近幾年，施工企業在建筑市場蓬勃發展，為了使施工企業在國內國外建筑市場立于不敗之地，必須加強項目的基礎管理，也就是重視技術文檔管理工作。建筑安裝工程施工技術文檔的管理，是施工企業技術管理的基礎業務之一，是確保工程質量和完美施工管理的一項重要工作，重視技術文檔管理，將文檔資料的收集、整理和科學、妥善地保管，是工程項目管理科學化、規范化的基礎，是提高項目管理水平的前提。
一、目前施工企業中技術管理存在的問題
現在，雖然技術資料管理已越來越被重視，但是由于其特殊性以及管理的不完善，仍存在許多問題，這些問題嚴重阻礙了施工企業的發展，總結起來主要有以下幾點；
（一）工程施工企業中不重視文檔資料的收集整理工作
施工技術資料的建立、檢查、收集、整理工作貫穿于施工的全過程中，施工技術的完善程度體現了一個施工企業的管理水平，它為確保工程質量提供了數據分析依據。資料是反映施工各個環節工程質量狀況的基本數據和原始記錄，反映竣工項目的測試結果和記錄，為工程項目管理、施工索賠提供了可靠的依據和數據；資料是為應付甲方、質監站等單位用的，與工程本身沒有什么聯系，資料的好壞并不反映工程質量，由此出現了竣工后后補資料、編造資料的問題。在貫徹ISO9002標準后，技術資料管理被提到一定高度，但傳統的觀念很難在短時間內扭轉，工程資料仍然沒有被真正重視起來，仍然存在滯后、不真實、不完善等現象，給技術管理和項目管理帶來了很大麻煩。
（二）技術資料收集整理沒有統一模式
現在，市場有很多關于技術資料管理方面的書，用來指導資料員的工作，但并沒有一個統一模式，人為因素較多，各省與各省不一樣，許多資料的寫法沒有固定標準，使得資料整理時沒有可靠的依據，經常是誰說的都有道理，資料被改來改去，既浪費時間又給工作帶來不便，還容易出現錯誤。
（三）技術文檔管理與項目管理脫節
沒有充分認識到技術文檔管理與項目管理是密不可分的、技術文檔管理為項目管理提供了可靠的保證，于是出現只抓項目管理，忽視資料管理的現象，使資料成為項目管理的一個附屬品，從而造成資料管理與項目管理脫節。
二、資料管理的意義
（一）資料的收集整理工作為追究責任提供了保證
施工企業項目管理如果沒有相應文檔資料，缺少施工過程中的原始記錄和各種有說服力的數據，發生問題時不能為查明原因、解決問題，及時、準確、有條理地提供分析資料和證據，從而導致各部門這間互相推諉、扯皮，爭執得不到及時解決，責任難以追究。
（二）資料管理工作，是項目考核的基礎
施工企業建立以工程項目為核心的生產經營管理體制，確定了項目管理目標和衡量標準，要使責任制真正落實下去，約束人們的行為必須有嚴格的考核制度、完善的監督手段、公平的獎罰措施。技術資料就是制訂這些制度的最根本依據，是進行考核評比、給項目打分的第一數據，最有說服力。通過資料可以知道自開工以來工程進度、質量、安全、管理等各方面內容，根據這些對項目進行公正、客觀的考核。若無完善的資料記載工程情況或工程資料不真實，考核人員就不能全面了解工程各方面情況，無法對項目進行全面、客觀的考核。
（三）資料管理是目標控制的基礎
由于工程施工受外部環境以及各協作部門和單位的影響，常使工程實施過程偏離目標要求，因此必須對工程實施過程進行目標控制。要進行目標控制，首先必須依據目標要求確定各計劃，并按計劃進行工程施工；其次必須全面了解工程實施的實際情況，根據實際情況與目標要求的對比，判定目標偏離程序，制定相應對策，實現目標控制。工程文檔資料可以全面反映工程情況，如各分項工程進度、各種材料進場檢驗情況、質量檢查驗收記錄、試驗報告等，若對工程實施過程中文檔資料不及時準確收集、整理、分析，則項目經理、企業負責人無法全面了解工程實際情況，難以判定目標是否偏離程序，及時采取調整措施。缺乏根據文檔資料及時全面的分析，掌握工程實際情況的手段，項目管理中常用開會、匯報的方式了解工程情況，而這種了解往往帶有主觀性和片面性，對項目管理缺乏全面性和預見性，造成施工現場混亂，工程成本增加。
三、講究工作方法，做好資料管理
資料管理是一項很重要的工作，也是很繁瑣的工作，整理起來有一些難度，通過幾年的檔案管理工作，通過對施工單位檔案資料的指導與管理，在此筆者談一些看法；
（一）編制工作程序
熟悉了程序規定后，就應該根據實際情況編制工作程序了，編制時主要考慮有哪些資料，這些資料由哪些部門編寫，怎樣進行傳遞，時間要求等，根據這些編出具體程序，發到相關部門以指導工作，并督促其按此執行。這是非常重要的一環，缺少了這一環，各部門這間不能很好的配合，也不知有關順序，以致于影響工作。
（二）以計劃為龍頭
計劃在生產中很重要，其實在資料中也是必不可少的，只是很少有人重視罷了，在工作中，要重視計劃，發下的圖紙仔細看一遍，按分部分著看，先看基礎有幾個分項，每個分項工程的具體做法，為此設計一張表，把各分項依次列出，然后根據分項應有哪些資料在其下用鉛筆畫鉤，依次類推將每一個分部都這樣做。然后對每一項應有的資料進行畫線，如承臺鋼筋這個分項需有技術交底、驗評、隱蔽，就在這項下面畫橫線，這樣做有兩個好處：1、能夠知道有哪些分項，用哪些表格，提前準備好；2、避免丟項、落項。
（三）以日志為主線
日志就像一件上衣的衣領，要拿衣服先提衣領，要保證資料的真實性與及時性得先看日志，日志是一條主線。在做資料文檔時先看日志，把每一分項開始的時間用鉛筆寫在提前做出的計劃表上，將材料進場、驗收等情況簡單寫在備注欄中，這樣就可以一目了然地看出干了哪些話，什么時間開始干的，進場材料有哪些等，以此來控制資料時間，查看有沒有與日志不符的。
（四）以試驗為中心
這是重要的一步，這一環牽扯的資料較多，也比較麻煩。一般情況下，先將原材料報告和合格證登記，內容包括：進場時間、數量、編號、檢驗日期、結果等；將配比、強度報告等也進行登記，登記時按編號先后順序排列，登記前先檢查本報告是否有問題，數據是否正確，因為比較多，可以將其整理在一起打印出來，以便于查找。一般先從砼施工記錄開始，由砼施工記錄追溯到砼配合比，由配合比追溯到原材料；在查驗評時，可以追溯原材料的使用情況、批次、數量等。這樣依次追溯下去，既可以使資料相吻合，又可以提高工作效率。
以上觀點，是筆者通過自身多年的檔案管理工作，通過與施工單位的多次接觸，發現施工單位資料管理工作有待提高、改進，經過與多家施工單位資料管理人員共同探討、研究而提出的。其實，施工單位資料管理工作規范化、科學化后，建筑檔案管理部門文檔資料管理工作也相應得到了提高，有利于建筑檔案管理部門與施工單位的工作協調，能夠更好、更及時的將單位工程的文檔資料進行存檔、備案。
