一、高校評(píng)估檔案的作用
　　
　　檔案工作是一項(xiàng)行政管理的基礎(chǔ)工作，更是一項(xiàng)連接過去、現(xiàn)在和未來的重要工作。通過高校評(píng)估檔案的有效利用，充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息資源豐富的優(yōu)勢，強(qiáng)化檔案為教學(xué)、科研、管理服務(wù)的主動(dòng)性，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理完善服務(wù)，使學(xué)校檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階，為學(xué)校新一輪的評(píng)估做好信息資源的儲(chǔ)備。
　　
　　二、現(xiàn)行高校評(píng)估檔案管理存在的問題
　　
　　(一)評(píng)估檔案管理缺乏明確思路。
　　評(píng)估檔案管理應(yīng)對策略滯后，導(dǎo)致高校對評(píng)估檔案缺乏明確的管理思路。高校在迎評(píng)中容易把精力集中在迎評(píng)材料的準(zhǔn)備上，在迎評(píng)結(jié)束后容易把精力放在教學(xué)工作的整改提高上，評(píng)估檔案或者被分割分散到不同部門、或者整體移至檔案部門靜態(tài)存檔，或者無人問津，造成信息丟失、封閉和管理資金的浪費(fèi)。即使評(píng)估檔案被作為專題檔案保管，也沒有完全實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的規(guī)范化、制度化管理，對評(píng)估檔案的管理只是權(quán)益之計(jì)。
　　
　　(二)評(píng)估檔案前端控制缺乏制度規(guī)范。
　　檔案管理制度不能與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致評(píng)估檔案形成缺乏前端控制。高校在整理迎評(píng)材料的過程中，一部分材料可以利用原有學(xué)校檔案，但仍有一部分材料應(yīng)該在學(xué)校日常管理中形成卻沒有形成，甚至沒有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是學(xué)校日常工作本身不到位，另一方面是工作人員檔案形成和管理意識(shí)薄弱，而產(chǎn)生這兩種現(xiàn)象的原因之一是，學(xué)校沒有根據(jù)評(píng)估的深入開展對檔案管理制度進(jìn)行修訂、完善，使評(píng)估檔案的形成過程缺乏制度的規(guī)范和制約。
　　
　　(三)評(píng)估檔案形成過程缺乏科學(xué)管理。
　　檔案管理過程出現(xiàn)空白點(diǎn)，導(dǎo)致評(píng)估檔案形成不規(guī)范。評(píng)估過程檔案產(chǎn)生于學(xué)校接受評(píng)估的全過程，在此期間學(xué)校往往把更大的精力投入到迎評(píng)檔案的準(zhǔn)備上，而忽視了對評(píng)估過程檔案的產(chǎn)生和管理過程的控制。
　　
　　三、高校評(píng)估檔案有效管理模式
　　
　　(一)校院結(jié)合評(píng)估檔案管理體系的完善。
　　絕大多數(shù)評(píng)估檔案來自各職能部門和教學(xué)單位、教輔機(jī)構(gòu)等基層部門，目前部分高校雖然已建立起校院兩級(jí)管理體系，但在落實(shí)上往往出現(xiàn)上緊下松、前緊后松的狀況，因此應(yīng)該完善二級(jí)檔案管理體系。
　　首先，健全校院二級(jí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，學(xué)校一級(jí)的檔案館或檔案室由校長或校長辦公室直接領(lǐng)導(dǎo)，各部門均建立檔案室，設(shè)立兼職檔案員，由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，必須打破現(xiàn)有的單向流動(dòng)體系，不僅各部門的檔案室要指向?qū)W校檔案部門，而且學(xué)校檔案部門要及時(shí)通過考核、自評(píng)等方式及時(shí)了解部門歸檔情況和達(dá)標(biāo)程度。對于評(píng)估非常重要的檔案，應(yīng)建立評(píng)估指標(biāo)檔案任務(wù)下達(dá)機(jī)制和完成責(zé)任制。應(yīng)賦予學(xué)校檔案部門在臨時(shí)迎評(píng)機(jī)構(gòu)成立前的檔案任務(wù)分配和指導(dǎo)職權(quán)，這樣有利于評(píng)估檔案在形成過程中就能全面地反映本科教學(xué)工作實(shí)踐，成為良好的評(píng)估檔案信息源。
　　其次，在二級(jí)檔案部門內(nèi)部，實(shí)行三級(jí)檔案層級(jí)管理體制，與學(xué)校一級(jí)檔案部門的指導(dǎo)相結(jié)合。授予二級(jí)檔案部門對教研室、實(shí)驗(yàn)室等三級(jí)檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能，同時(shí)學(xué)校檔案部門對三級(jí)檔案部門進(jìn)行直接業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這種做法，在一定程度上會(huì)造成時(shí)間、精力上的消耗，但這種直接的業(yè)務(wù)指導(dǎo)對于促進(jìn)評(píng)估檔案管理的規(guī)范性、及時(shí)性具有重要意義。
　　再次，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上規(guī)范二級(jí)檔案的管理。強(qiáng)化校院二級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系的職能和作用，使評(píng)檔案在基層業(yè)務(wù)單位的產(chǎn)生和運(yùn)動(dòng)過程形成穩(wěn)定的流向。除按規(guī)定定期向?qū)W校檔案部門移交檔案材料之外，院級(jí)檔案部門也負(fù)有保存部分檔案材料的職責(zé)，學(xué)校必須明確其歸檔內(nèi)容、范圍和要求。
　　1、以教學(xué)質(zhì)量考評(píng)為契機(jī)，不斷完善評(píng)估檔案管理。
　　在教學(xué)質(zhì)量考評(píng)動(dòng)力作用下，絕大多數(shù)高校在接受評(píng)估前都加大了檔案建設(shè)力度，顯示出集中人力、物力和時(shí)間全面推進(jìn)檔案建設(shè)的熱情和解決檔案工作問題的決心。高校檔案部門要以此為契機(jī)，加快解決現(xiàn)存問題，完善檔案管理機(jī)制，提高管理效能。
　　2、完善制度，加強(qiáng)管理。
　　對評(píng)估檔案的管理采取相對獨(dú)立管理的方式，符合評(píng)估的內(nèi)在需求。在評(píng)估過程中。評(píng)估主體和客體工作的核心就是評(píng)估指標(biāo)體系，這一體系雖然隨著評(píng)估的發(fā)展不斷被修正、改進(jìn)。但總體而言，評(píng)估指標(biāo)體系已經(jīng)形成了一套相對穩(wěn)定的測評(píng)標(biāo)準(zhǔn)體系。堅(jiān)持實(shí)行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入教學(xué)、科研工作計(jì)劃和規(guī)章制度；把文件材料的形成積累、整理、歸檔納入各項(xiàng)工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍；要求布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作同步。
　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的規(guī)章制度，全面規(guī)范了檔案工作管理體制、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等各個(gè)方面。
　　
　　四、結(jié)論
　　
　　評(píng)估檔案正在逐漸成為高校檔案的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的科學(xué)管理，有利于學(xué)校提高管理水平，增強(qiáng)綜合實(shí)力，從而推進(jìn)高等教育的發(fā)展，使廣大師生從中受益，因而對其管理模式的探索意義重大。只有對評(píng)估檔案的形成進(jìn)行制度化、規(guī)范化管理，納入日常工作流程，才能真正實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的科學(xué)管理。