信息化給傳統(tǒng)整理工作帶來的變革

數(shù)字化技術正在深刻地影響和改變社會及人類的生活，它對檔案行業(yè)所造成的改變更是革命性的: 數(shù)字化使得檔案的信息屬性、資源屬性以及知識屬性得到了淋漓盡致的彰顯；數(shù)字化改變了檔案機構的工作方式和管理理念；數(shù)字化改變了社會和民眾對于檔案機構的認識；數(shù)字化甚至改變了檔案工作者對于這份職業(yè)的自我評價。

信息化條件下，檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。就檔案整理這一專業(yè)領域而言，因數(shù)字化而發(fā)生的變革也是十分顯著和深刻的。

在傳統(tǒng)的純手工整理檔案階段，檔案整理的主要對象是實體檔案，往往通過劃分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、組卷等方式，在對檔案實體進行整序的同時又對檔案信息(特別是隱含其中的歷史聯(lián)系) 進行了整序，并以全宗目錄、案卷標題、卷內(nèi)文件目錄等形式將這一整理結果固定下來。但是這種手工整理方式難以解決檔案實體單線排列與用戶多角度利用檔案信息需求之間的矛盾。當時為緩解這一矛盾，各檔案館能夠采取的主要方法就是以手工抄寫的方式將一套目錄復制成多套，再分別排列組合，衍生成所謂的分類目錄和主題目錄，工作效率非常低。

２１ 世紀初計算機技術開始在檔案系統(tǒng)得到運用，為解決檔案實體單線排列與用戶多角度利用檔案信息需求之間的矛盾提供了可靠的技術支持。通過編制機讀檔案目錄或檢索工具，檔案信息系統(tǒng)取得較大的自由度，其環(huán)境適應能力增強，從而滿足多種利用的需求，大大方便了用戶對檔案信息的查詢和利用，檔案部門的信息服務水平也因此得到了很大的提高。不過，這一階段的計算機技術對檔案工作的影響只是局部的或者說是過渡性的，處于檔案管理的自動化階段。

檔案部門開展大規(guī)模檔案數(shù)字化以后，以計算機技術為基礎，網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術、海量存儲技術、多媒體技術等為依托的智能控制日漸成為檔案整理實踐的重心，檔案管理的現(xiàn)代化程度越來越高，促使檔案整理發(fā)生了重大變革。檔案信息整理的內(nèi)涵日益豐富，檔案信息處理的對象也因此轉(zhuǎn)向了對電子信息的全面管理，實現(xiàn)了對檔案信息組織的高度有序化和標準化。

信息化催生了新的檔案業(yè)務工作模式——外包，各檔案館在基礎整理工作中普遍地引進了外包服務，從社會化人力資源、技術資源以及智力資源中獲得有利支持。近幾年來，檔案系統(tǒng)在推進館藏檔案數(shù)字化工作的過程中，將自身力量同社會力量相結合，普遍地采取了業(yè)務外包的方式，選擇有一定經(jīng)驗和能力的專業(yè)公司來進行檔案的數(shù)字化建設。檔案部門將檔案數(shù)字化外包之后，有效地彌補了人力資源和技術手段上的不足，對于擴大檔案數(shù)字化的規(guī)模、加快檔案數(shù)字化的進度收到了顯著的成效，全面提升了檔案整理工作的整體水平。

總之，現(xiàn)代信息科學技術的發(fā)展和運用催生了一個新的檔案整理時代的來臨，它將檔案記錄歷史的水準提高到前所未有的高度。隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，以及檔案信息處理技術和方法的不斷革新，人們對“檔案信息” 概念的認識不斷深入，檔案整理實踐也經(jīng)歷著從實體控制為主到實體控制和智能控制并重，再到以智能控制為主的兩大轉(zhuǎn)變，檔案管理的現(xiàn)代化程度越來越高。