城市軌道交通合約檔案管理具有長(zhǎng)鏈條、多人手的特點(diǎn)，為了保證工作的高效性，要展開無紙化檔案管理鏈條的設(shè)計(jì)，此時(shí)要積極發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，如：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)等，在此基礎(chǔ)上，才能夠有效解決其合約檔案管理中存在的不足，進(jìn)而其管理的安全性、有效性與可靠性等均能夠得到可靠的保障。

一、城市軌道交通合約檔案管理無紙化實(shí)施的必要性

1.提高了工作效率

城市軌道交通合約檔案管理實(shí)施無紙化最為重要的作用便是，促進(jìn)了工作效率的提高，同時(shí)也加強(qiáng)了信息的共享，推進(jìn)了協(xié)同辦公的實(shí)現(xiàn)。通過無紙化歸檔鏈條，使各個(gè)環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了無紙化的管理，如：可行性研究、項(xiàng)目概算、招投標(biāo)、合約簽訂、合約履行、計(jì)量支付、變更與簽證、內(nèi)部審計(jì)、項(xiàng)目決算、政府審計(jì)、概算回歸、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等，在此基礎(chǔ)上，對(duì)于文件的印發(fā)、通知與轉(zhuǎn)送等均得到了節(jié)省，同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了人力、物力與時(shí)間的節(jié)省，相關(guān)的工作人員可以利用電腦進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的查閱、修改、批注等，此時(shí)的歸檔與查找均具有便捷性與高效性，進(jìn)而保證了工作效率的提高[1]。

2.促進(jìn)了綠色環(huán)保

城市軌道交通合約檔案管理實(shí)施無紙化不僅保證了工作的效率，還適應(yīng)了綠色環(huán)保的要求。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的支持下，有效推進(jìn)城市軌道交通無紙化合約檔案管理，紙質(zhì)檔案的數(shù)量逐步減少，這樣做不僅節(jié)約紙張，保護(hù)了寶貴的森林資源，同時(shí)控制管理成本；最重要的目的是減少信息傳遞環(huán)節(jié)，提高辦公效率，這點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前軌道建設(shè)迎來新一輪建設(shè)高潮的總體大環(huán)境下，顯得尤為關(guān)鍵，意義深遠(yuǎn)。

二、城市軌道交通合約檔案管理無紙化的不足

1.在存儲(chǔ)方面

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，存儲(chǔ)技術(shù)有著較快的更新速度，雖然現(xiàn)有的存儲(chǔ)介質(zhì)擁有良好的保險(xiǎn)系數(shù)，但它也極易被淘汰，一旦新的格式不能對(duì)其進(jìn)行支持，則會(huì)影響現(xiàn)有文檔的正常讀取。同時(shí)，在無紙化合約檔案管理過程中，電子媒介受諸多因素的影響極易出現(xiàn)質(zhì)變，具體的影響因素有化學(xué)因素或者物理因素等，一旦電子媒介出現(xiàn)問題，則會(huì)出現(xiàn)文件無法打開的問題，此時(shí)的合約檔案管理存在一定存儲(chǔ)隱患。

2.在安全方面

電子文檔的安全性是重要的，它得到了人們的廣泛關(guān)注，主要是由于電子檔案極易被竊取。在無紙化管理過程中，竊密人員利用電子郵件或者U盤等便可以對(duì)合約檔案中重要檔案進(jìn)行竊取；同時(shí)合約檔案管理人員的離職，也會(huì)為別有用心的人員提供可乘之機(jī)，對(duì)重要的資料進(jìn)行刪除或者修改等。如果合約檔案中的重要文件或者關(guān)鍵信息出現(xiàn)泄漏、刪除或者流失等均會(huì)造成不可挽回的損失[2]。為了避免竊密人員對(duì)電子檔案文檔的違法利用，要求無紙化合約檔案管理要積極利用法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，才能夠提高其安全性與保密性。

3.在轉(zhuǎn)換方面

城市軌道交通合約檔案管理的無紙化不能完全替代紙質(zhì)檔案，主要是由于無紙化檔案建設(shè)仍處于摸索階段，各個(gè)單位與部門均保留著紙質(zhì)檔案管理，同時(shí)政府對(duì)于無紙化辦公的支持力度較弱，進(jìn)而制約著無紙化檔案管理工作的開展。傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案二者的轉(zhuǎn)換需要合理的協(xié)調(diào)與科學(xué)的規(guī)劃。目前，在實(shí)際檔案管理過程中，仍需要借助紙質(zhì)形式進(jìn)行打印，通過管理人員的簽字或者蓋章等才能夠保證其有效性與真實(shí)性。

三、城市軌道交通合約檔案管理實(shí)現(xiàn)無紙化的對(duì)策

1.提供無紙化管理的平臺(tái)

城市軌道交通合約檔案管理實(shí)現(xiàn)無紙化，需要為實(shí)際工作的開展提供可靠的類似于萬方數(shù)據(jù)知識(shí)平臺(tái)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)架構(gòu)，通過此平臺(tái)，檔案使用人員可以根據(jù)自身的權(quán)限，對(duì)權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料進(jìn)行有效的利用，此時(shí)保證了資料信息的共享性與利用率。同時(shí)，無紙化檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建，為政府與企業(yè)無紙化檔案管理工作的開展提供了可靠的保障，使其具備了一定的可行性與可操作性。

2.構(gòu)建檔案信息安全機(jī)制

城市軌道交通合約檔案在實(shí)行無紙化管理過程中，為了保證檔案的安全性與可靠性，要構(gòu)建相應(yīng)的信息安全機(jī)制，該機(jī)制主要包括兩方面內(nèi)容，一方面為提高信息的安全利用，另一方面為保證硬件與軟件的安全管理。信息安全機(jī)制的建議要具有層次性與清晰性，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)、遷移與校驗(yàn)等均要在完善的信息安全機(jī)制下運(yùn)作，對(duì)于檔案信息的查看與調(diào)用，要對(duì)不同級(jí)別的人員制定不同的管理規(guī)定，每級(jí)人員均要擁有各自的權(quán)限。同時(shí)安全管理要關(guān)注硬件與軟件兩個(gè)內(nèi)容，前者主要有服務(wù)器與計(jì)算機(jī)，要保證其高質(zhì)量；后者主要是指注重檔案管理軟件的更新與維護(hù)。同時(shí)，為了保證重要檔案信息的安全，要注重備份工作，此時(shí)的備份可以選用二級(jí)備份或者多級(jí)備份，如：大型服務(wù)器雙備份。

3.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

城市軌道交通合約檔案無紙化管理過程中，檔案管理人員扮演著重要的角色，要通過教育與培訓(xùn)，促進(jìn)相關(guān)人員綜合素質(zhì)的提高。具體的培訓(xùn)內(nèi)容有法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)知識(shí)的掌握及職業(yè)道德素養(yǎng)的形成，通過系統(tǒng)的、全面的學(xué)習(xí)，管理人員的檔案管理意識(shí)將不斷增強(qiáng)，并根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)展開工作，以此保證了管理的合法性，同時(shí)在健全的知識(shí)體系下，檔案管理的信息化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理將逐漸實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)型將更加成功與高效[3]。

四、總結(jié)

綜上所述，城市軌道交通合約檔案的無紙化管理有著積極的作用，不僅提高了工作的效率，還適應(yīng)了綠色環(huán)保的要求。但在實(shí)際的無紙化檔案管理過程中，面對(duì)著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在無紙化檔案管理的存儲(chǔ)、安全與轉(zhuǎn)換等方面均存在不足，為了有效解決上述問題，文中提出了相應(yīng)的建議，相信，在各個(gè)措施落實(shí)的基礎(chǔ)上，城市軌道交通合約檔案管理的無紙化效果將更加顯著。

作者：甘春霞 單位：成都地鐵有限責(zé)任公司