一、房地產企業檔案信息化管理存在的安全問題

隨著經濟的發展，房地產企業的發展也是一片繁榮，競爭也是尤為激烈，企業的物業管理檔案、售后服務檔案等信息是競爭的有力保障，安全性尤為重要，而信息化的檔案管理在給企業管理人員帶來了很大的方便的同時，也出現了一些安全隱患，因此，企業管理者在實行檔案信息化管理的過程中，要注意一些安全問題，防止出現對企業造成損失。

（一）計算機負面影響對檔案信息的危害

對現代信息存儲的主要載體—計算機來說，最大的威脅就是病毒，檔案電子管理系統以及在電子文檔進行傳輸的過程中等方面，都有可能被網絡病毒侵入，盜取、篡改檔案信息等，都會造成企業的損失。例如，網絡病毒在侵入房地產企業的電子檔案庫后，刪除了用戶的信息，這對房地產企業來說，無疑是巨大的打擊。

（二）保存期間的安全性問題

電子檔案是需要長時間存儲的，很容易會出現意外的情況，對檔案產生影響，比如計算機本身的問題，包括使用壽命、人為因素等，都會對電子檔案造成威脅，管理者必須認真對待，保護好信息的存儲。

（三）信息化管理真實性難以確認

傳統的檔案信息都是以紙質存儲，企業會在紙質版的檔案上做出標志，如管理者簽字或者蓋章等，容易區別檔案的真假，而采用信息化管理之后，電子版的檔案可復制性非常強，也很容易被他人修改，對檔案的合法性、真實性的鑒定工作很難進行。所以，檔案管理人員要積極面對現代信息化管理過程中存在的安全性問題，并采取適當的措施，為企業的發展提供保障。

二、積極采取措施應對檔案信息化安全性問題

房地產企業檔案信息的安全直接影響到業績的發展，雖然現代信息化管理的方式有很多優點，但企業管理者要認識到安全性問題可能帶來的損害，要對其加以重視。

（一）建立健全完善的管理制度

第一，要明確電子檔案制作人員的責任，并對產生的后果負責，企業要派遣專人分工合作，對電子檔案進行復查，防止因為某些因素導致初始樣本出現差錯；第二，要對電子檔案進行積累，房地產企業對客戶信息的積累很重要，經過企業領導人審核過的檔案要保留備份，不能出現需要時找不到的現象；第三，要加強對電子檔案使用的監督管理，企業的檔案要有三份，存入庫中后未經企業領導人同意不可以外借，對使用者進行監督，防止在其使用過程中做出影響企業利益的行為；第四，建立完善的檢查制度，在電子檔案入庫之前，要對其進行全面仔細的檢查，核查內容的準確性，與紙質版的一致性，電子文檔的安全性，防止帶入病毒入庫；第五，完善電子檔案的保存制度，保管人員要對電子文檔進行設置，使其處于只讀狀態，不能隨意修改，在因為特殊需要對電子文檔進行轉換格式等時，要注意保持檔案信息的完整性，防止信息的丟失；第六，完善電子、紙質雙存儲制度，雖然信息化管理是主流，但電子檔案存在較多的安全隱患，受到多種條件的制約，紙質版檔案的一些功能仍然是電子版無法替代的，如不易修改，物理保存時間長、檔案信息可靠性較高等，所以，紙質版的檔案還不能完全被電子版的檔案所替代，很多大型企業都是采用信息化管理和紙質版檔案管理雙向房展的方式，我們需要存儲一份紙質版的備份，作為企業的原始信息，以供查詢檔案的真實性，而對電子版則要注重于管理、利用方面，兩者結合共同為企業創造利益。

（二）在技術層面加強安全性保護

檔案信息化管理就是基于高科技層面的，因此在技術層面的保護非常重要。第一，要加強對企業檔案的使用權限監控對使用者的身份進行驗證，杜絕非法人員竊取信息的事情發生，可以采用給合法用戶發放固定的號碼，并設置密碼，這樣有效的防止信息被竊取，還可以按照檔案的重要程度對其劃分安全等級；第二是對檔案進行加密，從技術層面來講就是對數據進行一種計算機算法處理，使之成為不可讀出的密文，企業管理者擁有查看檔案的密碼，在文件的傳輸過程中，發送方使用明文密碼發送，接收方只有在管理員輸入密碼之后才能讀出原來的檔案信息，加密和解密采用不同的密碼，這樣不法分子即使盜取了檔案文件也不能打開，很好的保護了檔案信息；第三是對檔案文件進行禁止編輯設置，利用一些計算機軟件，將電子檔案文檔設置成只能查看，不能編輯的狀態，這樣，用戶只能對檔案實行查詢的功能，不能對其進行其他任何的操作，保證了檔案信息的真實性和可靠性；第四是加強網絡監控，在外部網絡與企業網絡之間設置防火墻，對檔案信息的輸入和輸出進行監控，并做記錄保存，對不能識別的用戶禁止訪問，對安全級別很高的檔案禁止輸出等，確保檔案信息庫的安全；第五是加強簽署技術的應用，簽署技術是為了證明檔案的出處及可靠性，主要包括兩種技術手段，即手寫式和電子證書式，手寫式是管理人員在手寫輸入板上簽名，通過技術轉換，保存在電子檔案里，證書式簽名是文件管理者對其進行加密處理，另一使用者按照解密算法對文件進行解密，有效的保證了電子檔案的安全；最后一點是要綜合加強電子檔案信息的安全，做好數據備份，升級技術手段，防范計算機病毒的侵襲或對文檔的改動。

（三）建立綜合性強的專業隊伍

企業要廣招人才，逐步建立起一支既懂得房地產運營，又懂得檔案信息化管理的專業隊伍，培養他們成為企業檔案管理的先驅力量。讓他們運用高科技的手段和現代化的管理理念來完成檔案管理的工作。加強管理者的意識觀念，正確引導他們多學習專業知識，掌握現代化管理技能，提高綜合素養，擴展視野，做好新時代的檔案管理工作。傳統的檔案管理以紙質版為主，而新時代的檔案管理利用計算機，檔案的輸入、修改、整理等流程都被大大的簡化了，既節約時間，又提高了準確性，企業要培養檔案管理人員學習掌握并且熟練的運用這些現代化設備的操作方法，降低了人工手寫存在的耗時長、易出錯的弊端，這對企業效率的提高有著很得大的幫助。

三、結束語

總的來說，檔案信息化管理對房地產企業的快速發展起著重要的作用，企業管理者要熟練掌握檔案信息化管理的方法，迎接這一新的挑戰，注意管理過程中容易出現的安全性問題，升級技術手段，完善管理制度，確保檔案信息的安全，為房地產企業的發展保駕護航。

作者：林東芳 單位：深圳市福田區深業置地有限公司