檔案與相鄰事物的聯系與區別

圖書、文物、資料都具有知識性、信息性，與檔案有相似之處，相互間存在一定聯系，但在形成規律和性質上有不同的內涵。為便于掌握檔案概念，加深對檔案性質的了解，有必要分析檔案與相鄰事物的共同性與差異性。

1．檔案與圖書

檔案與圖書都是人們認識和改造主客觀世界的記錄，共同具有知識性、信息性，是儲存知識、傳播知識、傳遞信息的工具，是人類智慧的結晶；二者源于實踐又反過來為實踐服務。但二者也有一定區別：

來源要求不同。檔案要求來源于人們實踐活動的直接的原始記錄，是歷史記憶，往往是孤本，具有資源的不可再生性；圖書以供人們閱讀為目的，可以是印刷品、復制品，沒有原始記錄性要求，可以反復印刷或復制。

價值作用不同。檔案是由人們實踐活動中形成的原始記錄直接轉化而來的，是歷史的真跡；而圖書則是人們在事后為了開展社會教育、傳播知識的需要編寫的，不具有原始性。因此，檔案除具有圖書的儲存和傳播知識的功能，還有特殊的原始憑證作用。

信息存在的方式不同。檔案是原始的、第一手材料，所記載的信息具有內容豐富但分散保存、價值巨大但隱性存在的特點，需要通過研究、編輯、開發，變分散為集中、變隱性為顯性。而圖書信息則不同，是在利用大量檔案文獻的基礎上，經作者研究、編著而成的，內容集中、系統，價值顯性。

檔案和圖書不是絕對的，在一定條件下可以相互轉化。檔案經過研究、編輯、出版，從而轉化為圖書；而圖書隨同原稿保存起來，就是檔案。

2．檔案與文物

檔案與文物都是人類社會發展、進步的產物，也是人類社會文明發展的標志。二者都是人類實踐活動的歷史記錄，絕大多數文物還有一定的知識性、信息性。由于二者存在著共同的特性，有時候會產生既是檔案又屬文物的情況。一般來說，有明確、清晰的歷史記錄的，就是檔案，如載有文字的青銅器、石碑、甲骨、竹簡木牘等；而沒有文字的青銅器等歷史遺物，屬于文物而不是檔案。《檔案法》第十二條第一款規定：“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理。檔案館與上述單位應當在檔案的利用方面互相協作。”

文物和檔案雖然有交叉，有時甚至難以區分，但還是可以發現二者的區別：

（1）文物與檔案產生的主觀意志不同。文物產生之初是人們為了生產、戰爭或日常生活的需要，如生產農具、戰爭武器、盛裝物品的器皿等，是無意識形成的，并非為了供日后考古研究才產生的。而檔案則是人們在文件處理完畢，完成現行使命后，認為還有使用價值，于是進行了有意識的整理和保存。

（2）信息內容的要求不同。檔案信息側重于原始性和記錄性的統一，要求提供明確的、清晰的信息，能說明某一歷史事實。沒有文字、符號等清晰信息內容的，不能算作檔案。而文物則側重于事物的本原性，不強求有明確、清晰的歷史記錄。文物以實物證實歷史，而檔案以文字等記錄符號記述歷史。

（3）實存形態不同。文物是有文化價值的歷史遺留物，其形態主要是過去人們直接使用的實用性物品，如器皿、衣服、建筑等。而檔案的實存形態主要是文件。檔案價值往往從文件之間的聯系上去衡量；而文物，則是對單個事物的認識和判斷。

3．檔案與資料

資料是與檔案最接近、關系最密切的事物。由于二者記錄方式、載體形態相同，加上從邏輯上講二者的外延有大量重合，兩個概念很容易混淆，人們常常誤將檔案叫做資料，如“工程資料”、“會議資料”等等。但仔細分析二者的內涵，還是有區別的，我們應根據檔案與資料的不同特點，做好檔案工作和資料工作：

（1）來源不同。檔案是本單位履行職能活動中直接形成的文件轉化而來的，具有直接性、固定性；資料則是通過購置、復制、交換得到的或自行編制形成的，是間接的、不確定的。

（2）價值不同。檔案是原始的歷史記錄，具有憑證價值，而資料則是為了工作查考之需搜集來的第二手材料，只有參考作用而無憑證價值。

（3）保管要求不同。檔案是原始的歷史記錄，是不可再生的、惟一的資源，具有重要的保存、保密價值。因此，國家規定了有關歸檔移交和安全保管等法律監管要求。資料則是可以自行處置的，國家沒有明確的強制性規定，由各單位自行管理。

檔案與資料在一定條件下是可以轉化的，資料被用于工程建設、科學研究等活動，成為活動歷史記錄的一部分，就有可能轉化為該單位的檔案加以保存；檔案經過編輯加工，可以編印成大事記、專題概要、基礎數字匯集等各種參考資料，也可以進行復制，這樣就轉化為資料。