高校教學檔案是指高校在教學管理和教學活動中直接形成對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像和實物等不同形式的歷史記錄，是普通高等學校檔案的主體。具體包括:教學計劃與總結、學術研究、學科建設、教學大綱、教學日歷、學生成績與學籍、考試安排、課表和各種規章制度［1］。而二級教學單位的教學檔案管理工作，是學校衡量、評價各教學單位教學質量和教學秩序的重要指標之一，對二級教學單位乃至整個學校的發展都有著重要的意義。所以，加強對二級教學單位教學檔案管理，進一步提高其教學檔案工作質量，使其科學化、標準化、規范化，有利于更好的維護高校教學管理秩序，提高本科教學管理效率和服務質量。

1提高二級教學單位教學檔案管理工作質量的必要性

1.1二級教學單位教學檔案工作要適應高校教學改革

隨著高校教學體制改革的不斷深入，實行校院二級管理使得學校二級管理的職能、內容和權限范圍都發生了很大的變化，因此二級教學單位的教學檔案管理也隨之發生了根本性的變化，如一些教學文件的制定可由各二級教學單位完成。而高校招生的不斷擴大，學校教學體制的重大變化，如實行彈性學制、選課體系等，為二級教學單位的教學檔案管理增加了更豐富更復雜的內容。所以只有科學的進行教學檔案管理才能適應高校教學改革的要求。

1.2二級教學單位教學檔案工作要正確反應教學成績

二級教學單位是高校基層的教學部門，二級教學單位教學檔案室在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，能真實、客觀的反應在教學活動中各個環節的教學管理工作。尤其在對高校辦學條件，教學管理水平，教學質量等方面做出了客觀真實的評價具有重要的作用。所以加強二級教學檔案工作的管理和建設，可以為教學評估提供更規范更系統的信息和數據。

1.3二級教學單位教學檔案工作要適應信息技術的快速發展

紙質性質的檔案管理，手工方式的材料收集、檢索等都已表現出滯后性、低效率性，影響了教學檔案管理的服務質量。隨著信息技術的飛速發展，利用網絡技術、多媒體技術進行科學的教學檔案管理工作，如開展網絡教學質量測評平臺，學生成績網絡管理系統，學生上網選課系統等，能大大提高教學檔案管理工作的效率［2］。

2二級教學單位檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案工作意識薄弱

受傳統習慣的影響，二級教學單位的領導和教職工，絕大多數只重視教學活動、科研工作及其他行政工作，往往忽視在此過程中形成的檔案材料的管理工作。在此期間形成的一些如學生成績、課程設置、師資隊伍建設、教學評價等的教學檔案材料也往往由非專業的檔案管理人員兼顧。這些檔案管理人員有的是該行搞檔案管理工作的，有的是其他工作人員兼職的。檔案工作意識薄弱，檔案管理水平普遍低，檔案建立缺乏系統性和完整性，導致了實際管理工作中出現管理檔案難、歸檔難、檔案開發利用難等被動局面。所以在教學檔案管理工作中迫切需要既有檔案專業知識又懂計算機的復合型人才。

2.2教學檔案資料收集不齊全

目前，大多數二級教學單位在整理收集教學管理部門組織教學過程中所形成的文件時，往往只注重紙質文檔的收集，而忽略了電子文檔和影像資料的收集，應當歸檔的珍貴教學實踐和科研材料依然散落在教學單位或個人手中［3］。收集較多的材料是學校制發的各類文件，本院學生的畢業論文，以及教學管理中的一些常規性材料，而忽略了二級教學院人才培養特色，學科專業特色和科學研究優勢。歸檔資料不完整，檔案的內容雷同，利用價值不大，影響了二級教學單位教學檔案工作的開展。

2.3教學檔案的分類缺乏系統性和關聯性

有的學校各職能部門和教學系部檔案材料的收集和整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，只重視紅頭文件的收集和整理，不重視本部門教學管理材料的歸檔。這不僅直接影響檔案的質量，而且也影響其歷史憑證的作用。

2.4檔案管理制度不健全，體制不完善。

在不少二級教學單位檔案管理上還存在一些薄弱環節。如:還沒有制定或形成相應的管理規章制度和實施細則，使檔案管理員職責不明確，工作上有很大的隨意性，再加上沒有配置專門的合理的機構，基本上是誰收集使用材料，誰管理檔案，歸檔范圍和歸檔要求沒有明確規定，造成了檔案管理不規范，出現了集中管理檔案難、歸檔難、檔案開發難等局面。雖然在二級教學單位檔案室使用了計算機網絡技術，但記錄信息過于簡單，多數采取封閉式管理，只對本院師生開放，沒有聯網實現資源共享。管理體制不完善，檔案管理手段落后，這在很大程度上影響了教學檔案管理的效率。

3加強教學檔案建設和管理的建議和措施

3.1增強意識，不斷提高檔案人員知識修養和組織協調能力，同時檔案管理人員還要樹立服務意識

由于在收集、整理各類教學檔案過程中，涉及學校和二級教學單位的眾多部門和個人，不僅要傳達教學院領導、學校教務處的工作安排，而且還要聽取、解決師生反應的問題，最終將教學檔案完整系統的材料歸檔。這就需要管理人員具有較強的組織協調能力，時刻保持清醒的頭腦。教學檔案的最終目的是為教學服務，為廣大師生服務，管理人員要按照教學規律和系教學檔案資源現狀，把教學活動中的各種可利用的檔案資源可能以最優方案組合起來，發揮其最大效用，以達到服務的目的，而服務質量的提高，需要管理人員有良好的職業道德修養、健康的心理素質、嚴謹的工作作風、特別是要有自覺的服務意識。

3.2規范管理，確立教學檔案歸檔范圍。

教學檔案材料要側重于教學實踐和教學管理過程中的原始記錄和基礎材料，所有文件材料都必須歸檔，并保證材料的完整性、準確性和系統性。同時，必須遵循教學文件材料自然形成規律，保持其有機聯系，符合教學管理和教學活動的成套性特點。

3.3建立健全切實可行的檔案管理制度

為保證高校檔案的完整齊全，必須制定相應的規章制度，二級教學單位應把檔案工作列入學校整體規劃和領導議事日程，納入教學、科研工作計劃和規章制度，把文件材料的形成積累、整理歸檔納入各項工作程序，列入有關部門和人員的職責范圍，要求教學任務的布置，教學工作的檢查，優秀教學成果、畢業論文的總結，科研成果和教材的驗收與檔案管理同步進行;優化考核制度，定期進行考核，并將考核結果和個人經濟利益掛鉤，成為有約束力的法規體系，從而保證檔案工作順利開展。為了解決檔案收集難的問題，必須制定行之有效的規章制度，建立和強化立卷歸檔的責任體系［4］。

3.4為了適應新時期檔案管理工作的需要，加強培養教學檔案管理人員的綜合素質

教學檔案的工作質量的好壞，與檔案管理人員有直接的關系。要建設好的高素質的檔案管理隊伍，首先要提高檔案管理人員的政治素質，及職業道德修養、理論修養和紀律修養，提高責任心，使他們牢固樹立教學檔案必須為教學工作服務的思想。其二是領導重視。定期對檔案員開展崗位培訓和繼續教育，使檔案管理者能夠及時學到新知識、掌握新技術，從而提高檔案員的檔案管理水平。其三做好檔案管理員的計算及應用理論和技能的培訓，提高他們的計算機管理應用能力，掌握計算機操作、數據庫的使用技能，具備計算機運用、網絡運用及對聲音、圖像、影像等多媒體資料進行處理的能力，成為具備檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才，只有這樣，才能適合新時期教學檔案管理的要求。

3.5注重教學檔案信息資源的開發和利用

檔案的生命力在于它的實用性。因此，檔案管理人員要主動參與管理活動，進行調查研究，及時了解和掌握各部門教學活動情況，避免教學文件材料亂扔亂放，用時找不著，不用時又嫌礙事的狀況。主動為教學工作服務，為深化學校的各項改革提供信息。教學檔案集中來源于教學管理業務部門，特別是學校教師需要解決教學方面的某些問題或是領導處理問題要作的決策，檔案人員能及時提供利用;還有畢業生就業，用人單位往往需要通過檔案獲取畢業生的第一手資料。如學生成績總冊、學生獎勵、處分材料及其愛好、特長等都能提供參考利用［5］。

總之，高校教學檔案，特別是二級教學單位形成的原始教學檔案是學校教學管理，教學實踐和教育研究活動的真實記錄，反映了學校教育事業發展的歷史全貌。在高校本科層次辦學過程中，要重視二級教學單位檔案管理工作，正確分析二級教學單位在檔案管理規范化方面存在的問題，同時，要針對問題制定加強二級教學單位檔案管理規范化的若干對策。只有這樣做，才能按本科教學規律的要求做好二級教學單位教學檔案的管理工作，不斷提高本科教學管理水平和服務質量，從而為學校教學改革與發展提供基礎性保證。