外部重組：文檔一體化及其實現

一、文檔一體化

要更好地實現檔案信息網絡化建設，檔案管理工作不僅僅限于內部進行一些適當的調整，它還必須向前端的文件工作擴張，這就使得實現文檔一體化的要求變得更為迫切。

文檔一體化就是把文件管理與檔案管理兩個管理環節銜接起來，整合到一個管理系統之中，對文件生命周期的全過程進行統一控制和管理。1992年9月，在《第屆國際檔案大會建議》中提出： “考慮到為了迎接信息時代的挑戰，必須對檔案原則和方法論進行改變，包括：檔案工作者的工作中心從文件的最后階段轉移到信息的整個生命周期?”由此，提出了文檔一體化的課題。文檔一體化并不是一個新的命題，然而在網絡環境下其重要性日益彰顯。在網絡環境中，文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件有可能終其一生就在網絡中形成、流轉與消亡。對于缺乏穩定性的網絡檔案信息，若檔案管理工作不改變傳統的方式，仍舊只關心文件的最后階段，就會出現許多辦理完畢但仍具有保存價值的電子文件被文件形成或辦理機構任意刪除的局面，檔案管理工作維護歷史真實面貌的目標再也難于實現。所以檔案管理工作必須向前端延伸，實現文檔一體化。另外，為了認證電子文件的原始性與可靠性，也必須依靠文檔案一體化的實現，以便能夠清晰地記錄和反映某一份電子文件形成和辦理的全部動態過程及相關的背景信息。“文檔一體化流程不只是文件管理與檔案管理的簡單對接，而應該是一種管理變革，是以現代信息技術為手段，對機關、企業、事業單位及各種組織中文件信息流的重新組織，是一個業務流程重組的過程。”

二、文檔一體化的實現

目前，文檔一體化的思想已經普遍為檔案界所接受，但是在我國文檔一體化的實現還有些舉步維艱。我國的文件管理與檔案管理一直是以“歸檔”為界限的兩個領域。在《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨各級領導機關文件處理條例》中僅明確了“各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構”，沒有明確規定文書工作的檢查監督機構。文書工作的質量，檔案行政管理機構不能直接監管。文書工作中的各種不規范現象為后續的檔案工作造成許多困難。實現文檔一體化最根本的方法莫過于首先從體制上調整好文件管理與檔案管理之間的關系。在國外，許多以“文件生命周期理論”為檔案管理思想的國家，文件管理與檔案管理有著方方面面的天然聯系。以美國為例，其聯邦政府系統內的文件管理工作與檔案管理工作由國家檔案與文件署統一進行指導監督，有利于實現文檔一體化，實現從文件管理到檔案管理的連續性。為此有人建議我國： “結合國務院機構改革，將文書、檔案工作統一管理，建立統一的管理體制，調整或構建新的組織機構。如可將國務院辦公廳和中央辦公廳屬下的秘書局與國家檔案局合并，并改稱為國家文件與檔案管理局，作為國家文件、檔案工作的最高行政管理機關，直接領導和管理全國文件與檔案工作。這不僅有利于文件、檔案一體化管理，還將有利于‘政府上網工程’與檔案網絡建設的相互配合，共同實施。”

但是，體制的變革并非一蹴而就的，它一般要經過一個較為漫長的研究、論證和實施階段。而技術的發展又是日新月異的，形勢迫人。目前階段，我國檔案界所能做的是發揮技術的優勢，采用技術手段迎合形勢的變化，開發一套網絡環境下的檔案信息管理系統，即電子文件管理系統，通過網絡伸展前端控制之手，實現文檔一體化管理。

三、電子文件管理系統

美國的戴維·比爾曼在第十三屆國際檔案大會上所作的名為《虛擬檔案》的報告中指出：世界各國的檔案學家已將網絡環境下的文檔運作方案提交各種標準化組織和專業團體論壇討論試行。其要點是：在文檔一體化的框架下，開發一個功能極強的文檔監控系統，在網絡環境下運用計算機的軟件模擬功能對文件與檔案進行管理操作。按照比爾曼的建議，通過軟件系統從生成開始就對電子文件進行“封裝”，然后在網絡中發布。時至今日，這種管理思想已經被一些國家普遍接受，對其中“文檔監控系統”的研究也有了新發展，目前形成了二種定義：一是電子文件保存系統（ERK，Electronic Recordkeeping），對該系統的定義是采用自動化程序管理某機構的電子文件，能夠隨時間的流逝保存電子文件的內容、背景信息與結構。二是電子文件管理系統（ERM，Electronic Records Management），它是采用自動化程序管理任意機構的任何文件，其文件形式包括紙質文件、電子文件、縮微膠片等。二者的主要區別在于前者僅限于管理電子文件，而后者管理任何形式的文件。

在此基礎上，筆者設想的電子文件管理系統是力、公自動化系統與檔案管理信息系統合而為一的計算機管理軟件。這種系統是針對某一個或若干個機構的電子文件，從電子文件的生成開始，到電子文件的運轉處理，到一部分電子文件轉化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對電子檔案進行遷移或銷毀為止，能夠（通過網絡）對文件的整個生命周期進行相應控制與有效管理的計算機自動化管理軟件系統。這個系統能夠自動記錄電子文件的元數據和各種背景信息，能夠對電子文件和電子檔案進行管理與提供利用，能夠保證電子文件與電子檔案的行政有效性和法律證據性，同時這種系統也能夠匯入紙質文件等的管理信息并對其進行管理。

正如本書在對NARA的檢索系統進行分析時提到的，國外一些檔案機構以已有的檢索系統的數據為基礎，逐步增加管理功能，研究和試制網絡電子文件管理系統，以最終通過一個系統實現對各種形式的文件進行管理。這種系統因以實現對電子文件的管理為核心，目前稱之為電子文件管理系統，但其實質就是一個文檔一體化管理系統。檢索系統不再是一個獨立的系統，而是作為電子文件管理系統的一個子系統。屆時系統對數字檔案信息的管理不僅限于存儲與檢索，而是發展為能夠跟蹤和管理文件整個生命周期，實現電子文件收集、管理、處置、信息檢索及投遞利用的管理系統。系統在功能上不再停留在對現階段的文件、檔案管理業務流程進行簡單的“模擬”上，而要根據信息和數據流向開發一整套新的管理方法。這是文檔一體化管理的最終發展方向。

利用計算機系統檔案管理工作的管理能力將會極大地提高，利用網絡檔案管理工作的管理范圍將會擴大，通過網絡計算機管理系統實現文檔一體化管理，是比較方便而可行的方法。檔案工作者可以向任何機構以邏輯形式及時地收集所有電子文件。任何電子文件一經產生，檔案部門即可通過網絡對其進行管理與控制，而且通過這種管理，有相應權限的利用者就可以迅速而方便地在網絡上進行利用。這樣檔案管理工作可以縮短工作時間，擴大工作空間，改善工作程序，加快工作速度，實現文檔一體化管理的高速化和連續化。

四、文檔一體化案例：軍隊檔案信息管理網絡工程

“軍隊檔案信息管理網絡工程” （簡稱“軍檔工程”）是實現文檔一體化的一個實例。1997年3月，中國人民解放軍總參謀部辦公廳檔案局提出在統一規劃下，建設“軍檔工程”。“軍檔工程”是統一標準、統一硬件環境、統一軟件、統一質量要求的檔案管理自動化工程。

“軍檔工程”的主要內容包括組織實施、系統開發、標準規范建設、數據庫建設等幾個方面。在系統開發中，全軍統一開發和使用的《軍隊公文檔案信息網絡系統》，初步實現了從機關檔案室到檔案館的文檔一體化信息管理。軍隊機關檔案室與各級各類檔案館采用同一系統對文件信息和檔案信息進行管理，檔案館在接收機關檔案室移交來的檔案的同時，接收相關信息數據。這些檔案信息可以通過軍隊內部網絡進行傳遞。

從宏觀上看， “軍檔工程”可以在全軍范圍內實現檔案信息資源共享。“軍檔工程”主要由兩個大的網絡系統構成：一個是檔案事業管理信息網絡系統，用于管理除檔案實體信息之外的其他諸類綜合信息，如檔案數量統計信息，檔案部門人員情況信息，檔案科技成果管理信息等等；另一個是檔案信息網絡系統，用于管理全軍各類檔案信息，如檔案目錄信息、檔案全文信息、多媒體檔案信息。這樣， “軍檔工程”的信息流分為兩類：一類是檔案事業綜合信息流，其起點是檔案館、立檔單位，經過大單位保密檔案處或總參各部局辦公室匯總到檔案事業管理信息中心，即總參辦公廳檔案局。另一類是檔案數據信息流，其起點是立檔單位，經過全軍各檔案館或總參各部局的保密檔案室最后歸并到檔案信息網絡中心，這個網絡中心設在解放軍檔案館。網絡中心負責對整個網絡進行監控，設置各級用戶權限，根據需要及時調整系統資源，并對各類網絡請求進行處理。此外，網絡中心還必須經常完成數據接收工作以及對數據庫進行維護和備份。“軍檔工程”的最終目標是實現全軍各級各類檔案工作部門的網絡數據共享查詢，并在全軍范圍內，從下到上實現各類檔案管理信息的綜合統計。“軍檔工程”各種系統功能，涵蓋了各級檔案部門的各個工作環節，有效地提高了軍隊檔案管理現代化水平和檔案工作的整體效益。

嚴格地說，目前“軍檔工程”僅僅實現了軍隊檔案管理的自動化。其中《軍隊公文檔案信息網絡系統》利用自動化模擬完成了以往手工的文件管理過程和檔案管理過程，它是在傳統檔案工作方法上實現的文檔一體化管理，其實現離網絡電子文件管理系統還有很大一段距離。然而，勿容置疑， “軍檔工程”的實施為網絡電子文件管理系統的實現打下了良好的基礎。

五、電子文件管理系統功能設想

進一步研究電子文件管理系統，就要詳細描述其系統功能，為系統研制打下基礎。筆者在此對電子文件管理系統的功能做一些設想。這部分所用的“用戶”一詞是指網絡電子文件管理系統的使用者。電子文件管理系統不同的功能對應于不同的用戶群。如對應于管理功能的“用戶”是指文件管理者，對應于檢索功能的“用戶”是指文件或檔案的信息利用者。

（一）電子文件生成階段的功能

這一階段對文件形成者不能過多進行干預，不能在其本職工作之外強加一些檔案工作。前端控制主要的工作是為各級各類文件形成者進行權限與級別設置，并在網絡上開辟指定的工作區。電子文件生成完畢后文件形成者將其存入網絡上指定的文件寄存區域。一旦存入一份新文件，網絡電子文件管理系統即被觸發，啟動若干輔助子系統。這個過程可以用圖6表示：

這些輔助子系統的功能包括：對存入的電子文件置予惟一標識符以在網絡中標明其身份，這個惟一標識符在文件階段是文號，歸檔后轉化為檔號；對文件的讀取進行限制；盡可能多地自動捕獲電子文件元數據，并將電子文件原件與其元數據建立密不可分的關聯。在電子文件管理系統中可能捕獲的元數據包括：文件的創建者，文件創建機構，文件責任者，收件者，文件主題，文件格式，與該文件相關的各種日期（如文件創建日期，歸檔日期等），文件重要程度標識符等；在這一過程中，電子文件管理系統還應能夠從其他文件源獲取文件。獲取的方法可以有二種：一是電子文件管理系統對從外部信息系統輸入的文件進行物理形式上的輸入和移植，其中可能包括文件格式的轉化。二是電子文件管理系統與外部信息系統之間建立相應的鏈接，由此建立起對外部文件的管理和控制手段，此時不需要進行文件的物理遷移。

（二）電子文件處理階段的功能

這部分功能也可參見圖6內容。收文機構在網上的指定的文件寄存區域獲取電子文件，可能有若干機構同時獲取同一份文件。這時文件已經包含電子文件管理系統捕獲的一些元數據信息。電子文件管理系統跟蹤被獲取的電子文件，在文件處理的同時在后臺自動記錄各類處理信息及文件的處置狀態。

（三）電子文件歸檔、整理階段的功能

這個階段首先啟動的是驗收歸檔子系統。它是依據各國不同的標準制定的。網絡電子文件管理系統中的歸檔可以只是邏輯歸檔。將檔案著錄信息與元數據等存入數據庫，在庫中建立與檔案原件的鏈接。

對電子文件進行整理實質上是把檔案整理工作提前到文件階段。這是利用網絡優勢，實現前端控制的一大內容。對網絡中的電子文件首先仍要區分全宗（。此處暫時借用“全宗”一詞，將其定義“全宗是一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體”擴展為“全宗是一個獨立的機關、組織或人物在社會活動中形成的文件有機整體”。是否合適有待商榷。在此借用僅為便于表達，方便理解。）其次對全宗內文件進行分類，例如采用組織機構分類法。此時電子文件管理系統應允許用戶按組織機構創建類別，并為每個組織機構制定文件規劃表。也就是說，電子文件管理系統允許用戶建立組織機構，并按職能對各機構可能產生的文件進行規劃，針對各類文件要制定詳細的保管期限表，還要指明當前某份文件的處置狀態，并對要銷毀的文件進行詳細說明。用戶選擇類別將文件歸檔。在文件規劃表中允許用戶自創建文件夾。用戶對類別及文件夾可以進行維護即增、刪、改，但禁止刪除非空的文件夾。用戶對保管期限表也要進行維護。

在整理過程中要保持必要的文件關聯，如將審核后的文件與其未經審核修改的版本關聯，文件定稿與其各種版本的稿件相聯。并可以及時設置文件處置狀態，如將現行文件變為存檔文件。允許用戶將文件置于某種狀態以防被毀。對于職責明確的文件管理者要將其組織機構，在網絡上的文件寄存區域，文件處理工作人員，立檔單位等信息載入電子文件管理系統。在整理過程中還要注意保存其他信息。如前文件規劃表，文件寄存器索引（文件寄存器的詳細列表，包括寄存器內容，位置，相關的存取信息）。

（四）電子文件的維護功能

首先要對電子文件進行安全性維護。其功能包括：預防覆蓋一份文件；電子文件惟一標識符一旦被確定后，防止進行任何改動；防止破壞任何索引、類別及其他一些文件指針；維護文件與元數據的集合，用各種手段探測任何可能對文件及其元數據進行的改動；系統提供所有增、刪、改及檢索活動的日志；對電子文件管理系統進行維護與備份；提供足夠的系統恢復與重建程序，以防在系統故障中文件被損毀。

其次對文件存取訪問進行管理。其功能包括：進行訪問控制，只有系統認定的用戶能夠檢索、瀏覽、打印、復制、修改一份電子文件或其他信息（如元數據，文件規劃表）；允許確認是個人用戶還是機構用戶，并為他們設置不同訪問權限。訪問權限也許限制用戶訪問特定的文件或文件組，也許限制文件或文件組被特定用戶訪問。

（五）提供對電子文件的檢索與利用

電子文件管理系統必須包括高效、靈活的網絡檢索系統。檢索系統功能包括：允許查看元數據，文件內容，或文件主題類別；確保所有的訪問權限在所有的檢索中被執行；允許在一次查詢中進行基于元數據，文件內容，或文件主題類別的組合檢索；查詢結果可以是文件列表及其寄存區域，也可以是文件原件；允許檢索文件及相關元數據，允許基于確定的關聯對文件進行檢索，例如對相同文件不同版本的檢索；提供足夠的查詢途徑與選擇范圍，以滿足各種檢索需要。這可能包括：模糊匹配與精確匹配、截詞檢索、鄰接檢索、相似度排序等；另外還要采用各種方法實現對圖像等多媒體文件的檢索。

（六）電子文件的保存功能

確保系統中所有文件可讀；確保文件可移植到新的存儲載體或轉化為新的存儲格式，以避免載體受損或技術退化；在移植中確保所有元數據與相應的文件的關聯不變；有效監管文件利用與存儲容量，設置適當的警報系統。如預告增擴容量，備份系統文件等；建立與維護一個系統日志（也叫做使用歷史元數據），記錄所有文件活動與系統功能；對日志信息提供全面而詳細的訪問。如對一個文件的訪問，要提供文件標識符，訪問日期，訪問時間，訪問者，進行何種操作；對日志提供摘要報告。如報告訪問次數等。

（七）實現對電子文件的最終處置

銷毀功能：在文件保管期限表與文件處置情況的基礎上確保文件合乎銷毀標準；以某種方式刪除文件以使其在物理上不能被重建和進行各種檢索；提供銷毀證明。

移植功能：在文件保管期限表與文件處置情況的基礎上確保文件合乎移植標準；輸出文件與元數據；提供移植證明。

（八）系統一般功能

允許用戶瀏覽與打印電子文件管理系統所有的管理信息。例如文件規劃表，安全設置，當前文件處置情況等。

允許用戶瀏覽與打印電子文件。

六、數字檔案館

目前，國內對“數字檔案館”的認識情況比較復雜，尚未形成統一的概念，而且其內涵還有更加復雜化和擴大化的傾向。筆者對數字檔案館的認識是，它是建立在電子文件管理系統之上的。數字檔案館可以定義為：以電子文件管理系統為主體，通過網絡對電子文件等數字化檔案信息實現管理與服務的虛擬檔案機構。筆者為數字檔案館所下這個定義基于以下幾個方面的研究：

（一）國內數字檔案館概念研究綜述

信息時代把“數字檔案館”這一新生事物推至我們面前。基于不同的認識背景和知識結構，人們對它的理解和認識有所差別。目前國內對“數字檔案館”的認識情況比較復雜，尚未形成統一的概念。對于已有的數字檔案館概念，可以從以下幾個方面加以歸納：

1.對數字檔案館的定位

一方面，有人認為數字檔案館是實的東西，是一種實體概念、一個機構概念。這其中有人指出它是一個檔案館，還有人指出是一個檔案館群。另一方面，有人認為它是虛的東西，是一種存取方式、一種技術模式。

2.關于數字檔案館的屬概念

目前數字檔案館存在多種屬概念。筆者選用其中有代表性的幾個，結合自己的思考和疑問概括為下表：

3.關于數字檔案館的內容

基本上認為數字檔案館涉及檔案信息的采集、鑒定、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、統計等全過程。

4.關于數字檔案館的特征

目前對于數字檔案館的特征揭示得較全面，主要以各種各樣的“化”還加以概括。如：館藏資源數字化、操作計算機化、空間虛擬化、信息檢索便捷化、信息資源共享化、傳輸網絡化、結構連接化、人員專家化、檔案信息組織標準化、檔案信息存儲海量化、檔案信息服務社會化、? .等等。

通過對部分數字檔案館概念的學習和理解，筆者有以下兩點感覺：

一是，數字檔案館的內涵較為廣泛，并且有復雜化和擴大化的傾向。套句很俗的話：數字檔案館是個筐，什么都往里裝。數字檔案館不僅限于數字資源建設，也不僅限于整個檔案工作業務流程的計算機化，還涉及軟硬件基礎設施構建、應用系統開發、一系列標準、規范與法規的制定執行、人才隊伍培養等許多內容。更形象一點說， “數字檔案館”是一個被“神化”了的概念。這個概念很神，它包括了各種技術因素和社會因素，涵蓋了檔案信息化、網絡化建設的方方面面。

第二個感覺是，數字檔案館還僅僅是一個概念。很有趣，在對“數字檔案館”這個概念的學習和研究中，讓我不由自主地聯想到武俠小說中“江湖”這個概念。人人談論江湖，江湖無處不在，然而人們又不能具體地說出江湖到底在哪里，江湖又到底是個啥東西。有人說： “一百個人的心目中就有一百種江湖。”目前一百個人的心目中就算沒有一百種數字檔案館，也可能有五六十種。“數字檔案館”的提出，喚醒每個人心底不同的映像。它就如希臘神話中眾神居住的奧林匹斯山一樣，是人們心底的一塊圣地，是人所向往的。然而凡人一輩子也無法登上，人們極盡描繪之能勢卻無法知道這座山的真面目。目前研究階段，數字檔案館和奧林匹斯山一樣，還僅僅是人們頭腦中的一個概念。

在概念研究上這樣的現狀是不利于數字檔案館這個新生事物的發展的。筆者設想，在數字檔案館發展初期，我們應該給予它一個范圍不是太寬泛的涵義，應該使其不是太抽象、更易于理解和具有操作性，以利于實踐中實現對數字檔案館的建設，所以本書提出數字檔案館是以電子文件管理系統為核心，建成電子文件管理系統，數字檔案館就不再是個“虛”的東西，而有其存在與生存的實體。而后再圍繞這個核心加強政策、人員隊伍等其他方面的建設。

（二）國外“Digital Archives”實例分析

相比較而言，國外使用的“Digital Archives”的涵義似乎簡單得多。筆者在網絡中對這個詞搜索和跟蹤了一段時間，發現在實際使用中，應將其理解并翻譯為“數字檔案”或“數字化檔案”。下面通過幾個實例來說明：

在羅斯福總統圖書館主頁上，有專門的“Digital Archives”欄目。這個欄目下發布了10000份數字化檔案。內容包括羅斯福與溫斯頓·邱吉爾之間往來文件等等與羅斯福總統相關的文件。形式包括轉化為文本的內容、以圖像方式存儲的原件掃描件、照片、音頻文件、視頻文件等。

再如“斯威士蘭數字檔案”（Swaziland Digital Archives） ，就是提供斯威士蘭歷史照片的數字副本（Digital Copy）供利用。

再如美國的“ 頭腦盒數字檔案計劃”（Brain-Box Digital Archives Project）。該計劃始于1992年，起因是要采用新的媒體工具為著名的歷史或傳說建立檔案，收集和提供利用源于五大湖地區、基于本土居民口頭傳說的歷史。其本地居民齊佩瓦族的長者Walter Bresette說： “美國有眾多的圖書館但少得可憐的社會記憶。齊佩瓦族恰恰相反。我在我的桌上找不到一張紙、當需要的時候找不到一個圖書館，但我能找到某些人他們記得相關的故事。而我知道那些故事是真的。”頭腦盒數字檔案計劃出版了CD，其內容包括數字化后的數小時的口頭歷史和眾多的與五大湖地區歷史、文化相關的原始檔案。

在網絡中，檔案網站上的英文“Digital Archives”類似于“Exhibition（展覽）”或“online Exhibition（在線展覽）”，它們的功能都是以多媒體形式提供各類檔案的數字副本， 只不過 “Exhibition”以主題為線索提供數字副本，而“Digital Archives”較為系統和全面地提供數字副本。

這就形成一個有趣的現象，我國一些人認為“數字檔案館”源于英文“Digital Archives”，但在國外檔案實踐工作中， “Digital Archives”僅限于指數字化檔案，沒有“數字檔案館”的含義。如果非要將“Digital Archives”譯成“數字檔案館”，它的內涵是指在網絡中對數字化檔案進行存儲、展覽、提供利用的虛擬的檔案館。顯然，這與國內“數字檔案館”的內涵并不相符。

筆者認為，其原因在于國內外在檔案信息化建設過程中的實踐方法不同。

在歐美等國，檔案信息化建設的成果面向社會、向社會推廣和傳播時，往往與數字圖書館在技術和手段上進行聯合，這一點在下一節還要論及。所以，國內所探討的數字檔案館的內容，在歐美等許多國家是包含在數字圖書館建設內容當中的。而在國內，目前檔案館與圖書館各自為政，聯系并不緊密。所以檔案界在信息化建設中首先想到的就是建立一整套機制或方法來管理數字檔案信息并提供相應的服務，這樣就形成了數字檔案館。國內外的這種區別從研究文章中可以窺見一斑。我國關于數字檔案館有一定數量的研究文章。而國外圖書館界、情報界和檔案界的研究文章中，有關數字圖書館（Digital library）的文章極多，而關乎數字檔案館的文章很少，但在關于數字圖書館的著作中，多數有專門的一部分研究數字信息存檔問題。

（三）數字檔案館與數字圖書館

既然國內所說的數字檔案館建設的內容在國外是通過數字圖書館向社會表達的。那么，是不是說數字檔案館就是數字圖書館的一部分、與數字圖書館沒有區別呢？答案是否定的。二者在服務方面的技術和對外形式上可能相同，但核心內容完全不同。數字圖書館的核心是“組織”，而數字檔案館的核心是“管理”。進一步延伸，數字圖書館的核心是“組織+服務”，而數字檔案館的核心是“管理＋服務”，二者在前端面向用戶服務上有共通之處，但在后端是完全不同的。

圖書館的最高理想是擁有無限量的文獻信息，網絡環境的便利使得這一目標更加容易實現。相對于傳統圖書館，數字圖書館的館藏結構發生了很大變化。大英數字圖書館計劃為數字圖書館所下的定義是：“數字圖書館是通過使用數字化技術獲取、存儲、保護和提供信息與提供信息查詢途徑而被廣泛認可的虛擬描述，而不論這些信息當初的出版形式如何。” 利用網絡技術，圖書館不斷地擴充其館藏。當所有的圖書館都這樣做的時候，他們的館藏出現了無限量的重合。網絡環境下這種重合是一種很大的資源浪費。由此，圖書館館藏結構分化為現實資源和虛擬資源二個組成部分。虛擬資源的比重日益增大，使得圖書館館藏從有限擴大到了無限。最終，一個數字圖書館似乎就是網絡的部分或者全部。這種館藏結構的變化，引起了數字圖書館管理職能轉變。從局限于收藏具體的、有限的文獻轉變為開發、鏈接和傳送信息資源，并力圖對全部或部分意義上的網絡信息資源加以組織，將散亂、無序、海量的信息，根據一定的原則和方法，采用一定的技術使其變得有序化、結構化、系統化。所以數字圖書館的核心在于“組織”，目的是為利用者提供無限的信息資源和有序的信息環境。

（四）數字檔案館與傳統檔案館

與數字圖書館不同，數字檔案館相對于傳統檔案館，只是管理對象的存在與表現形式有所改變，管理范圍并未擴大，因而職能也未發生變化。在信息社會和網絡環境下，電子文件和數字化檔案信息大量涌現。與數字圖書館的虛擬館藏不同，數字檔案信息必須明確歸屬于某一檔案機構。這個要求源于檔案的本質屬性即原始記錄性。數字檔案信息的原始性、完整性、可靠性、真實性在很大程度上依靠檔案部門的技術、權威和信譽來保證。為此數字檔案館的管理范圍較之傳統檔案館并未擴大。在此情況下，數字檔案館的核心是想將傳統檔案館的管理職能在網絡空間中進行復制或稱虛擬。如同傳統檔案館對檔案實體的管理，數字檔案館試圖實現在網絡空間中對電子檔案與數字化檔案信息的有效管理。其實質是利用信息技術，將現實的檔案館及其管理與服務功能搬到網絡的虛擬空間中。目前要實現這個目標，最好的方法就是開發電子文件管理系統。一個電子文件管理系統就是一個虛擬的檔案館，它完成的工作與傳統檔案館中的檔案管理過程沒有區別，它是對傳統檔案館在網絡空間中的復制，并沒有對傳統檔案館的職能有所拓展，只是針對電子文件這種新型的檔案在網絡空間中完成傳統檔案管理工作的內容。我們可以將這樣一個電子文件管理系統稱之為數字檔案館。

這樣，數字檔案館成為是傳統檔案館的延伸。二者管理范圍相同、管理職能相同，惟一的不同是管理對象即檔案的存在與表現形式不同，由此引起管理方法與技術的差異。你管你的實體檔案，我管我的電子文件。二者互塑共生，管理對象互相轉化。最重要的一點，二者在實體上可能共同對應同一個檔案機構。在未來發展進程中，一個完整意義上的檔案館＝傳統檔案館＋數字檔案館。