大規模的項目建設，需要高質量的管理，作為水運建設管理工作的重要組成部分及基礎的檔案工作，也越來越受到人們的重視。由于水運建設項目檔案工作是一項系統工程，水運建設項目從立項、設計、施工到交工、竣工驗收直至日后水運運行管理、維護等，涉及很多環節，如果把握不好這些形成環節所積累的項目文件材料，那么項目檔案則很難收集完整地歸檔。為了建立和完善項目檔案的工作制度，保證項目建設過程中文件材料的完整、準確、系統，保證項目檔案與項目實體的一致性，保證項目檔案的內在質量。2009年交通部頒布了《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》及我省交通運輸廳印發了該辦法的實施細則，進一步明確規定了水運建設項目檔案驗收內容、程序、時間、質量等規定，各級管理部門也對照各自的情況，近年來加大了水運建設項目管理的力度，取得了明顯的成效，但從水運建設項目檔案的特點來看，在管理過程中仍存在著不少不容忽視的問題。

一、水運建設項目檔案特點及管理中存在的問題

1．水運建設項目檔案形成時間長，存在動態檔案管理的問題

水運建設作為國家的基本建設項目之一，從施工到交工，時間跨度大。一般等級的水運建設項目都需要 2~3 年，樞紐工程項目如存在不可抗力的洪水自然因素的影響等時間跨度更長。從項目立項到竣工驗收交付運行管理，就需要更長的時間了，甚至長達有 10 年之久，水運項目建設周期長的特點，也決定了其檔案形成時間跨度大的特點。加上水運建設后的日常建設期的維護與管理所形成的檔案，如果因河床條件受水文氣象等諸多因素變化的影響，工程調整多，檔案形成內容就增多等，那么水運建設項目檔案在形成時間上就更是一個動態的管理過程了，因而存在著動態檔案管理的問題。

2．水運建設項目檔案形成單位多，存在管理不統一的問題

一個水運建設項目，與其發生聯系的既有建設、施工單位，又有設計、監理單位，還有咨詢、測量單位等等，而且作為項目的一個整體，它包括了航道整治、樞紐、碼頭、房屋建筑工程等，僅航道整治就有筑壩、護岸、疏浚、炸礁等工程內容，若是一個樞紐工程包括的內容則更多、更復雜，如：擋水建筑（壩、閘、堤）、泄水建筑、引水建筑、過壩建筑、廠房及尾水建筑、金屬結構、電氣、導截流等。往往會由多個不同類性質的單位來共同承擔一個項目的建設工作，比如樞紐工程的土建船閘、廠房、壩體施工和設備安裝、附屬設施等，由建設單位承包給土建施工、設備采購、附屬設施等符合資質要求的單位去完成，甚至存在有多個同類性質的單位來共同承擔某一方面的工作。這樣，就使得水運建設項目檔案具有了形成單位多的特點。而這些單位之中，由于資金、技術及管理等方面的原因，往往存在管理不一的問題。3．水運建設項目檔案專業性強，存在檔案管理人員不熟悉的問題水運建設是一項專業性與技術性很強的工作，其文件材料本身的技術性就具有內在規律，水運建設項目檔案的形成，無論是內容，還是反映內容的外在形式都要受這種規律的制約，比如文件的成套性就不能割裂。還有各類圖紙的內容與幅面大小也都必須遵守相關規定（河床地質圖等），以滿足水運建設相應環節的需求。從事項目檔案管理工作人員往往不是工程技術人員，工程時間跨度長，有的單位負責領導及檔案管理人員出現流動性大的現象，也常按排對水運建設項目業務知之甚少的人當管理員，將使檔案管理人員對水運建設項目的相關業務水平以及所涉及的各業務環節不熟且也不全面，指導監督跟不上，就會難以保證水運建設項目檔案進行系統整理和有序排列，難以達到完整、準確、齊全、系統的要求。

二、問題的解決對策

1．項目檔案存在動態管理，客觀上給水運建設項目檔案

工作的開展帶來了巨大的困難，稍有不慎或者不及時，就會造成水運建設項目檔案收集不全甚至永遠消失。（1）提高負責領導的認識，要充分認識到建設項目檔案管理的重要性和必要性，建設項目普遍都存在著時間長，參與單位多，內容復雜等現象，對做好檔案工作的難度要有足夠的認識和思想準備，要把項目檔案工作納入項目管理的各項具體工作環節中。（2）建設單位和有關管理部門應從項目立項開始，確定專門的檔案管理機構并指定專人負責項目檔案管理工作的實施，明確各環節各參建單位領導負責檔案責任制，及時指導和督促各方根據項目建設規模的大小、承擔的任務、技術含量、結合檔案管理的要求，制定項目各環節的收集歸檔的范圍內容及要求。（3）項目建設管理過程中，建設單位在項目的招標和簽定設計、施工、監理合同及其它協議時就設立專門的條款，明確規定有關項目檔案文件材料的收集、整理和歸檔移交的責任，如在源頭上把住關，就避免了項目檔案動態管理普遍存在著時間跨度長，參與單位多，內容復雜責任不清導致項目檔案難以收集的現象，使水運建設項目文件材料的收集、整理、編制、移交與項目建設同步，項目檔案管理與項目的立項準備、設計、建設和竣工驗收等工作同步進行，以確保水運建設項目檔案的完整、齊全、準確與系統。（4）嚴抓項目立項、設計、施工到交工等各個環節驗收與移交手續，避免水運建設項目各個業務環節中出現檔案工作的漏洞，同時抓管理中動態出現各種合同所產生的應歸檔文件材料的驗收與移交，只有各個業務環節及合同所產生的檔案收集齊全、整理合格后才能通過各業務環節及合同內容的驗收工作，也才能進行下一環節工作的移交。

2．存在管理不統一的問題，重點體現管理制度不健全，管理職責不明，任務不清，項目檔案歸檔中重檔、缺檔、丟檔等現象比較普遍。

（1）由建設單位會同上級有關行政管理部門制定一套統一的建設項目檔案管理制度，及時監督檢查該項目檔案的進展情況，協調參建各方的檔案管理業務。參建各方根據制度精神及具體情況及時制定建設項目檔案的管理制度，明確項目檔案的管理工作職責，明確項目檔案的歸檔時間、范圍及要求，有了規章制度的規范和約束，才能保證建設項目檔案工作合理化地實施開展。（2）項目在建設過程中充分發揮監理單位的作用，明確監理單位對建設項目文件內在質量監控的責任。建設單位會同監理單位，根據建設項目檔案有關管理辦法，并結合項目實際情況，共同做好《建設項目竣工文件編制辦法》的制定工作，制定檔案整理的操作規程、分類方案、驗收方法、移交等，從立項到建成使用全過程中形成的有利用價值的文件材料都應歸檔，規范文件的歸檔格式，對不同文種的文件材料應分別按國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》積累、整理，做到參建各方要求規范、統一。（3）在項目檔案管理過程中，明確了各參建方職責形成管理網絡，實行了統一管理，并接受上級主管部門的監督、指導。建設單位應及時組織有關部門對項目檔案工作的進展情況進行檢查，發現問題，及時解決，這是建設項目檔案管理工作順利進行的保證。

3．項目檔案管理人員不熟悉相關專業的問題，重點存在管理人員流動性大。

（1）建立信任人，愛護人才，人盡其才的用人機制，有一支過硬相對穩定的專業技術隊伍，是確保水運建設項目檔案專項驗收的保證。（2）要選好項目檔案管理人員，選擇責任心強、細心、有工作經驗的專業技術人員擔任項目檔案管理工作。項目檔案管理人員應熟悉水運建設項目基本知識、項目建設程序、工程主要的施工工序與流程及掌握檔案管理有關政策、制度、方法等。（3）經常開展培訓工作，或是送檔案管理人員參加有關檔案行政管理部門的培訓，有計劃、有目的地培養適應建設項目需要的檔案合格人才，尤其是針對一些重點、大型建設項目的檔案管理人員要重點培訓。（4）發揮建設項目檔案工作網絡人員的作用，要多開展檢查與座談活動等，組織項目檔案業務人員研討建設過程中碰到的疑難問題，提高建設項目檔案人員對整個水運建設項目專業知識認知的能力及檔案業務知識的提高，不斷的提高建設項目檔案管理人員自身宏觀管理、總體謀劃能力至關重要。

三、結語

項目檔案的收集、整理、編制、驗收以及移交工作需各參建單位的積極配合，項目檔案產生于項目的建設過程，一個水運建設項目檔案的形成是各相關管理部門的工作實踐過程，它反映了一項科研活動從立項到研究再到取得成果的全過程的詳細記錄，其中包含了項目立項的科技背景，科研人員的研究（設計）思路，關鍵技術訣竅，解決問題的方法，重要參數，操作工序和重要結論等。項目檔案形成質量如何直接反映出一個團隊的建設過程管理手段及項目質量情況，項目檔案是工程過程管理使用的重要憑證，只有加強單位內部協調配合，責任的落實，才會形成一個完整的、高質量的水運建設項目檔案，也才會使項目檔案管理工作得到科學規范的發展，項目檔案得到充分的利用，對于相關技術可以提供借鑒，啟發思路，使科技人員節省時間，少走彎路，從而為建設項目節省人力、物力、財力。同時認識到國家投資建設一項工程，因項目檔案管理不好造成投資財產憑證的損失，這是我們不愿意看到的，這種損失是完全可以避免的，前提是把項目檔案工作做好，這是建設單位不可忽視的問題。通過培訓與考評，加快現場排泥管線作業人員屬地化進程，提高作業人員操作水平，提升現場人員管理水平；通過培訓與考評，促進排泥管線作業人員參加相應級別疏浚管線工國家技能鑒定；通過培訓與考評，明確排泥管線作業人員職業化方向，有利于穩定排泥管線作業人員隊伍，對降低疏浚企業單方管線成本具有非常實際的意義。