一、管理現狀分析
1.重視程度不高。在事業(yè)單位中，檔案是其重要組成因素，因為檔案中存有大量信息，而這些信息關系到事業(yè)單位未來的發(fā)展，因此，檔案管理工作非常重要，例如檔案里記錄了員工的基本資料，還有一些工作流程信息，一旦出現工作疏漏，就會產生非常嚴重后果，員工信息的泄露，會使員工的個人隱私受到侵犯，企業(yè)一些重要數據的流失，會影響企業(yè)的正常運作。綜上所述，企業(yè)檔案管理工作是一項要求非常嚴格的工作，企業(yè)應該重視檔案管理，無論是領導階層，還是管理人員，都必須將這項工作當作重點來抓。但是就現狀而言，情況并不樂觀，因為檔案管理工作無論做的多好，都不會為企業(yè)帶來利益收入，因此對于絕多數的領導而言，檔案管理是企業(yè)中分量最輕的一項工作，而領導的這種態(tài)度，在一定程度上，不利于檔案管理工作的開展，致使下級員工對檔案管理也不重視，甚至是檔案管理人員，他們并沒有意識到其工作的真正意義，還有對事業(yè)單位的重要影響，而管理人員對檔案的管理還停留在最初階段，其工作的內容是將文件整理，然后在進行保存。由于領導對檔案管理工作態(tài)度的散漫，導致員工的工作態(tài)度不積極，致使檔案管理工作進行緩慢，員工抱著得過且過的心態(tài)，不及時完成工作，而致使工作累積越來越多，最后一帶而過，導致檔案內容的缺失，進而影響檔案管理難以發(fā)揮的作用。
2.管理模式落后。對于現在的大多數事業(yè)單位而言，他們的檔案管理方式比較落后，仍然采用賬目記錄，書本記載，這些傳統(tǒng)的管理模式不僅方式落后，而且運作效率較低。隨著科技的日益進步，信息時代已經到來，傳統(tǒng)管理方式的已經落后，其無法進行大批量的信息記載，并將信息存入檔案。此外，由于領導的管理意識較弱，對管理設備的更新不及時，這在一定程度上，阻礙了檔案員的管理工作，使其對檔案記錄的效率不高，而且影響檔案的查詢效率。
3.管理人員素質較差。檔案管理是一項對人要求非常嚴格的工作，其工作看似簡單，但是在實際工作中，要想實現檔案管理的高效率，就必須具有較好的專業(yè)知識基礎，而且還要具有較好的工作素養(yǎng)。但是，檔案管理部門并沒有意識到這項工作的重要性，他們認為這是一項極其簡單的工作，只需要工作態(tài)度良好，并且能夠高效率的完成工作內容，就可以勝任檔案管理工作，導致很多員工對自己的工作認識不足，他們對專業(yè)知識研究并不透徹，而且并不注重職業(yè)素養(yǎng)的提升，進而無法達到管理標準，致使信息化檔案管理無法實現。在實際工作中，部分員工對專業(yè)知識的掌握并不充足，對檔案管理技術，缺乏專業(yè)化的認識，一些基礎性的工作，完成起來也相當吃力，導致檔案管理效率不高，工作業(yè)績也不理想；還有一部分員工，他們自身缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作穩(wěn)定性較差，員工離職現象較多，更嚴重的后果是檔案數據的外漏，這對于事業(yè)單位而言，是一個較大的安全隱患。
二、完善管理措施
1.提高員工專業(yè)知識，培養(yǎng)員工職業(yè)素養(yǎng)。我國曾出臺法律法規(guī)，促進檔案管理的規(guī)范化，其頒布的法律文件主要有《檔案法》，《檔案管理法》等，其頒布的目的在于提高檔案管理，促進事業(yè)單位加強檔案管理意識，但是現實效果并不理想。為了改變檔案管理工作現狀，首先，領導要提高認識，在此基礎上督促員工端正工作態(tài)度，鼓勵其學習專業(yè)知識，熟知法律法規(guī)，進一步促進管理員工專業(yè)能力的形成，進而做好檔案管理工作；加大宣傳力度，使檔案管理人員加強工作意識，通過宣傳教育，還可以促進其職業(yè)素養(yǎng)的形成，保證檔案管理工作的順利開展。與此同時，檔案管理人員在不斷的學習中，專業(yè)知識不斷增強，職業(yè)素養(yǎng)不斷完善，在此基礎上，對自己的工作有了更深層次的認識，進而更加重視自己的工作，深刻體會到檔案管理工作在企業(yè)中的地位，提高管理人員的素質，進一步加深對檔案管理工作的認知。例如：企業(yè)可以通過開展檔案培訓機制，對員工進行定期培訓，同時還可以根據員工平時的工作表現進行獎罰制度，對于表現較好的員工可以給予相應的獎勵，而且在員工代表大會上，進行點名表揚，進一步提高員工的工作積極性，也給其他員工樹立表率作用，反之，對于表現不好的員工，給予相應的懲罰，勉勵其更好的投入工作。
2.創(chuàng)新檔案管理，加大資金投入。隨著信息化的不斷推進，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法跟隨時代的發(fā)展腳步，無法滿足信息化發(fā)展的需求，因此，必須出臺新型的檔案管理方式，而且是具有信息化功能的新型模式，以此取代傳統(tǒng)模式。而信息化的管理的主要突出快捷、方便等特點，其實施主要依靠計算機來完成，并且將是企業(yè)管理的一種信息化趨勢，采用計算機進行企業(yè)檔案管理，還必須借助一些企業(yè)軟件來完成，這不僅可以提高管理人員的工作效率，而且能夠保證檔案數據準確錄入電腦，并入庫保存，這個過程非常的快捷、有序，而且保證信息的完整性。檔案管理人員通過計算機軟件，建立檔案查詢的相關網站，然后將數據傳送到網站，供人查閱，這對于檔案管理人員來說，是自己工作成果的展現，而對于查閱人員而言，方便了其查詢工作，節(jié)省了時間與精力。與此同時，檔案管理人員在使用計算機時，要注意網絡安全，防止病毒入侵，避免檔案信息丟失，進而導致檔案信息的泄露給事業(yè)單位帶來不必要的損失。另一方面，企業(yè)檔案管理新模式的引進，還需要企業(yè)投資大量資金，建立辦公環(huán)境，引進先進設備，對于企業(yè)而言，這是一筆不小的投資，而針對經濟不發(fā)達地區(qū)，檔案管理可以向政府尋求支持，申請資金補助，利用這筆資金，進行管理設備的引進，并且建立優(yōu)越的辦公環(huán)境，這在一定程度上，促進新型管理模式的良好運作，提高檔案管理工作效率。
3.開發(fā)檔案信息。從資源管理角度分析，開發(fā)檔案管理信息首先要改善管理理念，然后進行管理方式的優(yōu)化，進而端正工作理念，提高信息資源的重視度。另一方面，進行檔案優(yōu)化管理時，應體現事業(yè)單位的特點，即主動性、自覺性。同時，事業(yè)單位還可以根據一定的形式，通過網絡傳播，向社會提供服務政策，改善民生，同時，又可以幫助事業(yè)單位，為其樹立良好的公眾形象，從而營造良好的社會環(huán)境，促進檔案管理工作有效提高。
三、結語
綜上所述，企業(yè)單位的檔案管理十分重要，但是企業(yè)的管理人員對其重視度不高，導致檔案管理工作實施不到位，而且傳統(tǒng)檔案管理模式較為落后，無法實現信息化管理，針對現狀，事業(yè)單位需要加強檔案管理工作，并且積極進行改革，促進新型管理模式的有效實行，進一步促進我國事業(yè)單位檔案管理工作的高效率。
作者：張明華 單位：煙臺市特種設備檢驗研究院
