一、開發(fā)區(qū)檔案管理技術(shù)體系的構(gòu)成

開發(fā)區(qū)檔案館地處于國(guó)內(nèi)信息化程度較高的經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)中，通過現(xiàn)代化的信息資源采集技術(shù)、交換技術(shù)和利用技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)開發(fā)區(qū)檔案信息資源的“大服務(wù)，大文化”，從而實(shí)現(xiàn)“大檔案”的理念。在“大檔案”理念的指導(dǎo)下，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館建設(shè)了具有交互功能的電子文件中心和具有基礎(chǔ)地位的綜合檔案核心數(shù)據(jù)庫，包括城建檔案、文書檔案、規(guī)劃?rùn)n案等等；建立了一個(gè)服務(wù)于數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)；建立了以建設(shè)工程管理、業(yè)務(wù)辦公和信息服務(wù)為主要內(nèi)容的技術(shù)先進(jìn)、結(jié)構(gòu)合理功能齊全的數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)；穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化，各種類型檔案接收電子化，大力開展數(shù)據(jù)資源建設(shè)。利用電子政務(wù)平臺(tái)、門戶網(wǎng)站積極開展“政務(wù)公開”和“網(wǎng)上辦事”，實(shí)現(xiàn)公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)積極推進(jìn)檔案信息化工作，形成完善的檔案信息化體系，全面提高園區(qū)檔案工作水平，最大限度地滿足園區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、管理、各政府部門和社會(huì)對(duì)檔案信息的需要，為“數(shù)字蘇州工業(yè)園區(qū)”建設(shè)提供基礎(chǔ)平臺(tái)和數(shù)據(jù)資源。具體的檔案收集、保管、利用流程如下圖所示：

1、檔案信息資源采集技術(shù)

“大檔案”理念下開發(fā)區(qū)檔案館應(yīng)該是各種數(shù)字檔案資源的集合。不僅涵蓋了傳統(tǒng)的文書檔案，還將采集的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大到了開發(fā)區(qū)內(nèi)所產(chǎn)生的城建檔案、環(huán)保檔案、婚姻檔案、會(huì)計(jì)檔案等專業(yè)檔案，主要的采集途徑有以下四種：一是通過在線的電子公文移交系統(tǒng)對(duì)文書檔案進(jìn)行采集，可以由檔案館的服務(wù)器即時(shí)或定期地自動(dòng)接收系統(tǒng)內(nèi)的電子文件；二是通過檔案館網(wǎng)站由立檔單位主動(dòng)移交、提交電子文件并進(jìn)行審核后導(dǎo)入檔案館的信息系統(tǒng)；三是移交紙質(zhì)文件，檔案館進(jìn)行數(shù)字化處理后錄入系統(tǒng)；四是將本地館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于網(wǎng)絡(luò)檢索。

2、檔案信息資源保管技術(shù)

檔案信息資源根據(jù)載體的不同，分為紙質(zhì)文件和電子文件，兩種文件由于物理特性的不同，保管方式也不一樣。紙質(zhì)文件存放于庫房?jī)?nèi)，主要根據(jù)相關(guān)要求對(duì)庫房的溫度、濕度、防水、防火、防雷等要素進(jìn)行防控。電子文件則存放在檔案館數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)上，除了上述因素外，更多的需要考慮來自于斷電、黑客、病毒等的影響，為了保障網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用系統(tǒng)和檔案信息的安全，應(yīng)建立物理隔離加邏輯隔離的多層級(jí)安全控制機(jī)制，形成有效的信息安全防范體系。此外為確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，提供不間斷的服務(wù)，需要建立異地的數(shù)據(jù)備份和遷移系統(tǒng)，確保檔案信息的安全性。

3、檔案信息資源交換技術(shù)

檔案信息資源有別于其他公開信息資源，從資源本身來講大部分檔案信息資源是不公開的，從用戶利用的角度來講對(duì)檔案信息的真實(shí)性要求很高[2]。檔案信息資源的交換首先應(yīng)滿足真實(shí)性和完整性的要求。由于立檔單位和檔案利用者身份多樣，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，用戶身份認(rèn)證技術(shù)可以幫助檔案館對(duì)各個(gè)“用戶”進(jìn)行權(quán)限劃分，防止檔案交換時(shí)泄密情況的發(fā)生。在進(jìn)行信息共享的時(shí)候，可以將不同的檔案定義為需要不同的權(quán)限才可訪問，并設(shè)置四種不同類型的用戶身份，來滿足信息交換安全的需要，分別為：檔案館內(nèi)部的管理員用戶、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)用戶、立檔單位用戶和普通用戶。檔案館內(nèi)部的管理員用戶擁有完全的訪問權(quán)限；政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的用戶可以訪問本部門的文件，訪問其他部門的文件應(yīng)當(dāng)向檔案館提出申請(qǐng)，審核后方可訪問；立檔單位用戶可以對(duì)本單位上報(bào)的檔案進(jìn)行報(bào)建、查詢、修改操作；普通用戶僅有查看公開檔案的權(quán)限。這樣既可保證檔案信息資源的共享性，又可保證安全性，最大限度地為各類用戶服務(wù)。

4、檔案信息資源利用技術(shù)

傳統(tǒng)檔案館的檔案利用主要是通過在館內(nèi)為利用者提供檔案查閱方式實(shí)現(xiàn)的，在信息化時(shí)代，還出現(xiàn)了在線咨詢、網(wǎng)上自主查閱、虛擬檔案館、編研成果服務(wù)、查閱利用統(tǒng)計(jì)等利用方式。開發(fā)區(qū)檔案館在進(jìn)行檔案利用服務(wù)時(shí)，可以通過檔案館網(wǎng)站在線為用戶提供公開檔案的目錄或者全文，當(dāng)讀者需要查詢?cè)嘉募r(shí)，可在網(wǎng)站上直接向檔案館工作人員提出申請(qǐng)或者直接在線打印相關(guān)檔案，通過電子簽名技術(shù)來確保所打印檔案的法律效力。虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)也可以增強(qiáng)檔案利用者的體驗(yàn)，通過虛擬化技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)上模擬出一個(gè)與現(xiàn)實(shí)中檔案館環(huán)境無差別的虛擬檔案館，用戶透過瀏覽器與檔案館工作人員交談并在虛擬檔案館中進(jìn)行檔案目錄或電子文件的查詢和瀏覽，所查詢文件的所在位置與現(xiàn)實(shí)中所在的位置一一對(duì)應(yīng)。這樣既能加強(qiáng)利用者身臨其境的感覺，也可為利用者在現(xiàn)實(shí)中到檔案館查詢時(shí)帶來方便。編研成果服務(wù)則是利用檔案館所擁有的信息資源進(jìn)行二次開發(fā)。檔案館要從公眾對(duì)檔案信息資源的多元化需求出發(fā)，開發(fā)和挖掘檔案館的信息資源，提供檔案信息的增值服務(wù)，編輯成系統(tǒng)的年鑒、方志等，為開發(fā)區(qū)的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。編研人員可以運(yùn)用現(xiàn)代化的多媒體技術(shù)對(duì)館藏的文字、圖片、圖紙、聲音、影像等多種形式的信息進(jìn)行處理，全方位地展示同一個(gè)主題的不同表現(xiàn)形式，將編研結(jié)果在網(wǎng)絡(luò)中公開發(fā)行，供公眾查閱。查閱利用統(tǒng)計(jì)是在進(jìn)行利用服務(wù)時(shí)，對(duì)每一次利用者的查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過大量的數(shù)據(jù)找出不同類型的利用者各自所需的信息，然后有針對(duì)性地進(jìn)行各類檔案信息資源的開發(fā)。

二、檔案信息資源整合平臺(tái)的建設(shè)

園區(qū)檔案館將轄區(qū)內(nèi)人才交流中心、房地產(chǎn)交易、城建規(guī)劃等各部門的檔案集中整合，打造了“五位一體”的融檔案保管、政府信息公開、陳列展覽、文化休閑于一身的高科技、綠色環(huán)保的新型開發(fā)區(qū)檔案館，躋身全國(guó)先進(jìn)行列[3]。各類綜合檔案、專業(yè)檔案都放在了統(tǒng)一的檔案館網(wǎng)絡(luò)上，為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和普通公眾提供了高效利用的平臺(tái)。園區(qū)檔案館于2011年7月建立了數(shù)字檔案館信息平臺(tái)，下設(shè)檔案管理子系統(tǒng)、虛擬檔案室子系統(tǒng)、在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)子系統(tǒng)、建設(shè)檔案整理子系統(tǒng)、館藏資源管理子系統(tǒng)、離線檔案管理子系統(tǒng)、GIS系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站。通過這些子系統(tǒng)功能模塊的組合來打造統(tǒng)一的資源平臺(tái)。

1、檔案館內(nèi)部的平臺(tái)建設(shè)

檔案館內(nèi)部平臺(tái)的建設(shè)主要是通過館藏資源管理子系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，館藏資源管理子系統(tǒng)面向檔案館內(nèi)部，館藏的資源可通過檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)查詢，政務(wù)網(wǎng)和外網(wǎng)無權(quán)訪問。該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)接收進(jìn)館后的文書檔案、城建檔案和各類專業(yè)檔案進(jìn)行管理，包括檔案資源的整理、資源整合、檔案鑒定、檔案信息資源開發(fā)利用、檔案統(tǒng)計(jì)和檔案編研等工作。

2、檔案館與立檔單位間的平臺(tái)建設(shè)

檔案館與立檔單位之間的平臺(tái)主要通過在虛擬檔案室子系統(tǒng)、線業(yè)務(wù)指導(dǎo)子系統(tǒng)、離線檔案管理子系統(tǒng)、建設(shè)檔案整理子系統(tǒng)來進(jìn)行。虛擬檔案室子系統(tǒng)面向政務(wù)網(wǎng)上的各局辦、事業(yè)單位和大公司用戶，可以使諸多局辦和下屬單位在線建立自己的網(wǎng)上檔案室，通過虛擬檔案室系統(tǒng)來管理本單位的檔案，并可建立檔案館與各局辦之間的聯(lián)系。離線檔案整理子系統(tǒng)面向不具備政務(wù)網(wǎng)的立檔單位，由檔案館向立檔單位提供，主要用于離線的檔案整理功能，可以方便立檔單位進(jìn)行檔案的前期整理，提高檔案報(bào)建的效率，既節(jié)省了檔案館的工作量也提高了立檔單位自身對(duì)于檔案工作的理解。在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)子系統(tǒng)面向園區(qū)范圍內(nèi)所有項(xiàng)目的建設(shè)單位，能夠?yàn)榱n單位提供檔案報(bào)建、文件登記、檔案查詢等方面的功能，同時(shí)可與檔案館業(yè)務(wù)人員在線溝通獲取所需信息。建設(shè)檔案整理子系統(tǒng)主要為第三方檔案整理公司提供服務(wù)，立檔單位可委托第三方檔案整理公司將本單位的進(jìn)行整理。

3、檔案館與公眾之間交流平臺(tái)的建設(shè)

開發(fā)區(qū)檔案館與公眾之間的交流主要通過檔案館的門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)。在門戶網(wǎng)站上，公眾可查詢與檔案相關(guān)的各項(xiàng)政策法規(guī)和管理?xiàng)l例、檔案館的公開文件目錄和檔案館信息簡(jiǎn)報(bào)等內(nèi)容，也可通過門戶網(wǎng)站與檔案館進(jìn)行在線交流，提出自己的問題，由檔案館工作人員進(jìn)行解答。公眾到檔案館查檔前，可以通過門戶網(wǎng)站了解到查檔的整個(gè)流程和注意事項(xiàng)，以免耽誤時(shí)間。檔案館還定期舉辦關(guān)于檔案查詢與利用的專題講座，并在網(wǎng)站上公布視頻錄像，提高公眾對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，讓公眾了解檔案館所擁有的信息資源。今后每當(dāng)公眾需要查詢檔案信息時(shí)，第一時(shí)間想到的是檔案館，而不是各個(gè)專職部門，這就是“大檔案”理念下檔案館所要完成的目標(biāo)。

三、對(duì)其他開發(fā)區(qū)檔案管理工作的啟示

1、加強(qiáng)檔案信息技術(shù)的運(yùn)用

信息技術(shù)在蘇州工業(yè)園區(qū)檔案館中得到了全面的運(yùn)用，無論是檔案管理系統(tǒng)，還是庫房管理系統(tǒng)，以及城建檔案管理中GIS系統(tǒng)的運(yùn)用，既方便了檔案管理人員高效地進(jìn)行檔案管理，也方便了立檔單位和普通公眾利用檔案信息資源。在其他開發(fā)區(qū)檔案館的建設(shè)過程中，可以參考園區(qū)檔案館信息系統(tǒng)的建設(shè)情況，同時(shí)結(jié)合本地的實(shí)際，開展檔案管理的信息化工作，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案館各方面工作中的應(yīng)用，利用信息技術(shù)更好地為用戶提供服務(wù)。

2、培養(yǎng)專業(yè)的技術(shù)人員

隨著“大檔案”理念的深入，館藏檔案的多樣性也迅速增加，傳統(tǒng)的檔案管理人員在面對(duì)各種不同類型的專業(yè)檔案時(shí)，就顯得有些捉襟見肘了，如城建檔案管理人員，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還要能夠看懂各種施工圖和CAD圖紙以及工程建設(shè)中的各項(xiàng)測(cè)量數(shù)據(jù)，需要專業(yè)型、復(fù)合型的人才才能滿足需要。鑒于這種情況，開發(fā)區(qū)檔案館在人才培養(yǎng)上要以培養(yǎng)“適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的檔案工作者”為目標(biāo)，更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、管理理念，同時(shí)要優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，加大專業(yè)化人才的培養(yǎng)，引進(jìn)其他專業(yè)的技術(shù)人員加入到檔案工作中來，更好地構(gòu)建“大檔案”的管理機(jī)制，使檔案館能夠真正地為不同需求的人群提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

3、促進(jìn)開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及城市化進(jìn)程

蘇州工業(yè)園區(qū)的實(shí)踐證明，一個(gè)集各類檔案于一體的綜合檔案館可以更好地為社會(huì)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用價(jià)值的最大化。開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市化進(jìn)程離不開檔案館提供的各項(xiàng)服務(wù)，政府間的公文流轉(zhuǎn)和查詢利用、企業(yè)用地的備案和環(huán)保審批、公眾的學(xué)籍信息和人事信息，都是傳統(tǒng)檔案館所不完善或者不具備的功能。檔案館要抓住機(jī)遇，利用豐富的館藏提供多樣化、專業(yè)化的檔案信息資源，服務(wù)開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，如城建檔案或者專業(yè)技術(shù)檔案，具有重要的憑證性、知識(shí)性和獨(dú)創(chuàng)性，其反復(fù)適用性強(qiáng)，利用這些城建檔案，一方面能夠?yàn)楦黝惱谜呓鉀Q現(xiàn)實(shí)工作中的諸多工程技術(shù)問題，另一方面還能為利用者帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，有的利用者通過查閱相關(guān)設(shè)計(jì)圖紙而節(jié)省了大量時(shí)間、精力和經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)了開發(fā)區(qū)的城市化進(jìn)程，有的利用者通過城建檔案提供的證明贏得訴訟而挽回了經(jīng)濟(jì)損失，解決了爭(zhēng)端等等。綜上所述，開發(fā)區(qū)檔案館通過“大檔案”理念的引入，先進(jìn)信息技術(shù)的運(yùn)用，可以促進(jìn)開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，利用檔案館這一平臺(tái)，公眾可以享受到切切實(shí)實(shí)的方便，而帶來的經(jīng)濟(jì)效益也是無法用數(shù)字衡量的。開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和城市化進(jìn)程，依賴于各項(xiàng)事業(yè)的穩(wěn)步推進(jìn)，而檔案事業(yè)在其中，無疑應(yīng)占據(jù)重要的一環(huán)。

作者：彭明 單位：蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心