一、檔案
    檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第一，檔案的形成者范圍非常之廣。黨政機關、社會團體、企事業單位以及我們每一個人都能成為檔案的形成者；
    第二，檔案反映的內容涉及的領域非常之寬，社會生活的方方面面都能在檔案中得到記錄；
    第三，檔案種類和形式多樣。我們經常看到的政府文件、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等，都是檔案的載體；
    第四，檔案是我們從事每一項活動直接形成的原始記錄。我們并不是為了管理檔案而創造檔案，它來源于我們實際生活、工作中開展活動產生的原始記錄，是伴隨人類社會活動形成的客觀真實的材料；
    第五，檔案是具有保存價值的原始材料。

二、人事檔案

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

常有人誤認為檔案館是保管人事檔案的，人事檔案一般由當地的人才市場或用人單位保管。