信息化趨勢(shì)對(duì)檔案工作的挑戰(zhàn)與要求范文

科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得我國(guó)社會(huì)逐漸由工業(yè)社會(huì)走向信息社會(huì)。當(dāng)前，信息技術(shù)革命成為科學(xué)技術(shù)革命的核心和主流，21 世紀(jì)也終將成為信息社會(huì)，這一點(diǎn)已成為世界共識(shí)。在信息社會(huì)，信息技術(shù)是最具潛力的新的生產(chǎn)力，信息資源成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源和衡量一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化水平和綜合國(guó)力的重要標(biāo)志，在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說(shuō)信息資源已成為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源。伴隨著信息化的發(fā)展，已有的檔案管理模式已不能適應(yīng)信息化時(shí)代數(shù)字化檔案管理的需要，而且電子檔案正廣泛的應(yīng)用在檔案管理工作中。這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求。這就要求檔案管理部門必須將文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的復(fù)雜記錄轉(zhuǎn)化為有用的電子信息上，并能及時(shí)、高效地向信息需求者提供最準(zhǔn)確的信息。

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，變實(shí)體管理為信息管理

在我國(guó)已有的傳統(tǒng)檔案管理模式下，文件、圖紙、照片、錄音、錄像等載體是檔案管理的實(shí)體，主要是通過(guò)手工操作來(lái)完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等，管理者的工作量巨大，操作步驟繁瑣。作為有形的載體，這些文件等雖然承載著海量的信息資源，但是因?yàn)榇鎯?chǔ)量巨大，很難再需要的時(shí)候能夠快速的對(duì)信息進(jìn)行提煉和加工，這就導(dǎo)致很多檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。而現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展改善了這一局面，為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境。為順應(yīng)這一趨勢(shì)，檔案管理工作的重點(diǎn)相應(yīng)的就從對(duì)實(shí)體檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)電子信息資源的管理，電子信息代替實(shí)務(wù)成為管理的對(duì)象，管理者對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源具有可重復(fù)利用和多平臺(tái)共享的特點(diǎn)。而且檔案資源只有通過(guò)信息化，才能真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值和使用價(jià)值。這種電子信息資源能夠憑借其易獲得性和準(zhǔn)確性為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步和社會(huì)繁榮提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)，從而創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。

二、建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須匹配有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，我們需要做好以下工作:首先，改進(jìn)和規(guī)范文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)計(jì)算機(jī)條件下檔案電子管理的需要; 其次，根據(jù)改進(jìn)后的文件檔案管理工作流程設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件功能; 再次，完善電子檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)部管控制度，確保檔案信息的安全。

另外，在電子信息檔案使用過(guò)程中，我們還應(yīng)注意到三方面的問(wèn)題: 一是安全性問(wèn)題。隨著時(shí)間的積累，檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，再加上電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，使得電子信息檔案面臨著計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。如何防范這些風(fēng)險(xiǎn)，確保電子檔案的安全成為一項(xiàng)重要的任務(wù)。二是真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際的檔案管理中，電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化的管理;大批的草稿性電子文件處于無(wú)人問(wèn)津的狀態(tài); 已有的紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)化為與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案的過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理; 儲(chǔ)存電子檔案載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了其真實(shí)性。三是法律效力問(wèn)題。通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，而電子檔案的很多載體，諸如光盤、磁帶、磁盤等都不是固定的，所以，很難制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文來(lái)進(jìn)行約束，從而影響了其法律效力。

三、提高檔案管理者的素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化

信息社會(huì)帶來(lái)的巨大變革，很大程度上來(lái)需要人來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)和操作。檔案管理工作的信息化離不開人的操作，也就是檔案管理者。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求和時(shí)代特征，檔案管理工作人員隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和其擁有的知識(shí)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，這些人員必須具備多元化、現(xiàn)代化的知識(shí)背景才能適應(yīng)崗位要求。

具體來(lái)講，檔案管理者必須掌握三方面的知識(shí)和技能: 一是多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的成果廣泛的應(yīng)用于檔案管理工作中，這就迫使檔案管理工作人員必須學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等多方面的有關(guān)知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。二是檔案專業(yè)知識(shí)，如檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)方面的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。三是掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等方面的能力。綜合掌握這三方面的知識(shí)就要求檔案管理人員必須不斷的學(xué)習(xí)、深造。這種學(xué)習(xí)、深造，既可以采取離崗培訓(xùn)的方式，也可以采取單位內(nèi)部以老帶新、以強(qiáng)帶弱、互幫互學(xué)的方法。

誠(chéng)然，作為一名檔案管理工作者，還應(yīng)該積極、主動(dòng)發(fā)現(xiàn)自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，并不斷尋求適當(dāng)?shù)姆椒ê屯緩綇浹a(bǔ)差距，提升自身的素質(zhì)和各項(xiàng)能力，盡快使自己成為合格的檔案工作者。作為檔案管理部門，既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各類人才，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)。同時(shí)，對(duì)于單位原有的檔案管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)和知識(shí)更新，完善他們的相關(guān)知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升其管理水平和能力，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

總之，在信息化條件下，電子檔案管理已成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，完善已有的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。