學(xué)生檔案影響大學(xué)生就業(yè)的因素分析

高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生從錄取入學(xué)到畢業(yè)所形成的各種文字材料,主要指高校在學(xué)生管理活動(dòng)中形成的反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的原始記錄。它的特點(diǎn)是以學(xué)生本人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。反映大學(xué)生在校學(xué)習(xí)和生活情況,是用人單位考查大學(xué)生的重要依據(jù)。主要包括大學(xué)生錄取、學(xué)習(xí)過(guò)程培養(yǎng)以及學(xué)生德、智、體、美、勞動(dòng)和健康情況記錄等方面的原始材料。目前,高校學(xué)生檔案管理部門(mén)不統(tǒng)一,有的學(xué)校由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理,有的在各院(系)管理,有的在學(xué)校檔案館(設(shè)學(xué)生檔案室),并且有些學(xué)校為縮減人員編制,減少開(kāi)支,直接聘用臨時(shí)工管理學(xué)生檔案,造成高校學(xué)生檔案管理的混亂局面。

１　學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生就業(yè)的重要性

１.１　學(xué)生檔案反映大學(xué)生的綜合素質(zhì)

深入開(kāi)展和推進(jìn)高校素質(zhì)教育,加強(qiáng)對(duì)素質(zhì)教育的理性思考尤為重要。學(xué)生檔案是反映學(xué)生成長(zhǎng)的一面鏡子,它從不同角度反映出學(xué)生的不同素質(zhì)和成長(zhǎng)過(guò)程。素質(zhì)教育是面向未來(lái)的一種教育思想,沒(méi)有固定的教育模式。實(shí)施素質(zhì)教育的目標(biāo)是采取更加科學(xué)的教育方式和方法,促進(jìn)學(xué)生生動(dòng)活潑地成長(zhǎng),使全體學(xué)生在德、智、體、美等方面都得到發(fā)展與提高。這些方面可以從學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)表,實(shí)習(xí)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、體檢材料中反映出來(lái)。所以說(shuō)它是反映高校學(xué)生綜合素質(zhì)的主要途徑。

１.２　就業(yè)單位重點(diǎn)審查學(xué)生檔案

用人單位不允許大學(xué)生違犯校規(guī)校紀(jì),查閱學(xué)生檔案就是最好的實(shí)證材料,然后確定是否錄用。如何預(yù)防大學(xué)生違紀(jì)、違規(guī),減少犯罪已成為當(dāng)前思想政治教育工作的首要任務(wù)。大學(xué)生違紀(jì)、違規(guī),甚至犯罪的原因是多種因素在特定環(huán)境下的有機(jī)結(jié)合。主要有市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不完善和不良的社會(huì)環(huán)境導(dǎo)致價(jià)值觀的淪喪,教育體制的負(fù)面影響,家庭培養(yǎng)制度的落后,不良社會(huì)文化的影響以及大學(xué)生個(gè)人因素等。在對(duì)大學(xué)生思想政治教育時(shí),用人單位可以借助學(xué)生檔案,分析以前學(xué)生的違紀(jì)事實(shí)和處理決定,重點(diǎn)是對(duì)大學(xué)生就業(yè)后可能產(chǎn)生的不良后果來(lái)確定是否錄用大學(xué)生,學(xué)生檔案是最好的實(shí)證材料。

１.３　大學(xué)生工作后檔案為其切身利益服務(wù)

由于檔案記錄的原始性、真實(shí)性而且具有很強(qiáng)的法律效力。它不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策及管理工作服務(wù),還能為自己切身利益服務(wù)。檔案的憑證作用在于無(wú)論是學(xué)生就業(yè),職務(wù)晉升還是工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)政審、職稱(chēng)評(píng)審、工資調(diào)整、勞動(dòng)保險(xiǎn),還是入團(tuán)、入黨以及離退休手續(xù)的辦理、各項(xiàng)證明的出具等都以檔案材料為依據(jù)。按照有關(guān)規(guī)定各級(jí)政府人事部門(mén)人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)保存人事關(guān)系的人員,人才中心將保障其合法權(quán)益和應(yīng)有的待遇。如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、國(guó)家規(guī)定的檔案工資調(diào)升、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)評(píng)定、出國(guó)(境)政審、黨團(tuán)關(guān)系管理、婚姻生育管理、代辦社會(huì)保險(xiǎn)、出具以檔案為依據(jù)的各種證明材料等。學(xué)籍檔案可以為各類(lèi)在校畢業(yè)生的就業(yè)、留學(xué)或畢業(yè)證書(shū)丟失的同學(xué)出示成績(jī)證明、學(xué)歷證明、參加工作時(shí)間等有關(guān)證明。可以說(shuō)每個(gè)人都在以自己的實(shí)踐活動(dòng)譜寫(xiě)自己的歷史,同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說(shuō)學(xué)生檔案伴隨人的一生而且發(fā)揮著極其重要的作用。招聘單位重視學(xué)生檔案,對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō),學(xué)生檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門(mén)提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄,通過(guò)利用學(xué)生檔案,用人單位可以清楚地了解學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)和思想政治表現(xiàn)情況而作為錄用大學(xué)生的重要依據(jù)。在人才使用過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總后歸入本人檔案作為考核定級(jí)的依據(jù),考察其德、能、勤、績(jī)等方面的情況。從而全面準(zhǔn)確地了解學(xué)生情況,為人力資源的正確選拔和錄用起到了重要的參考作用。

２　學(xué)生檔案影響大學(xué)生就業(yè)的主要因素

２.１　有些高校學(xué)生檔案不夠齊全、完整

學(xué)生檔案如實(shí)記載了大學(xué)生在校德、智、體、美等方面的發(fā)展情況。這些檔案材料對(duì)大學(xué)生入黨,評(píng)先評(píng)優(yōu),學(xué)習(xí)正常晉級(jí),保送免試推薦研究生,就業(yè)推薦,用人單位考察甚至就業(yè)后對(duì)其選拔提升等方面提供了重要依據(jù)。因此,學(xué)生檔案內(nèi)容對(duì)大學(xué)生能起激勵(lì)和約束作用,對(duì)鼓勵(lì)先進(jìn),抑制落后學(xué)生有積極意義。大學(xué)生非常重視自己的檔案材料,并有意識(shí)地在政治思想,專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí),社會(huì)生活諸方面盡量表現(xiàn)自己,以使自己能有較好的檔案材料,尤其不希望自己的檔案有污點(diǎn)。因此,作為高校檔案館學(xué)生檔案室應(yīng)重視學(xué)生檔案的管理,重視大學(xué)生在校表現(xiàn)的歸納總結(jié)和全面正確的評(píng)價(jià),以此促進(jìn)大學(xué)生全面成才。學(xué)校鑒定實(shí)事求是,如?大學(xué)生學(xué)年鑒定表?和?素質(zhì)拓展證書(shū)?記錄了學(xué)生在校期間思想、品德、學(xué)習(xí)、工作以及參加各項(xiàng)活動(dòng)的情況。這些記錄作為重要的檔案資料,是評(píng)優(yōu)鑒定和學(xué)生以后就業(yè)、提職的依據(jù),也是大學(xué)生誠(chéng)信評(píng)價(jià)體系的重要內(nèi)容。現(xiàn)在大學(xué)生的就業(yè)壓力很大,如果簡(jiǎn)單地從需求崗位和每年的畢業(yè)生人數(shù)對(duì)比來(lái)看,人才市場(chǎng)屬于買(mǎi)方市場(chǎng),學(xué)生只有達(dá)到用人單位提出的標(biāo)準(zhǔn)才能順利就業(yè)。基于這種局面,使得用人單位提出的要求對(duì)學(xué)生的約束和導(dǎo)向要比學(xué)校要求更容易為學(xué)生接受。但是,目前有些高校學(xué)生檔案不完整,主要表現(xiàn)在缺少入學(xué)錄取通知書(shū),有的入黨(入團(tuán))材料不完整,有的缺少入學(xué)登記表,還有的學(xué)校缺少授予學(xué)位證明(包括畢業(yè)證和學(xué)位證復(fù)印件),有些缺少畢業(yè)生登記表,有的學(xué)校沒(méi)有?大學(xué)生學(xué)年鑒定表?和?素質(zhì)拓展證書(shū)?等。如果這樣不完整的檔案轉(zhuǎn)出就會(huì)影響學(xué)生就業(yè)。

２.２　學(xué)生檔案有不真實(shí)現(xiàn)象發(fā)生

目前大學(xué)在校生多為上世紀(jì)九十年代出生的人而且多為獨(dú)生子女。他們的成長(zhǎng)經(jīng)歷、興趣取向、社會(huì)認(rèn)知和適應(yīng)能力與七、八十年代出生的大學(xué)生存在很大差異。我們可以利用學(xué)生檔案,將用人單位和學(xué)生聯(lián)系起來(lái),將用人單位需求的信息在學(xué)生檔案中以品行學(xué)能鑒定等方式體現(xiàn)出來(lái),這樣就將社會(huì)因素成功地引入了學(xué)生的教育與管理當(dāng)中。這樣做會(huì)對(duì)學(xué)生檔案管理和大學(xué)生就業(yè)產(chǎn)生良好的促進(jìn)作用,就會(huì)產(chǎn)生學(xué)校和用人單位雙贏的新局面,對(duì)廣大學(xué)生簽訂三方協(xié)議一定很有幫助。基于這種因素有些學(xué)校學(xué)生檔案管理不嚴(yán)格,尤其是學(xué)生檔案在學(xué)院(系)分管時(shí)就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生成績(jī)單不真實(shí),學(xué)生鑒定不客觀,學(xué)生獲獎(jiǎng)等級(jí)偏高等情況發(fā)生。當(dāng)學(xué)生報(bào)道后,進(jìn)入工作見(jiàn)習(xí)期后,學(xué)校檔案館學(xué)生檔案室寄出的檔案與原來(lái)學(xué)生推薦信上的記錄不符時(shí)才被就業(yè)單位發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,有的甚至不能勝任工作而被用人單體辭退,直接影響大學(xué)生就業(yè)。

２.３　學(xué)生檔案管理不規(guī)范,大學(xué)生工作后要求補(bǔ)檔案人數(shù)多

?高等學(xué)校檔案管理辦法? (第２７號(hào)令)于二○○八年八月二十日頒布實(shí)施,最重要的是增加了學(xué)生類(lèi)檔案管理。但是,現(xiàn)在實(shí)際情況是大部分高校學(xué)生檔案建檔和管理工作還處于比較低的層次,只是單純地被動(dòng)地記錄,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理。它在學(xué)生日常管理和思想政治教育工作中的評(píng)價(jià)、約束和激勵(lì)作用沒(méi)有得到很好地開(kāi)發(fā)和利用,學(xué)生檔案的作用沒(méi)有被活用,明顯落后于大學(xué)生就業(yè)時(shí)對(duì)學(xué)生檔案的嚴(yán)格要求。有此高校學(xué)生檔案沒(méi)有專(zhuān)人管理,甚至由臨時(shí)工來(lái)進(jìn)行替代管理。由于人員不穩(wěn)定,學(xué)生檔案管理制度不健全,學(xué)生檔案郵寄環(huán)節(jié)不嚴(yán)格,出現(xiàn)學(xué)生檔案不完整、裝錯(cuò)和郵寄地址寫(xiě)錯(cuò)等時(shí)常發(fā)生。就業(yè)單位收到學(xué)生檔案后才發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題,要求大學(xué)生回學(xué)校重新補(bǔ)檔案,否則直接影響大學(xué)生的切身利益,給學(xué)生就業(yè)工作帶來(lái)困擾。

３　做好學(xué)生檔案管理的具體措施

３.１　認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家教委?高等學(xué)校檔案管理辦法?(第２７號(hào)令),規(guī)范學(xué)生檔案管理科學(xué)發(fā)展觀的第一要?jiǎng)?wù)是發(fā)展,其核心是以人為本。?高等學(xué)校檔案管理辦法?(第２７號(hào)令)是新時(shí)期新階段國(guó)家為促進(jìn)高等教育又好又快發(fā)展做出的一項(xiàng)重要舉措,是指導(dǎo)新時(shí)期新階段高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的法規(guī)性文件。?高等學(xué)校檔案管理辦法?(第２７號(hào)令)在原分類(lèi)方法的基礎(chǔ)上增加了學(xué)生類(lèi)檔案,主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生高中檔案,入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等材料。對(duì)加快高校檔案管理制度化建設(shè),規(guī)范高校檔案管理行為,深化高校檔案管理工作內(nèi)涵建設(shè),提高學(xué)生檔案管理水平具有十分重要的意義。

３.２　建立大學(xué)生誠(chéng)信檔案

誠(chéng)信是大學(xué)生的立身之本。加強(qiáng)當(dāng)今大學(xué)生誠(chéng)信教育,是高校政治思想工作的當(dāng)務(wù)之急。通過(guò)我們的實(shí)踐,建立大學(xué)生誠(chéng)信檔案管理制度是對(duì)大學(xué)生實(shí)施誠(chéng)信教育的有效手段。誠(chéng)信教育是高校教育的重要內(nèi)容。面對(duì)當(dāng)前大學(xué)生道德滑坡、誠(chéng)信缺失現(xiàn)象,大學(xué)生誠(chéng)信意識(shí)淡薄、誠(chéng)信行為的失信已不僅僅是個(gè)別行為和偶然現(xiàn)象。考試作弊、論文抄襲、拖逃學(xué)費(fèi)和騙取助學(xué)貸款、制造虛假履歷、隨意違約、急功近利、不講信用等失信行為在一些大學(xué)生身上屢屢發(fā)生。高校學(xué)生誠(chéng)信檔案是以本人為立卷單位,按照一定的原則和方法加工整理的個(gè)人全部信用情況。它具有憑證性、階段性、現(xiàn)實(shí)性和機(jī)密性等特點(diǎn)。主要包括(１)個(gè)人的基本情況。例如:姓名、性別、民族、出生年月、身份證號(hào)、政治面貌和健康狀況等。(２)學(xué)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐方面的記錄。主要包括接受各類(lèi)教育的學(xué)習(xí)成績(jī)表,學(xué)歷和學(xué)位情況,學(xué)習(xí)評(píng)定材料。各種培訓(xùn)、技能鑒定和能力測(cè)評(píng)等。參加科技創(chuàng)作活動(dòng),包括發(fā)表的論文,創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、技術(shù)成果以及社會(huì)實(shí)踐記錄等。(３)優(yōu)良記錄。主要包括政治思想品德、平常表現(xiàn)和特殊時(shí)期的表現(xiàn)、參加各種競(jìng)賽獲得的表彰和記錄,國(guó)家助學(xué)貸款的信用度優(yōu)良證明和遵紀(jì)守法以及參加公益活動(dòng)的有關(guān)記錄等。(４)不良記錄。主要包括損壞公共設(shè)施,擾亂教學(xué)公共秩序、違約借款行為,無(wú)故不交納學(xué)費(fèi)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不誠(chéng)信的行為以及違犯校規(guī)校紀(jì)和其它違法亂紀(jì)的不良行為等。

３.３　加快學(xué)生檔案管理信息化建設(shè),為大學(xué)生就業(yè)工作服務(wù)

學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)是高等學(xué)校學(xué)生管理必不可少的組成部分,它對(duì)于學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的不斷提高,高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)日漸成熟,為了提高學(xué)生檔案管理效率,人工管理學(xué)生檔案的方式就顯得比較落后、保密性也差,這已不能滿足學(xué)生就業(yè)需求。用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理,具有手工管理無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、電子檔案存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率。

學(xué)生檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)主要包括兩方面:一是傳統(tǒng)學(xué)生檔案的數(shù)字化處理,即將已保存的學(xué)生實(shí)體檔案通過(guò)掃描儀電子化;二是學(xué)生檔案的數(shù)字化管理,主要涉及學(xué)生電子檔案的生成、接收、傳遞、保存和查詢利用。首先,對(duì)原有館藏的學(xué)生紙質(zhì)檔案,學(xué)校應(yīng)通過(guò)前期調(diào)研、規(guī)劃,制定符合本校的數(shù)字化加工方法進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,即選擇自主加工還是委托加工,并且做好轉(zhuǎn)換檔案目錄庫(kù)建設(shè);其次,對(duì)正在形成的學(xué)生電子檔案,各高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況,結(jié)合已出臺(tái)的國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),積極制定適合本校的學(xué)生電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn),明確學(xué)生電子檔案的數(shù)據(jù)格式、收集范圍、接收規(guī)范等內(nèi)容。從大學(xué)生入學(xué)一開(kāi)始就要加強(qiáng)學(xué)生檔案的信息化管理工作,不斷豐富和完善他們的檔案材料,努力作到每個(gè)學(xué)生的檔案都要齊全和完整,讓學(xué)生檔案管理在學(xué)生就業(yè)工作中發(fā)揮更大的作用。

４　結(jié)論

大學(xué)生代表著民族的未來(lái),學(xué)生就業(yè)工作將為學(xué)生成為國(guó)家棟梁之才創(chuàng)建平臺(tái),學(xué)生檔案管理顯得優(yōu)為重要。因此,加強(qiáng)和改進(jìn)大學(xué)生檔案管理工作責(zé)任重大、使命光榮。我們要以高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)率先垂范,切實(shí)關(guān)心和愛(ài)護(hù)學(xué)生,把學(xué)生檔案管理工作、學(xué)生檔案信息化建設(shè)和大學(xué)生創(chuàng)新能力的培養(yǎng)結(jié)合起來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)研究,真正成為大學(xué)生就業(yè)工作的指導(dǎo)者和引路人,更好地為大學(xué)生就業(yè)工作服務(wù)。