贈檔案資料打下良好的思想基礎。
近年來，漯河市利用每年《檔案法》宣傳月、“法制宣傳日”、檔案執法檢查等多種形式，開展《檔案法》宣傳教育活動，深入貫徹《檔案法》及其《實施辦法》、《河南省檔案管理條例》、《漯河市檔案管理辦法》，提高社會檔案意識和檔案法制意識，在全市形成知法、學法、用法、守法的良好社會氛圍。在舉辦《檔案法》宣傳咨詢服務活動中，漯河市檔案館積極參與，向社會散發檔案法規、檔案館簡介、檔案館館藏介紹、服務承諾等材料，通過形式多樣的宣傳活動，進一步擴大了檔案館的影響和社會知名度，增強了社會檔案意識和檔案法制意識，使公民了解到檔案館保存的檔案資料是受《檔案法》的保護的，不能隨便出賣、贈人，為檔案館征集珍貴檔案資料打下了良好的思想基礎。在與頓教授的交談中，我們注意到他很關心檔案館的檔案資料是不是可以出賣、贈人，我們拿出檔案法規，向他詳細地介紹了檔案資料受到法律保護的內容，使他從思想上感到檔案資料的保管利用是有法可依的，從而消除了他的思想顧慮。
（二）扎實工作，取得良好的工作業績，為向檔案館捐贈檔案資料打下良好的物質基礎。
近年來，漯河市檔案館圍繞全市中心工作，不斷創新檔案服務機制，狠抓文明示范窗口建設，以確立良好的服務形象。為了不斷提高服務水平，漯河市檔案館將提供檔案信息服務納入到整個社會服務體系中去驗證，以得到社會對檔案服務的認可。為此，積極開展“市文明示范窗口”、“巾幗文明示范崗”創建活動，先后獲得市文明委頒發的“文明示范窗口”、市婦聯頒發的“巾幗文明示范崗”稱號。努力做到“三優”：一是創優美環境，為利用者提供舒適的利用場所。在市領導和財政部門的重視支持下，投資30萬元，對辦公樓及檔案館進行了全面整修，尤其是對檔案館閱覽室進行了重點裝修，配備了計算機、空調、飲水機、閱覽桌等設備，使利用環境優美舒適。二是創優良作風，通過檔案館提供利用這個窗口，展示檔案干部良好的精神風貌。我們不斷加強干部的思想作風建設，市檔案館將“團結、奮進、求實、創新”的漯河市檔案館精神制作成大字懸掛在閱覽室，要求全體人員以此規范自己的言行；實行黨員掛牌上崗制度，增強黨員的宗旨意識，發揮黨員的先鋒模范作用。三是創優質服務，努力讓利用者滿意。其一要求接待查檔人員使用文明用語，態度和藹、舉止得體。其二是為利用者著想，開展咨詢服務，使利用者直接通過咨詢獲取所需的信息，節省其利用檢索工具或查找檔案原件所花費的時間。此外，市檔案館還制作了《市檔案館監督評議卡》、《市檔案館征收檔案聯系卡》、《市檔案館上門服務卡》及《市檔案館簡介》等，擺放在閱覽桌上，以加強與利用者的溝通與交流。要求接待人員在檔案咨詢服務過程中隨時調查了解利用者的需求特點、利用要求等，以便對檔案信息的利用進行預測、研究，進而改進檔案信息服務工作。其三是開展跟蹤服務和定向服務，要求接待查檔人員時時關注檔案需求信息，把視野擴大到社會各方面，主動了解和研究社會各界不同利用者對檔案信息的需求情況，對利用檔案信息比較集中的部門和單位有針對性地開展重點服務，從而提高檔案服務水平，取得了良好的服務效果。
此外，漯河市檔案館不斷創新檔案管理手段，狠抓檔案信息化建設，提高檔案服務效率，先后購置現代化設備，建起了館內局域網；與其他部門計算機專家聯合成立“計算機技術在檔案館中的實際應用”課題小組，開展計算機技術在檔案館中的實際應用研究。該課題研究成果獲“河南省檔案科技進步成果獎一等獎”，《檔案掃描、刻錄、檢索實踐探索》在省檔案學會檔案現代化管理學術研討會上交流。《圖像掃描技術的局限性》獲省第五次檔案學優秀成果二等獎。《檔案信息化納入社會信息化建設的思考》在中國檔案學會學術交流會上交流；不斷加強檔案數據庫建設，目前，共掃描錄入重點全宗檔案十幾萬頁，提高了為社會提供檔案服務的效率。
頓教授在捐贈檔案資料前，進行了詳細認真的調查，他先后查看了漯河市、郾城縣的幾個單位，漯河市檔案館以良好的檔案保管條件、嚴謹的工作作風和優質的服務最終贏得了頓教授的好感，感到漯河市檔案館的確名不虛傳，無愧于全國檔案系統先進集體、市文明示范窗口、市巾幗文明示范崗等榮譽稱號，檔案資料放在這里絕對安全。正是良好的工作業績，為漯河市檔案館接受頓嵩元教授捐贈檔案資料打下了良好的物質基礎。
（三）外樹形象，建設誠信檔案館，為向檔案館捐贈檔案資料打下良好的信譽基礎。
社會各界是否愿意將珍貴的檔案資料捐贈給檔案館，也與檔案館良好的信譽有密切的關系。近年來，漯河市檔案館在抓好各項業務工作的同時，致力于抓好行業作風建設，外樹形象，建設誠信檔案館，為向檔案館捐贈檔案資料打下了良好的信譽基礎。一是在檔案館內部繼續大力倡導檔案館精神，以檔案館精神凝聚全體干部職工的意志，形成爭為檔案館做貢獻的良好氛圍；二是充分發揮黨員的先鋒模范作用，要求黨員時時處處起帶頭作用，進而帶動檔案館全體人員為檔案館事業的發展盡心盡力；三是開展“五學一提倡”（學習政治理論、WTO知識、法律知識、英語基本知識和計算機操作技能，提倡講普通話）活動，努力營造團結奮進、求真務實、創新爭先的工作氛圍。我們還通過“生日祝賀”、“生活大事登門探訪”等形式，不斷營造“監管有方、寬嚴適度、關懷到位、全面發展”的人本管理新理念；四是改進和完善各項管理措施，為順利推進工作提供制度和機制保障。我們將所承擔的各項目標任務進行量化分解，按季度建立工作臺帳，使目標責任到人，并實行工作任務限時辦畢制，年終統一考評，獎優罰劣；五是積極鞏固文明單位創建活動成果，進一步樹立部門良好形象，以提高干部職工的文明素質為重點，把“講文明、樹新風”和“三優一滿意”活動落實到查閱利用和主動提供服務上，使業務工作和創建工作相互促進，樹立了檔案部門的良好形象。正是通過一系列的舉措，使檔案館形成了好的工作作風，服務態度得到廣泛好評，誠信檔案館的形象進一步確立。從檔案館工作者身上，捐贈檔案資料者看到了好的工作作風和認真的工作態度，使捐贈者相信檔案資料在檔案館一定會得到妥善管理。在與檔案館人員的多次接觸中，頓教授一再贊揚檔案館人員作風正、素質高、形象好，檔案館以此贏得了頓教授的信任。
（四）大膽創新，靈活采用檔案征收方式，確保珍貴檔案資料征集到位。
有效地征收散存在社會上的珍貴檔案資料一直是檔案館面臨的一個難題，由于種種原因，許多人不愿將珍貴的檔案資料交給檔案館，而檔案館又沒有足夠的征集經費購買，珍貴的檔案資料隨時面臨著散失的危險。鑒于此，我們適應市場經濟新形勢的需要，大膽采用公證、簽訂協議書等形式，征集珍貴的檔案資料，實現了檔案征集方式的創新。頓教授一直致力于許學的研究，他所保存的檔案資料多為歷史類書籍，平時在研究工作中經常要查閱，如果不能很好地解決頓教授平時利用檔案資料問題，就不能順利地接收這批珍貴檔案資料。為此，我們同意這批檔案資料所有權歸檔案館，但可以在頓教授家存放，檔案館對這批珍貴檔案資料的保管情況要定期檢查，保證這批珍貴檔案資料的安全，雙方均不得將檔案資料出賣或轉讓給他人。頓教授寫了《超前遺言》，明確將他保存的檔案資料捐贈給漯河市檔案館，漯河市檔案館與頓教授簽訂了捐贈檔案資料的協議書，明確了雙方應履行的責任和義務，并到漯河市公證處進行了公證，此舉在漯河歷史上尚屬首例。
 （五）擴大影響，以點帶面，鼓勵社會各界向檔案館捐贈檔案資料。
對于典型的捐贈檔案資料事例進行大力宣傳，以擴大其影響，非常重要，這樣可以以點帶面，進而起到鼓勵社會各界向檔案館捐贈檔案資料的作用。與頓嵩元教授簽訂了捐書協議并到公證處進行公證后，漯河市檔案館舉行了隆重的頓嵩元教授捐贈儀式，分管檔案工作的市委副秘書長在捐贈儀式上做了重要講話，對頓教授的捐贈行為給予了充分肯定，新聞媒體進行了報道。此后，我們又對這一工作進行了認真總結，在檔案館內部開展了向頓嵩元教授學習活動，邀請他到檔案館作報告，并對頓嵩元教授捐贈檔案資料的事跡進行廣泛宣傳。漯河電視臺播放了頓嵩元捐贈檔案資料的專題片，《中國檔案》、《檔案管理》分別以《書癡頓嵩元》、《心事》為題對頓教授的捐贈事跡進行了宣傳，刊登于《漯河內陸特區報》上的報告文學《心事》獲中國報業副刊協會、《漯河內陸特區報》征文比賽二等獎。這些報道，一方面宣傳了頓教授捐贈檔案資料的美德，弘揚了頓教授這種無私奉獻的精神；另一方面對檔案館的征集工作也起到了很好的宣傳作用。漯河市原市政協副主席周祖訓也將他珍藏的各種報刊、雜志、圖書、書畫2837冊（幅）及294人的書信檔案1644封全部捐贈給漯河市檔案館。
三、漯河市檔案館接受頓嵩元教授捐贈檔案資料的啟示
（一）大力宣傳，增強社會的檔案意識和檔案法制意識是做好征集工作的基礎。征集工作成效如何，與社會的檔案意識和檔案法制意識有著密不可分的關系。如果頓教授不知道檔案為何物，不知道檔案館的職責，不知道檔案資料受法律保護，他就不會改變捐贈意向，將檔案資料捐贈給漯河市檔案館。因此，檔案館要想取得征集工作的成效，必須堅持不懈地對《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《河南省檔案管理條例》等檔案法律、法規進行有效宣傳，對檔案館及其館藏、服務方式等進行宣傳，提高社會檔案意識和檔案法制意識，提高檔案館的知名度。
（二）良好的工作業績，是做好征集工作的關鍵。社會各界是否愿意向檔案館捐贈檔案資料與檔案館的工作業績有著直接的關系。如果漯河市檔案館不是通過近年的努力取得了突出的工作成績，獲得了一系列的榮譽，頓教授就不會將檔案資料捐贈給檔案館，捐贈前，他對檔案館的要求可以說是苛刻的，對漯河市檔案館的各項工作都進行了認真考察，漯河市檔案館最終贏得了他的信任。因此，檔案館要想征集到有價值的檔案資料，必須練好內功，狠抓檔案業務建設，狠抓干部作風建設，無論是檔案保管條件還是檔案服務水平，都要勇創一流，取得令人信服的工作業績，只有這樣，才有可能吸引社會各界人士，將珍藏的檔案資料捐贈給檔案館。
（三）恰當的工作方式，是做好征集工作的必備條件。征集工作不是獨立存在的，要直接與捐贈者取得聯系。如果沒有恰當的工作方式，那以前所做的一切工作就會因工作方式的不當而無效。因此，在征集檔案資料過程中，采用恰當的工作方式也是相當重要的。頓教授多年致力于許學的研究，形成了嚴謹的工作態度和認真的工作作風，在與他交往過程中，稍有懈怡，就會引起他的不滿，從而影響到捐贈工作。因此，檔案館在征集檔案資料的過程中，一定要認真學習并掌握公關學、心理學等必備知識，根據不同的征集對象采用恰當的工作方式，這樣才有可能取得滿意的工作成效。
（四）不斷創新是做好征集工作的動力。在社會主義市場經濟形勢下，征集工作需要與時俱進，不斷創新。向社會捐贈檔案資料者身份不同，認識不一，情況各異，需要檔案館根據具體情況不斷調整工作思路，不斷創新征集意識和方法。如果我們固守于原有的思維方式，那么，也不可能成功地接受頓教授捐贈的檔案資料。因此，沒有不需要創新的工作，征集工作也概莫能外。檔案館在征集工作過程中一定要轉變觀念，根據不同情況，靈活采用工作方法，唯其如此，才能牢牢把握時機，成功地接受社會各界對檔案館捐贈的珍貴檔案資料。