檔案與資料

       資料是與檔案最接近、關系最密切的事物。由于二者記錄方式、載體形態相同，加上從邏輯上講二者的外延有大量重合，兩個概念很容易混淆，人們常常誤將檔案叫做資料，如“工程資料”、“會議資料”等等。但仔細分析二者的內涵，還是有區別的，我們應根據檔案與資料的不同特點，做好檔案工作和資料工作：

（1）來源不同。檔案是本單位履行職能活動中直接形成的文件轉化而來的，具有直接性、固定性；資料則是通過購置、復制、交換得到的或自行編制形成的，是間接的、不確定的。

（2）價值不同。檔案是原始的歷史記錄，具有憑證價值，而資料則是為了工作查考之需搜集來的第二手材料，只有參考作用而無憑證價值。

（3）保管要求不同。檔案是原始的歷史記錄，是不可再生的、惟一的資源，具有重要的保存、保密價值。因此，國家規定了有關歸檔移交和安全保管等法律監管要求。資料則是可以自行處置的，國家沒有明確的強制性規定，由各單位自行管理。

       檔案與資料在一定條件下是可以轉化的，資料被用于工程建設、科學研究等活動，成為活動歷史記錄的一部分，就有可能轉化為該單位的檔案加以保存；檔案經過編輯加工，可以編印成大事記、專題概要、基礎數字匯集等各種參考資料，也可以進行復制，這樣就轉化為資料。