一、規(guī)范設備管理流程、明確設備管理部門職責

從設備儀器的整個生命周期來看，大致需經歷前期方案設計、設備選型、論證、詢價洽談和招投標、確定供貨方并簽署合同和技術協(xié)議、開箱驗收、安裝調試、測試驗收、運行維護等各個流程和環(huán)節(jié)。整個生命周期歷經的時間較長，需要辦理的程序很多，每個程序由哪個部門來承擔，怎樣辦理，會產生哪些需要歸檔的文件，這些歸檔文件由誰來負責歸檔等等，都必須要規(guī)范、明確，這樣項目負責人在設備實施的過程中才能了解和明白該執(zhí)行哪些程序，才能大大提高工作效率，提升設備檔案的歸檔率和有效性。從實際工作各類歸檔方法的嘗試中總結發(fā)現(xiàn)，“項目負責人負責制”的歸檔方式是最有效的。所謂“項目負責人負責制”就是對于設備實施各個階段產生的全部資料，均由項目負責人來負責歸檔，這種歸檔方式從某種程度上來說也符合“成套性”的原則。項目負責人會參與整個項目的實施，每一份設備資料的產生，項目負責人都是知悉的，只有項目負責人對設備實施整個過程中產生的全部資料最熟悉，因此由項目負責人來負責全部文件的歸檔也是最合適的。

二、設備檔案文件材料節(jié)點收集

每臺設備實施過程均較為漫長，且一般情況下建設單位同時實施的設備有很多臺套。作為設備檔案管理人員，要保證設備檔案文件材料收集的完整性、準確性和系統(tǒng)性，就必須有一套較為便捷、有效的設備檔案管理辦法。

1.抓主要節(jié)點設備實施過程中一般會經歷設計評審、合同評審、合同驗收會等幾個主要節(jié)點，設備檔案管理人員可以通過參與這幾個節(jié)點工作，一方面進行節(jié)點資料的收集和質量把關，另一方面也可以了解設備實施的進展情況。

2.抓關鍵節(jié)點無論是外購標準設備還是定制非標設備，所有的設備均會產生合同或技術協(xié)議，設備檔案管理人員在參加合同審查時，應該嚴把合同關，對每一份合同要求設立專門的“技術資料要求”條款，明確乙方需要提交的文件材料清單、份數及介質等要求。這樣既避免了后期相互扯皮推諉現(xiàn)象的發(fā)生，又從一固定資產投資項目定程度上保證了設備檔案的完整性。

3.嚴守合同驗收關設備合同驗收會是合同執(zhí)行的最后一個階段，所以一定要嚴格把守。退一步說，單位內部產生的文件有不合要求的地方，后期還是有整改到位的余地，但是對于乙方單位需提供的資料，如果不在合同驗收會上把握住，合同款付出去了，就失去了主動權。因此，設備檔案管理人員在參加合同驗收會時，對提交的資料一定要嚴格審查，對于不合格、不齊全的資料，必須在補齊、整改完備直至符合歸檔要求后，方可在合同驗收表上簽字。

三、設備檔案檔號編制規(guī)則不同

行業(yè)和單位對案卷的編號方法存在較大的差異，但其中的原理和規(guī)則是相通的。按照《國防科技工業(yè)固定資產投資項目檔案驗收辦法》(科工辦[2007]161號)的要求，經過不斷的工作實踐和探討，為便于保管和提供利用，同時結合項目規(guī)劃部門的意見，我們制定了一套固定資產投資項目設備檔案檔號編制規(guī)則。舉例說明如下。一級類目用H表示設備儀器檔案；二、三級類目用17表示試驗設備檔案；XXX表示某總項目代號；S01表示總項目下子項目設備代號；03表示子項目下第三單臺套設備；01表示第三臺套設備的第一卷；13是整個總項目的大流水號。對于總項目下子項目較多的項目，上述編號的優(yōu)勢非常明顯。首先，此種編號方式從形式上固定了設備檔案的編號，使得各項目設備檔案編號一致性得到了保證；其次，避免了以前多級使用數字和“•”的混亂狀態(tài)，最重要的是，此種編號方式是對應初步設計批復的設備臺套來編制的，能夠快速定位到初步設計上的臺套設備，方便了規(guī)劃部門的查詢以及項目的財務審計工作，而且大流水號的設定為后期設備檔案的查閱提供了很大的方便，檔案人員只需要檢索出大流水號就能到庫房快速定位到此卷檔案，方便快捷，調卷、插卷效率大大提高。

四、設備檔案管理的幾點心得

筆者在日常工作實踐的摸索中總結出了對設備檔案管理的一些心得體會。

1.我們所面對的實際工作以及具體情況是千變萬化的，因此針對實際問題及時進行各部門之間的溝通、協(xié)調就成為必不可少的重要補充和潤滑劑。為了保證文件材料及時歸檔，及時解決文件材料歸檔過程中的各種具體問題，設備檔案管理部門可采取開會集中協(xié)調、面對面交流、電話溝通等多種方式與各相關部門進行及時溝通協(xié)調，相互配合，確保文件材料歸檔的完整、準確、及時、有效。

2.在進行設備檔案信息錄入時，將外文資料的中文名稱一并錄入，并且在外文資料的封面寫明中文譯文，便于查閱者能及時、便捷地查詢到所需的資料。

3.對于設備檔案的管理，一定要抓住設備的合同和技術協(xié)議，這樣就抓住了整個活動過程控制的關鍵點，就可以起到舉重若輕、事半功倍的效果。

4.當單位實施項目較多時，制定“催辦單”不失為一種有效的方法。在合同審查時，根據合同和技術協(xié)議把此合同相關的所有需要歸檔的文件材料以催辦單的形式下發(fā)給主辦人；等合同驗收時，以催辦單來進行文件材料驗收。這樣就避免了設備檔案管理人員重復審查(如合同審查、合同驗收審查)的情況，節(jié)約了時間和精力，也保證了設備檔案的完整性。

5.在設備實施過程中各相關部門一定要重視文件材料的收集歸檔，只要給予足夠重視，就一定會做好歸檔工作。

6.隨著科學技術的發(fā)展，電子文件被廣泛使用，設備的使用說明書等重要文件經常是乙方只提供電子光盤，而電子光盤形式的說明書在現(xiàn)場使用很不方便，打印出來量太大，更何況在保密要求越來越嚴格的大環(huán)境下，電子光盤的使用手續(xù)越來越繁瑣，因此項目負責人在起草合同時，要從合同上約定乙方一定要提供紙質版資料，并明確提供資料的介質和份數。任何管理方法都不可能做到盡善盡美，我們必須從項目檔案管理的目的和實質出發(fā)，結合本單位自身的工作實際，在兼顧合理性和便捷性的基礎上，不斷更新完善，選擇較為可行的設備檔案管理方法，以適應不斷變化的外部環(huán)境要求。

作者：岳江君 殷欣 單位：中國船舶重工集團公司第七○二研究所