制定文件歸檔范圍和檔案保管期限表

檔案保管期限表是以條款或表格形式列舉檔案的來源、內容和形式，并指明其保管期限的一種指導性文件，它是鑒定檔案保存價值和確定檔案保管期限的依據和標準。

參考：

• 《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》附件：“企業管理類檔案保管期限表”（10號令）

• 《企業檔案工作規范》附錄A“企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”

（一）文件材料的歸檔范圍的確定

歸檔范圍的確定就是要明確哪些文件材料必須歸檔（永久保管的），哪些應該歸檔（定期保管的），哪些可不歸檔。

企業文件材料的主要歸檔范圍包括：行政管理、經營管理 、生產管理、黨群管理

1、行政管理：

  一是企業組織機構設置材料，

  二是總經理辦公會、黨政聯席議文件材料（會議記錄、記要、決議、決定等）及博覽會、論壇、學術會議材料,

  三是文秘、勞資、人力資源、法律、外事公關、審計、機要、檔案、保衛、社會保障、教育培訓等工作形成的文件材料。

2、經營管理：

   一是董事會、監事會、股東會形成的文件（會議記錄、紀要、報告、決議等 ），企業年度計劃及中長期規劃、經營決策、企業改革、公司上市等文件材料；

   二是企業資金、稅務等財務管理文件材料；

   三是企業房產土地、投資、產權等資產管理文件材料； 

   四是企業資本變動、融資（股票）、物資管理、市場開發和營銷、售后服務管理、合同管理、信譽管理（企業認證、達標的資格證書及商標等）、知識產權管理等文件材料。

3、生產管理：

     包括生產組織，質量管理，設備管理，能源管理，科技管理，計量、環保、標準和信息化管理，安全生產和消防等形成的文件材料。   

4、 黨群管理：        

     包括黨、團組織，工會，女工，民主黨派，民間團體，計生，紀檢監察，宣傳統戰等工作形成的文件材料。

熟悉應歸檔文件材料的來源

熟悉不歸檔的文件材料：

（1）上級普發性、不需辦理的文件材料。

（2）未定稿文件；

（3）重份文件及機關內部門往來文件；

（4）未生效的合同、協議、單據；

（5）沒有查考利用價值的事務性、臨時性文件；

（6）公司以外單位交換來的材料（為參考目的從各方面收集的文件）

容易遺漏的內容：

（1）無相應紙質或確實無法輸出紙質的電子文件

（2）資本經營工作文件材料

（3）客戶管理工作文件材料

（4）保密管理文件材料（密件）

（5）風險和內控管理工作文件材料

     ……

（二）期限表中文件材料的排列和組織 

文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表中的文件材料組織有兩種體例：

一是按部門或機構排列；

二是按職能或問題排列。

（三）期限表中保管期限的處理

1.  10號令對企業檔案保管期限的設置進行重新規范。保管期限由原來的永久、長期、短期三分法改為兩分法即永久、定期，定期實行標時制，即30年、10年。

2.  有幾類文件材料的保管期限是相對比較固定的：

•       計劃和總結

•       規章、制度、標準

•       員工招聘方面的文件材料

•       勞動合同等與人員有關的文件材料

（四）編制期限表時幾個需要注意的問題：

1.  涉及國家和企業秘密的企業產權、債權債務、營銷策略、核心技術等方面的檔案要永久保存。

2.  10號令的附件中有標準的收集范圍和期限，但各單位一定要在此基礎上結合本企業的實際情況進行細化和修改完善，制定屬于本企業的個性化的期限表。

3.  企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本企業形成的文件材料的現實作用和歷史價值，統籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理要求，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限表。

4.  期限表在執行之前，必須經過全公司征求意見，最好經檔案鑒定委員會同意，并以公司的名義正式印發，全體人員執行。

企業資本結構或主營業務發生較大變化時，應及時修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。