隨著我國經濟不斷發展，我國民營經濟不斷壯大，已在我國的經濟建設隊伍中占了很可觀的比例。為了幫助民營企業規范的開展經營活動，適應我國加入世貿組織的新形勢，促進民營企業的持續性發展，規范的檔案工作是企業發展的必然需要。但是，大多數民營企業似乎并未意識到檔案工作對促進民營企業發展的意義，對檔案工作不很重視。面對這樣的情況，作為檔案行政管理部門應當怎樣促進民營企業開展檔案工作呢？通過對西區的部分重點民營企業和攀煤集團部分破產重組企業進行走訪調查，我們對民營企業檔案工作現狀有了初步的了解，對解決這種狀況促進民營企業檔案工作的開展提出一點看法。
一、民營企業檔案工作現狀
（一）民營企業對檔案工作的認識現狀
從我們走訪的情況來看，民營企業對檔案的認識情況分為兩類：一類是完全從個體私營企業成長起來的，這類企業對檔案的重要性認識不足，只是憑企業經濟活動的需要出發認為企業形成的某些東西應當保存好，對企業的經營活動有幫助，沒有規范的保管和利用檔案的意識，企業在經營、管理和生產過程中形成的資料大多分散在經辦人員、辦公室和技術人員手中保管，認為這樣只要明確一個人負責就保證了資料的安全；第二類是從國有企業改制成民營企業的，這類企業的經營者大多有規范保管檔案和利用檔案的經歷，對規范的保管和利用檔案有明確的認識和極高的認可度，認為規范的檔案工作對企業的經營和發展是必不可少的。
(二)民營企業檔案工作現狀
但無論民營企業對檔案的認識怎樣，民營企業目前大多沒有開展規范的檔案工作。從個體經濟成長起來的民營企業的檔案工作只能稱之為資料收集，并且僅限于辦公室這部分，企業形成的技術資料等大多都分散在個人手中，檔案資料收集十分不規范。對收集的材料是眉毛胡子一把抓，不區分重要程度，不分是否具有保存價值，沒有規范的目錄索引，籠統的放在一起。雖然所有的檔案資料都編了號并進行了登記，但連檔案員都不明確編號的意義，查找資料時只能逐份翻找。企業檔案隨時都有丟失或損毀的可能，檔案保管情況令人擔憂。對改制形成的民營企業，有較規范的收集與編目工作，但對新的檔案規范不了解，對檔案的整理基本是“有文必檔”。而且所有民營企業的檔案員無一例外的對檔案業務缺乏了解和學習，不能夠規范的開展檔案保管和利用工作。面對這種情況，作為檔案行政管理部門的檔案局責無旁貸的要負起促進民營企業規范開展檔案工作的責任來。
（三）民營企業對檔案行政管理部門的認識
在民營企業看來，檔案局動員和幫助民營企業開展檔案工作有可能是計劃經濟時期政府部門對企業經營管理進行行政干預的再現。在走訪中我們發現，懷有這種疑慮的企業不在少數，而這種疑慮正是我們開展民營企業檔案工作的絆腳石。因為當我們向這些民營企業報上身份說明來意之初，他們都以冷漠而堅決的口氣說明他們對現在企業的檔案收集保管情況很滿意，不需要檔案部門進行什么規范。但當我們再三向他們解釋我們并不是以行政管理部門的身份要求他們開展檔案工作，而只是以服務單位的身份向他們了解企業的檔案工作現狀，僅僅是向企業提供檔案工作技術上的幫助時，民營企業大多都向我們承認，按照他們目前對檔案的保管方式，用起來的確有些“不方便”。還有些企業提出能不能對企業管理“資料”的人員進行一下培訓。通過這些信息透露出我們的民營企業并不是真的不需要檔案工作，不需要檔案部門的業務指導，而是針對這種情況，我認為現行檔案行政管理部門應該從以下幾個方面著手，促進民營企業檔案工作的開展。
二、解決民營企業建檔的幾點對策
（一）強化服務功能，淡化行政管理身份
雖然根據我國《檔案法》第六條規定“縣級以上檔案行政管理部門對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導”。但由于民法中沒有相關的法律對這項法律規定進行限制，而刑法中的限制又是針對十分嚴重的檔案犯罪行為，因此把《檔案法》的這條規定作為平時開展檔案業務指導工作的一條強制執行的措施是不可取的。而且，如果作為檔案行政管理部門以強制的態度要求民營企業開展檔案工作，只會引起民營企業的抵觸情緒，反而不利于檔案工作的開展。作為大多數民營企業，它也不是不愿開展檔案工作，只是不知如何開展檔案工作，而且，民營企業由于對政府行政干預有抵觸情緒，害怕檔案局的介入是對民營企業的管理工作進行行政干預，因此對檔案行政管理部門提出開展企業檔案工作很冷漠。作為檔案行政管理部門的檔案局應當了解民營企業對開展檔案工作的這些想法，并形成主動為民營企業建檔工作提供服務的思想，把自己放在服務者的位置，站在服務者的角度來促進民營企業的建檔工作，淡化檔案局的檔案行政管理身份，主動向民營企業解釋檔案局促進民營企業開展檔案工作的原因和意圖，消除民營企業對檔案局參與企業建檔工作的疑慮，使民營企業認識到檔案局對民營企業建檔只是提供檔案技術和規范上的幫助和支持，并非是對民營企業管理的行政干預，促使民營企業主動將檔案工作開展起來，促使民營企業主動開展檔案工作，將企業檔案工作中遇到的困難與問題和檔案局進行交流，主動尋求檔案部門對其檔案工作業務上的幫助和支持。
（二）通過民營企業信賴的部門或個人做好企業建檔的宣傳工作
要說服民營企業開展檔案工作，對于有些對檔案工作有一定意識企業在明白了檔案局促進民營企業開展檔案工作并非是對企業管理的行政干預后就會配合檔案局主動開展檔案工作，但有的民營企業對開展檔案工作卻顧慮重重。對這樣的企業，檔案局主動真誠地提供服務是一方面，但要真正說服企業開展檔案工作，可以通過企業信賴的部門或個人向企業宣傳檔案工作的重要性，幫助企業了解檔案局的服務職能，促進企業理解開展檔案工作對企業管理產生的效率更能起到事半功倍的效果，更能促使企業主動開展檔案工作。在我區開展民營企業建檔工作時，就邀請了工商聯、統戰部一起走訪，并通過與企業信賴一些政協、街辦的工作人員一起進行宣傳說服，促進我區的重點民營企業將檔案工作建立起來。
（三）抓住典型民營企業做好檔案工作以事實促進民營企業建檔工作的開展
對于民營企業建檔，要抓住規模較大的、典型的民營企業，這些民營企業建立的過程中形成了大量的文件材料、技術資料和圖片資料，而且，隨著企業的發展，不斷有新的文件材料、技術資料和圖片形成，隨著企業形成的材料日益增多不能采取一定的規則進行分類保管，企業利用起來就極不方便，無形中降低了企業的工作效率。這時，感到內部資料查找困難的企業從內心希望能有一個規范的管理方式以便管理和利用自己形成的文件材料。因此先抓住這部分企業為它們建立一個規范的檔案工作機制，為企業管理和利用檔案提供方便。以事實向其它民營企業證明規范的檔案工作是提高企業管理效率和工作效率的重要途徑。
（四）開展檔案業務培訓工作
我們發現部份民營企業不愿開展檔案工作是找不到合適的檔案人員。今年4月我局開
辦了一期檔案業務培訓班，辦班之前，我局曾試著向十幾家民營企業發出了培訓通知，結果有9家民營企業參加了我局的檔案業務培訓。由此可見，一些民營企業沒有開展檔案工作并非不重視檔案工作，僅僅是因為沒有懂檔案業務的人員對企業檔案進行規范整理。因此，抓住典型民營企業做出一個好的檔案管理模式，同時結合企業的需要有針對性的開展好檔案業務培訓，對促進民營企業檔案工作具有積極的促進作用。
民營企業建檔勢在必行，隨著經濟不斷發展，社會經濟運行規則的不斷完善，規范的檔案工作必將促進企業規范、迅速的發展，作為檔案行政管理部門無論從檔案行政管理的角度，還是作為檔案工作者的一項社會使命，促進民營企業建檔是我們不可推卸的重要責任。
