確定檔案數字化對象與制定總體方案

    確定數字化對象與制定總體方案要從機構及人員、基礎設施、制定工作方案、工作流程控制、管理制度、工作文件管理、檔案數字化外包等方面具體考慮。

（一）機構及人員

    應建立完善的紙質檔案數字化工作組織機構，對紙質檔案數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保紙質檔案數字化工作的順利開展。

    應配備具備相應素質的管理和技術人員。通過科學規范的管理制度對此項工作進行規范化管理。為加強紙質檔案數字化工作的安全保障，應加強對外聘工作人員的審核。

（二）基礎設施

    應配備專用加工場地，要求布局合理，要有檔案存放、數字化前處理、檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、質量檢查、后期整理等工作區域。

    場地要滿足檔案實體的保護要求。應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等安全管理系統。

    應配備掃描儀、計算機等檔案數字化設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足紙質檔案數字化工作的需要。

（三）制定工作方案

    工作方案應綜合考慮確定數字化對象、數字化目的、檔案狀況、設備情況、是否外包、費用等，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。

    工作方案中應包括工作目標、工作內容、成本核算、技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度要求、安全管理措施、外包要求等內容。

    工作方案應經相關領導審批后嚴格執行。 

    確定數字化對象：要考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。

（四）工作流程控制

    制定的工作流程和各環節操作規范等，可對數字化全過程進行有效的控制。比如，及時對檔案掃描、圖像處理等各個環節產生的工作數據進行備份；應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中發現的問題及時進行反饋和完善，確保數字化成果質量。

（五）管理制度

    要求從崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理等方面制定科學、規范的管理制度，并在數字化工作過程中嚴格執行，以便使紙質檔案數字化工作質量和檔案安全得以有效保障。

    崗位管理制度主要規定數字化工作各崗位的目標和職責，形成明確的崗位業務流程規范、考核標準、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全保密、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規范；場地管理制度主要對工作場地內基礎設施及環境、網絡、監控設施、現場物品及證件等的管理進行規范；設備管理制度主要對數字化工作各環節涉及的全部設備的管理進行規范，確保設備安全、科學、高效運行；數據管理制度主要對數字化各環節所產生的數據的管理進行規范。

（六）工作文件管理

    應針對數字化全過程建立完善的管理工作文件，以此加強對數字化工作的管理和監控。主要包括數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、檔案出入庫交接單、紙質檔案數字化流程單、質量檢查情況登記單、數據驗收單、驗收報告、數字化成果移交清單等。并要求在數字化工作各環節準確、完整地填寫各種工作表單。

    采取數字化外包的，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。

    對數字化工作各環節形成的這些工作文件包括表單等，應加強管理，檔案數字化工作完成后要進行整理、歸檔、移交。

（七）檔案數字化外包

    檔案數字化項目實施過程中，數字化實施單位應指派本單位工作人員參與檔案數字化工作，進行數字化工作的監督、指導。也可采用第三方監理協助完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。

    數字化實施單位應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化企業的相關資質；按照GB/T 20530-2006第5章的要求考察數字化企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查企業的管理能力；遵照政府采購法相關要求確定紙質檔案數字化項目承擔企業。

    2014年12月，國家檔案局發布了《檔案數字化外包安全管理規范》，該規范從檔案部門的安全管理、數字化服務機構的安全管理、數字化場所的安全管理、數字化加工設備、網絡環境與數據載體的安全管理、檔案實體的安全管理、檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理7個方面作了具體的要求。