檔案是歷史的真實(shí)記錄，所提供的各種歷史資料、數(shù)據(jù)，對(duì)揭開(kāi)歷史、解決遺留問(wèn)題起了很大的作用。國(guó)土資源檔案詳細(xì)記錄了國(guó)土資源行政管理的全過(guò)程，是地籍管理、建設(shè)用地、土地規(guī)劃、耕地保護(hù)、專業(yè)測(cè)繪、地質(zhì)勘查、礦產(chǎn)管理、執(zhí)法監(jiān)察等國(guó)土資源工作的科學(xué)依據(jù)，與上自政府工作、下至百姓生活息息相關(guān)。因此，如何做好新時(shí)期國(guó)土資源檔案工作，對(duì)全區(qū)國(guó)土資源管理工作及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展有著特別重要的意義。

一、當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理現(xiàn)狀

近年來(lái)，面對(duì)當(dāng)前的新形勢(shì)和新任務(wù)，國(guó)家和自治區(qū)相繼出臺(tái)了一系列針對(duì)檔案工作的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求。為了適應(yīng)新形勢(shì)，做好新時(shí)期的國(guó)土資源檔案管理工作，自治區(qū)國(guó)土資源信息院受國(guó)土資源廳委托，開(kāi)展了對(duì)全區(qū)12個(gè)盟市和2個(gè)計(jì)劃單列市國(guó)土資源局，以及15個(gè)廳屬單位的檔案管理的實(shí)地調(diào)研工作。筆者從2001年起，擔(dān)任自治區(qū)國(guó)土資源信息院副院長(zhǎng)，長(zhǎng)期以來(lái)一直分管檔案管理工作，國(guó)土資源信息院下設(shè)地質(zhì)資料館和土地檔案館，肩負(fù)著全區(qū)地質(zhì)資料、土地檔案及國(guó)土資源廳機(jī)關(guān)的綜合檔案管理工作。此次調(diào)研結(jié)果顯示，自2000年國(guó)土資源系統(tǒng)成立以來(lái)，本系統(tǒng)所屬單位全面投入到國(guó)土資源政務(wù)、業(yè)務(wù)工作中，檔案工作的開(kāi)展較其他中心工作相對(duì)滯后。一些單位到目前為止才開(kāi)始著手建立綜合檔案室，接近半數(shù)單位的檔案還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。不過(guò)廳系統(tǒng)及所屬單位檔案工作也不乏亮點(diǎn)，一些單位的檔案工作甚至走在了全區(qū)前列。如烏蘭察布市和鄂爾多斯市國(guó)土資源局及廳信息院先后在2012年～2014年經(jīng)自治區(qū)檔案局測(cè)評(píng)，晉升為機(jī)關(guān)檔案測(cè)評(píng)“自治區(qū)一級(jí)”單位。特別信息院成為廳屬單位中第一個(gè)也是唯一一個(gè)獲此稱號(hào)的單位。

1.檔案工作機(jī)構(gòu)與人員設(shè)置

通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，全區(qū)各國(guó)土資源局對(duì)檔案工作的重視程度相對(duì)較高。各盟市局機(jī)關(guān)都設(shè)置了綜合檔案室，明確了一名機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，基本建立了以局檔案室為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，各科室設(shè)有兼職檔案工作人員，檔案室對(duì)各科室歸檔工作也能夠進(jìn)行有效的監(jiān)督與指導(dǎo)。然而廳屬各單位檔案工作相對(duì)盟市國(guó)土資源局而言起步較晚，檔案工作整體水平相對(duì)薄弱。

2.檔案室的設(shè)施與設(shè)備

在檔案室設(shè)施、設(shè)備方面，部分單位能夠做到辦公、閱覽、庫(kù)房三室分開(kāi)，還有一部分成礦單位由于辦公條件限制，難以設(shè)置閱覽室。檔案庫(kù)房的條件各單位差距較大，條件好的單位庫(kù)房堅(jiān)固、安全，面積達(dá)標(biāo)，密集架、圖紙柜、防磁柜、消毒柜等設(shè)施、設(shè)備齊全，排列合理有序，檔案裝具符合國(guó)家和自治區(qū)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，也能夠適應(yīng)本單位工作需要。條件較差的單位則庫(kù)房空間狹小局促，檔案設(shè)施、設(shè)備陳舊簡(jiǎn)陋，檔案裝具也不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。還有一些單位因辦公場(chǎng)所不足或檔案存量較大，采取借用或租用檔案庫(kù)房的方式保管檔案，在安全方面難以保障。

3.檔案工作規(guī)章制度的制定與執(zhí)行

經(jīng)調(diào)研，廳系統(tǒng)所屬單位基本建立了完善的檔案體制機(jī)制，形成了以綜合檔案室為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，做到了分工明確、各司其職，各部門能夠密切配合、形成合力，促進(jìn)本單位檔案工作順利開(kāi)展。但在檔案工作規(guī)章制度制定方面，大多數(shù)單位不夠完善，表現(xiàn)在文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案兩個(gè)方面。如有單位還沒(méi)有制定；有的單位雖然制定了，但尚未取得檔案行政管理部門的審核；還有的單位仍在使用原土地管理局印發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)，與當(dāng)前的實(shí)際工作情況不符。這兩項(xiàng)制度是開(kāi)展檔案工作的根本依據(jù)和實(shí)施準(zhǔn)則，只有完善了這兩項(xiàng)制度，才有可能較好地推動(dòng)檔案工作的順利開(kāi)展。如土地整治中心和國(guó)土資源儲(chǔ)備交易登記中心兩個(gè)單位的檔案工作全面開(kāi)展和系統(tǒng)推進(jìn)的時(shí)間并不長(zhǎng)，但做到了“制度先行”。一方面重視建章立制，一方面狠抓落實(shí)，通過(guò)一系列既符合國(guó)家和自治區(qū)相關(guān)規(guī)范要求，又適應(yīng)本單位實(shí)際需求的檔案管理制度，規(guī)范檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，起到了事半功倍的效果。

4.檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)情況

檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案管理的根基。其根本任務(wù)是通過(guò)整合本單位檔案資源，實(shí)現(xiàn)各類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，通過(guò)積極收集、整理、搶救和保護(hù)具有重要價(jià)值或涉及民生的檔案資料，豐富本單位綜合檔案室檔案內(nèi)容，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用。調(diào)研發(fā)現(xiàn)內(nèi)蒙古地礦局、巴彥淖爾市國(guó)土資源局、地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院等單位檔案資源存量豐富，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作也做的比較扎實(shí)。如地礦局綜合檔案室規(guī)模較大，總面積約400平方米，室藏文書檔案21000余卷（件），地質(zhì)資料3800余檔，其他門類檔案3500余卷。檔案整理工作能夠確保案卷組織的合理性和檔案分類的科學(xué)性，能夠準(zhǔn)確把握檔案的保管期限，有利于檔案的保管和利用。然而有些單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)中存在問(wèn)題，集中表現(xiàn)在檔案分散管理和檔案門類不全等方面。另一些單位沒(méi)有采取集中統(tǒng)一管理的模式，而是由檔案形成部門各自管理。

5.檔案資源開(kāi)發(fā)利用情況

國(guó)土資源檔案具有重大的戰(zhàn)略意義，具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，能產(chǎn)生深遠(yuǎn)的民生影響。每一份國(guó)土資源檔案背后都可能存在龐大的資金投入，是極其珍貴的資源。然而，利用是我們管理檔案的目的。各單位近年來(lái)將較多精力投入到“收”和“管”上，而對(duì)“用”的投入和重視程度不夠，不能有效地發(fā)揮檔案的價(jià)值。如何利用檔案？這個(gè)問(wèn)題的解應(yīng)當(dāng)落在“信息化”上。用先進(jìn)的科技手段拓寬檔案利用服務(wù)渠道，為國(guó)土資源政務(wù)服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)，是我們國(guó)土資源檔案工作者的奮斗目標(biāo)。如何開(kāi)發(fā)利用這種資源，也是擺在我們國(guó)土資源部門面前的一個(gè)歷史課題。如地質(zhì)調(diào)查院作為承擔(dān)基礎(chǔ)性、公益性地質(zhì)調(diào)查和戰(zhàn)略性礦產(chǎn)資源勘查工作，為政府提供決策依據(jù)，為礦政管理提供技術(shù)支撐的單位，形成了大量的地質(zhì)資料。該院對(duì)這些重要生產(chǎn)科研成果進(jìn)行系統(tǒng)整理并提供綜合利用，近五年向省內(nèi)外地勘單位提供檔案利用服務(wù)1971次，對(duì)自治區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用。

6.檔案信息化建設(shè)情況

在新時(shí)期、新形勢(shì)下，“信息化”一詞已經(jīng)不是什么新鮮術(shù)語(yǔ)，而是老生常談。國(guó)家檔案局、自治區(qū)檔案局也就檔案信息化以及數(shù)字檔案室建設(shè)出臺(tái)了大量標(biāo)準(zhǔn)和要求。但在實(shí)際操作中，各單位檔案信息化程度可謂參差不齊，能夠達(dá)到機(jī)關(guān)檔案測(cè)評(píng)信息化建設(shè)基本指標(biāo)的單位不多，與數(shù)字檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)更是相去甚遠(yuǎn)。本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)包頭市、呼和浩特市國(guó)土資源局、土地調(diào)查規(guī)劃院、有色地質(zhì)勘查局信息化程度比較高。尤其包頭市國(guó)土資源局從2013年開(kāi)始建設(shè)與“一張圖”及電子政務(wù)信息化工程緊密結(jié)合的檔案管理信息系統(tǒng)，并對(duì)全部室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息提取，建立目錄、全文和圖形數(shù)據(jù)庫(kù)，將成果廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)間的關(guān)聯(lián)查詢、分析和帶圖審批。同時(shí)，應(yīng)用金土工程網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)時(shí)在線調(diào)閱和圖檔互查。業(yè)務(wù)科室查詢本部門檔案實(shí)現(xiàn)了24小時(shí)“一鍵式”查詢，調(diào)閱接口和土地登記、預(yù)審、報(bào)批等業(yè)務(wù)無(wú)縫集成，在辦理業(yè)務(wù)時(shí)可實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)檔案。增量檔案由大廳接件人員數(shù)字化，歸檔時(shí)自動(dòng)分類編排，形成電子檔案，進(jìn)入“一張圖”核心數(shù)據(jù)庫(kù)。該局在檔案信息化建設(shè)上投入較大，起點(diǎn)較高，是最接近數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的單位之一。

二、做好新時(shí)期國(guó)土資源檔案管理工作建議

1.強(qiáng)化檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與保障力度

按照國(guó)家和自治區(qū)檔案局的要求，各盟市國(guó)土資源局和廳屬各單位應(yīng)指定專人分管檔案工作，切實(shí)把檔案工作列入本單位年度工作計(jì)劃與中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中，作為重要的基礎(chǔ)性工作開(kāi)展。廳機(jī)關(guān)應(yīng)認(rèn)真履行對(duì)系統(tǒng)內(nèi)所屬單位檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)職責(zé)，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)與督促檢查，及時(shí)研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的困難和問(wèn)題；將檔案工作列入各單位年度考核檢查的內(nèi)容，為檔案工作順利開(kāi)展提供人力、財(cái)力、物力等方面的保障，推動(dòng)國(guó)土資源檔案事業(yè)發(fā)展同國(guó)土資源中心工作的開(kāi)展相協(xié)調(diào)。同時(shí)各單位要按年度通報(bào)歸檔情況，確保文件材料及時(shí)歸檔；在設(shè)立重大活動(dòng)組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)根據(jù)需要安排檔案部門參與，做到工作開(kāi)展與檔案建立同步，確保檔案齊全完整。

2.完善檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)行機(jī)制，不斷提高人員素質(zhì)

堅(jiān)持廳機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，檔案部門負(fù)責(zé)，各部門共同參與的工作體制，推動(dòng)本系統(tǒng)及所屬單位建立綜合檔案室。各單位綜合檔案室至少設(shè)一名專職檔案人員，各部門設(shè)兼職檔案人員，形成各門類檔案集中統(tǒng)一由綜合檔案室管理的工作格局。督導(dǎo)各單位建立健全以綜合檔案室為中心的檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)各環(huán)節(jié)責(zé)任，確保分工明確、各司其職，促進(jìn)國(guó)土資源檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。定期開(kāi)展本系統(tǒng)及所屬單位檔案工作人員業(yè)務(wù)橫向交流，促進(jìn)檔案工作發(fā)展；定期或不定期對(duì)本系統(tǒng)和所屬單位專、兼職檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)能力。引進(jìn)和培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，提高國(guó)土資源檔案工作隊(duì)伍整體水平。

3.建立健全檔案工作制度，規(guī)范檔案管理行為

各單位應(yīng)按照廳機(jī)關(guān)已印發(fā)的《內(nèi)蒙古自治區(qū)國(guó)土資源廳文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》文本，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表及適應(yīng)本單位實(shí)際需求的檔案分類方案。依據(jù)《檔案法》、《自治區(qū)檔案條例》等相關(guān)法律、法規(guī)，制定出本單位檔案管理辦法，制定檔案歸檔、保管、利用、保密、鑒定銷毀等管理制度，制定各門類檔案整理規(guī)范，用制度規(guī)范約束檔案管理行為，推動(dòng)檔案工作順利開(kāi)展。廳機(jī)關(guān)對(duì)本系統(tǒng)及所屬單位上述各項(xiàng)制度規(guī)范執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，各單位在具體執(zhí)行過(guò)程中也應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督體系，對(duì)違反制度規(guī)范的現(xiàn)象和行為有預(yù)防措施和處罰機(jī)制。

4.加大檔案工作投入力度，不斷完善檔案設(shè)施

全區(qū)各級(jí)國(guó)土資源行政管理部門和廳屬各單位應(yīng)進(jìn)一步加大檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，按照預(yù)算編制和管理有關(guān)規(guī)定，科學(xué)合理地核定檔案工作經(jīng)費(fèi)，將綜合檔案室在檔案收集整理、搶救保護(hù)、提供利用、編研、信息化、安全保密、陳列展覽及設(shè)備購(gòu)置、維護(hù)等方面的經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算。廳機(jī)關(guān)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化建設(shè)和檔案工作人員教育培訓(xùn)工作的支持，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實(shí)施。各單位綜合檔案室應(yīng)實(shí)現(xiàn)辦公、閱覽、庫(kù)房三室分開(kāi)，檔案庫(kù)房建設(shè)要符合檔案保管和保護(hù)的條件，面積達(dá)標(biāo)，配備檔案專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、消毒柜、防磁柜和“八防”設(shè)施、設(shè)備，配備符合國(guó)家和自治區(qū)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并適應(yīng)工作需要的檔案裝具，保障檔案的實(shí)體安全。在檔案信息化建設(shè)工作中，各單位應(yīng)采取妥善措施，建立檔案安全保密防護(hù)體系，有條件的單位，應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行異地、異質(zhì)備份，保障檔案的信息安全。

5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，拓寬利用服務(wù)渠道

按照“存量數(shù)字化、增量電子化、利用信息化”的建設(shè)理念，各單位應(yīng)加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程，加快辦公自動(dòng)化進(jìn)程，加快檔案信息共享進(jìn)程。對(duì)永久保存的文書檔案和具有重要價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案存量數(shù)字化，建成目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。可借鑒包頭市國(guó)土資源局檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，把廳機(jī)關(guān)研發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案綜合管理系統(tǒng)取得的成果向本系統(tǒng)及所屬單位推廣，做到無(wú)紙化辦公、電子文件自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案增量電子化。充分利用國(guó)土資源信息傳輸和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)推進(jìn)檔案信息共享，在保證信息安全的前提下，開(kāi)展遠(yuǎn)程利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用信息化。統(tǒng)籌規(guī)劃，打破部門和條塊分割，整合系統(tǒng)內(nèi)不同單位，同一單位內(nèi)不同部門的檔案信息資源，逐步形成共用一個(gè)平臺(tái)，數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，信息資源共享的國(guó)土資源檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，為各級(jí)政府決策提供參考和依據(jù)，為各級(jí)國(guó)土資源行政管理部門開(kāi)展政務(wù)工作提供數(shù)據(jù)支撐，為社會(huì)各界人民群眾提供便捷、高效的檔案服務(wù)，全面實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案資源的科學(xué)配置和高效利用。

作者：裴蘭英 單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)國(guó)土資源信息院