隨著經濟增長速度逐步加快,科學技術已經成為推動社會發展的第一生產力。在現代社會中起著非常重要的作用。在科技事業不斷發展和強化的過程中,科技檔案管理工作越來越受到重視。科技檔案是各個企事業單位對生產、科研、基建以及管理活動等形成對國家和社會有保存價值,需要歸檔保存的科技文件資料。信息化技術的發展為科技檔案管理提供了便利。計算機技術作為一種處理龐大、復雜信息與數據的現代先進工具,對實現科技檔案管理現代化、科學化具有非常重要的意義。
1 科技檔案的特點
受到科學技術發展的特點,科技檔案具有其特殊性。首先,專業性。科學技術活動復雜,范圍廣泛,涉及多門學科[1]。特別是最近幾年,交叉學科現象越來越普遍,科學技術涉及對象的復雜程度也在不斷提升。發展科學技術的根本目的是服務生產與生活。科技檔案予以配合,需要將科學技術按照專業屬性進行嚴格區分,將復雜活動形成客觀的科技文件。因此,科技檔案依據的是不同類型科研生產技術活動進行分類,專業性表現的非常顯著。其次,特殊性與針對性。不同類型的科學技術活動,需依據對象利用術語與符號表現出來。而科技檔案也就將這些特殊的符號特點記錄下來。同時科學技術展開為描述和使用的特殊需要,具有明確的規格與質量。科技檔案是科研活動的實踐結果,同時也是科研人員指揮結晶,專業性與特殊性由此也就決定了科技檔案使用的針對性。最后,成套性。所有的科技生產活動都需依照相關的科學程序,保持相應規律實施。而這些活動生產科技資料都需要有系統性。將資料歸檔,需要保持相應的聯系,以此才可指導科研與生產。因此,成套性也是科技檔案的一項基本特點。
2 信息時代科技檔案管理的現狀
在信息技術快速發展下,科技檔案管理模式需要不斷更新,這樣才可滿足科技檔案發展的需要,才能夠?w現科技檔案的本質屬性。但分析科技檔案管理的現狀,效果并不理想。
首先,管理人員素質較低。無論是對企業還是對單位,任何檔案均具有一定的機密性,科技檔案也不例外。要想科技檔案管理工作達到理想的效果,就必須要求管理人員具備較高的專業素質。而實際中,完成科技檔案管理工作的人員并不受到工作單位的重視,也有部分原因受到編制因素的影響,導致檔案管理人員出現頻繁流動的現象[2]。有的用人單位甚至出現兼職管理的現象。由于管理科技檔案的工作沒有接受系統性的培訓,不具備與之相匹配的專業素質,導致在科技檔案歸檔、收集、整理期間出現多種差錯,難以高質量完成該項工作,由此對科技檔案管理工作的水平產生影響。
最后,信息化程度偏低。現代化社會,信息化時代,科學技術快速發展。信息化技術已經被廣泛應用于各個領域。即便部分用人單位在科技檔案管理工作中使用了計算機信息,但僅僅局限于檔案基本信息、目錄編制以及檔案轉發等方面,并沒有全面實現信息化管理。由于檔案信息化管理不具備整體性與系統化,由此導致科技檔案信息收集準確性不高,全面性受到影響,且信息更新速度明顯落后,由此影響到科技檔案管理的質量。
3 提高科技檔案管理效率的策略
研究分析可了解到科技檔案管理存在著較多的不足。這些不足之處對科技檔案管理的效率產生重要影響。因此,需要采取有效的策略,改善信息時代科技檔案管理現狀。
3.1 提高管理人員專業素質
與其他管理工作性質相對比,科技檔案管理工作的專業性與技術性均非常強。而要想這項工作能夠達到理想的效果,那么管理人員就需要提高專業素養。觀察分析當前科技檔案管理工作人員,兼職現象較為嚴重,普遍缺少檔案管理的專業知識與技能。為保證科技檔案管理工作的效率,工作人員就必須通過各方面加強專業管理知識,全面提高管理技能。基于此,單位也可對管理人員加強培訓,提高專業素質,以此全面提高科技檔案管理人員的業務知識能力與現代化科學技術。當然,管理人員還應不斷提高自身的修養、專業素質以及政治素養,擴充自身的知識面,促使科技檔案管理工作在實際中發揮作用。
3.2 加強現代化管理
隨著現代化科學技術水平的提高,科技檔案管理工作的信息化程度需要不斷提升,系統化管理機制的建立顯得較為重要,由此可促進管理工作順利展開,促使科技檔案管理工作規范化與制度化特點更為顯著。現代化的科技檔案管理工作,就必須對科技檔案材料的保存、保密、歸檔、鑒別以及轉遞進行管理,并不斷完善人事材料,及時補充更新人事材料。管理人員在收集和管理人事材料的時候,應做好鑒別工作,以此來保證檔案材料的準確性與完備性,提高科技檔案材料的真實性與客觀性。
3.3 強化科技檔案管理的信息化建設
在信息化程度不斷提高的過程中,信息化技術應用于科技檔案管理中已經成為一種必然趨勢。建立全面、系統的信息化系統,有助于查閱科技檔案材料,提高工作效率,節約查閱資料所花費的時間。在科技檔案管理的過程中,將計算機信息化系統有效引入其中,可顯著提高科技檔案管理的工作效率[3]。但在此方面應加強風險的防范。信息化技術的應用,必然會給信息帶來安全帶來潛在性的威脅。對此,建立信息化管理通知系統的同時,創建與之相應的信息化安全維護系統,這樣就可從根本上保證科技檔案信息資料的機密性與安全性。信息化管理將是科技檔案發展的重要選擇。
4 結語
在了解科技檔案特點的基礎上,分析科技檔案管理工作的現狀,認識到其中存在的不足,采取有效措施予以改善,提高科技檔案管理的效率,促使科技檔案管理更能夠適應社會發展。
1 科技檔案的特點
受到科學技術發展的特點,科技檔案具有其特殊性。首先,專業性。科學技術活動復雜,范圍廣泛,涉及多門學科[1]。特別是最近幾年,交叉學科現象越來越普遍,科學技術涉及對象的復雜程度也在不斷提升。發展科學技術的根本目的是服務生產與生活。科技檔案予以配合,需要將科學技術按照專業屬性進行嚴格區分,將復雜活動形成客觀的科技文件。因此,科技檔案依據的是不同類型科研生產技術活動進行分類,專業性表現的非常顯著。其次,特殊性與針對性。不同類型的科學技術活動,需依據對象利用術語與符號表現出來。而科技檔案也就將這些特殊的符號特點記錄下來。同時科學技術展開為描述和使用的特殊需要,具有明確的規格與質量。科技檔案是科研活動的實踐結果,同時也是科研人員指揮結晶,專業性與特殊性由此也就決定了科技檔案使用的針對性。最后,成套性。所有的科技生產活動都需依照相關的科學程序,保持相應規律實施。而這些活動生產科技資料都需要有系統性。將資料歸檔,需要保持相應的聯系,以此才可指導科研與生產。因此,成套性也是科技檔案的一項基本特點。
2 信息時代科技檔案管理的現狀
在信息技術快速發展下,科技檔案管理模式需要不斷更新,這樣才可滿足科技檔案發展的需要,才能夠?w現科技檔案的本質屬性。但分析科技檔案管理的現狀,效果并不理想。
首先,管理人員素質較低。無論是對企業還是對單位,任何檔案均具有一定的機密性,科技檔案也不例外。要想科技檔案管理工作達到理想的效果,就必須要求管理人員具備較高的專業素質。而實際中,完成科技檔案管理工作的人員并不受到工作單位的重視,也有部分原因受到編制因素的影響,導致檔案管理人員出現頻繁流動的現象[2]。有的用人單位甚至出現兼職管理的現象。由于管理科技檔案的工作沒有接受系統性的培訓,不具備與之相匹配的專業素質,導致在科技檔案歸檔、收集、整理期間出現多種差錯,難以高質量完成該項工作,由此對科技檔案管理工作的水平產生影響。
最后,信息化程度偏低。現代化社會,信息化時代,科學技術快速發展。信息化技術已經被廣泛應用于各個領域。即便部分用人單位在科技檔案管理工作中使用了計算機信息,但僅僅局限于檔案基本信息、目錄編制以及檔案轉發等方面,并沒有全面實現信息化管理。由于檔案信息化管理不具備整體性與系統化,由此導致科技檔案信息收集準確性不高,全面性受到影響,且信息更新速度明顯落后,由此影響到科技檔案管理的質量。
3 提高科技檔案管理效率的策略
研究分析可了解到科技檔案管理存在著較多的不足。這些不足之處對科技檔案管理的效率產生重要影響。因此,需要采取有效的策略,改善信息時代科技檔案管理現狀。
3.1 提高管理人員專業素質
與其他管理工作性質相對比,科技檔案管理工作的專業性與技術性均非常強。而要想這項工作能夠達到理想的效果,那么管理人員就需要提高專業素養。觀察分析當前科技檔案管理工作人員,兼職現象較為嚴重,普遍缺少檔案管理的專業知識與技能。為保證科技檔案管理工作的效率,工作人員就必須通過各方面加強專業管理知識,全面提高管理技能。基于此,單位也可對管理人員加強培訓,提高專業素質,以此全面提高科技檔案管理人員的業務知識能力與現代化科學技術。當然,管理人員還應不斷提高自身的修養、專業素質以及政治素養,擴充自身的知識面,促使科技檔案管理工作在實際中發揮作用。
3.2 加強現代化管理
隨著現代化科學技術水平的提高,科技檔案管理工作的信息化程度需要不斷提升,系統化管理機制的建立顯得較為重要,由此可促進管理工作順利展開,促使科技檔案管理工作規范化與制度化特點更為顯著。現代化的科技檔案管理工作,就必須對科技檔案材料的保存、保密、歸檔、鑒別以及轉遞進行管理,并不斷完善人事材料,及時補充更新人事材料。管理人員在收集和管理人事材料的時候,應做好鑒別工作,以此來保證檔案材料的準確性與完備性,提高科技檔案材料的真實性與客觀性。
3.3 強化科技檔案管理的信息化建設
在信息化程度不斷提高的過程中,信息化技術應用于科技檔案管理中已經成為一種必然趨勢。建立全面、系統的信息化系統,有助于查閱科技檔案材料,提高工作效率,節約查閱資料所花費的時間。在科技檔案管理的過程中,將計算機信息化系統有效引入其中,可顯著提高科技檔案管理的工作效率[3]。但在此方面應加強風險的防范。信息化技術的應用,必然會給信息帶來安全帶來潛在性的威脅。對此,建立信息化管理通知系統的同時,創建與之相應的信息化安全維護系統,這樣就可從根本上保證科技檔案信息資料的機密性與安全性。信息化管理將是科技檔案發展的重要選擇。
4 結語
在了解科技檔案特點的基礎上,分析科技檔案管理工作的現狀,認識到其中存在的不足,采取有效措施予以改善,提高科技檔案管理的效率,促使科技檔案管理更能夠適應社會發展。