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辦公自動化下的醫院檔案管理研究

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-12-08 04:33:07    瀏覽次數:446    評論:0
導讀

信息化時代的到來為醫院發展注入新鮮的活力,以現行辦公自動化醫院為典型代表,其在經營管理中更注重信息化建設水平的提高。然而實際管理中關于檔案管理工作仍存在一定的不足之處,制約醫院整體管理水平。對此,本文將對醫院在辦公自動化環境中檔案管理的具體要求、實際管理中存在的問題以及相應的完善策略進行探析。

前言

作為醫院管理的主要內容,檔案管理內容多涉及醫院醫療技術、科研成果以及相關設施運行等內容,是推動醫療事業水平提高的關鍵。但從現行大多辦公自動化醫院,其在檔案管理工作方面仍表現出一定的滯后性,難與醫院整體信息化建設速度保持同步,無論在檔案管理制度或人員配備等各方面都表現出一定的缺失狀態,無法起到服務于醫院發展的作用。因此,如何做好檔案管理工作成為現行辦公自動化環境下醫院需考慮的重要內容。

一、醫院辦公自動化環境對檔案管理的具體要求

在辦公自動化條件下,其要求醫院在經營管理活動中都應滿足自動化、信息化等特征。其中在檔案管理方面首先需保證其具備較高的工作時效。從醫院檔案的具體分類看,多表現為設施建設、財務、教學以及醫療等所有相關資料內容,通過辦公自動化管理,需在實踐操作中保證管理程序以及檢索功能等得以充分發揮。其次要求管理人員綜合素質較高。由于辦公自動化環境中,所有管理工作都需依托于互聯網、計算機等實現,醫院工作者除掌握基本檔案管理內容外還需對設計算機操作技能等熟練掌握,滿足自動化環境中檔案管理水平得以提高。再次,標準管理體系的構建。自動化的基礎在于標準化體系的構建。辦公自動化檔案管理中需做到明確檔案管理標準,利用統一管理方式推動管理建設。最后,采用多樣式的存儲方式,徹底改變以往完全依托于紙質形式的存儲方式,需利用過多實物載體如影響或電子文本等,既可是檔案管理空間得以提升也可使檔案使用周期得以保障[1]。

二、檔案管理存在的弊端分析

(一)從檔案管理標準角度

辦公自動化是醫院信息化建設的重要環節,其在設備應用方面都較為先進,但卻使檔案存檔產生較為嚴重的問題,如自動化后的存檔資料多以正式文件形式為主,原始底稿丟失或漏存等。同時歸檔中完全將復印件或打印材料作為底稿的情況也較為普遍,充分說明管理中不具備規范化、標準化等特征。事實上,辦公自動化條件下,關于檔案管理更要求體現數字化特征,確保檔案材料收集、處理歸檔以及檢索利用更為便捷,而這些目標的實現都要求做好檔案管理標準的構建。

(二)從人員素質角度

以往以紙質為主的檔案管理過程中,對管理人員不做學歷或知識程度等方面的要求,但在辦公自動化環境下,許多歸檔文件在存儲形式上表現出多樣化特征,要求結合一定的技術與原則對檔案進行管理。而現有管理人員素質很難滿足辦公自動化管理要求,很多檔案管理人員不具備計算機或網絡操作相關知識,而引用專業計算機技術人員卻又無法快速適應檔案管理工作,這種情況下辦公自動化環境中復合型人才的缺失成為主要問題。

(三)從辦公自動化系統角度

盡管醫院建設中逐步引入辦公自動化系統,但受技術水平限制,系統開發質量很難保障,許多開發商為提高系統集成度往往忽視對用戶實際需要的考慮,造成醫院檔案管理中辦公自動化系統的應用常出現問題。以OA管理系統為例,其在設計過程中便容易忽視與檔案管理軟件間的聯系,管理人員無法利用其進行全程管理與監控文件的流程[2]。

三、完善醫院檔案管理的具體策略

(一)檔案管理標準的確定

檔案管理標準確定中,首先需明確醫院檔案管理涉及的主要內容,如收集、整理、檢索等。在此基礎上將歸檔材料做好檢查工作,通過有效的鑒別使檔案信息資源價值得以保證。同時,在檔案管理標準中,還需結合辦公自動化程度,適時做出檔案管理標準的修改與完善,尤其應將相關管理人員的職責進行明確,這樣可使檔案得到規范化管理。

(二)人才培養機制的構建

醫療衛生事業的快速發展是檔案類型出現較多變化且數量持續增多,為檔案工作人員帶來沉重的負擔。醫院應結合辦公自動化系統特征,適時開展檔案管理人才培養工作,保證其基本檔案管理知識夯實的基礎上做好計算機技術能力培養工作,并引入相應的考核機制,有利于促進檔案管理人員素質的整體提高,滿足醫院自動化辦公的基本需求。

(三)管理系統的完善

在管理系統完善過程中,要求根據現有系統平臺進行管理子系統的構建,其目標在于使電子檔案的管理可配合電子公文運轉一同完成。同時在設計過程中要求根據醫院實際業務經營管理特征,確保系統工作平臺設計的基礎上,其他基礎組件包括權限管理以及表單等都可融入其中,確保系統整體適用性得以提高,有利于實現文檔一體化的目標[3]。

結論

檔案管理水平的提高是適應醫院信息化建設的關鍵所在。實際管理中應結合辦公自動化實際特征,立足于現行檔案管理中存在的問題,從人才培養機制構建、管理標準明確以及管理系統完善等各方面使信息化建設水平得以提高,為醫院的持續發展奠定基礎。

參考文獻:

[1]薛理花.基于辦公自動化環境的醫院檔案管理探析[J].商,2015,25:79+36.

[2]萬秀華.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].臨床醫藥文獻電子雜志,2014,03:420+423.

[3]汪亞瓊.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].辦公室業務,2015,02:74.

作者:張文輝 單位:吉林省遼源市中心醫院

 
(文/小編)
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