〔中圖分類號〕R197.3〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1002-2376（2016）03-0097-03
實驗室專業人員技術檔案是實驗室的技術性檔案資料的重要組成部分，專業人員技術檔案包含了實驗室人員的學歷、工作經歷、專業技能、所受培訓、工作業績、科研成果等各個方面，是實驗室人員整體情況的最直觀、最真實的綜合體現。人員技術檔案不僅反映了實驗室人員個人的技術能力，也是一個實驗室技術能力的體現。實驗室建立完善、有效的專業人員技術檔案，是對實驗室認可準則規定的遵守，在實驗室評審和認可機構對實驗室能力認可的過程中是不可或缺的證明材料。同時，完善且便于查詢的專業人員技術檔案可以提高質量工作的管理效率，對質量管理體系的持續有效運行也發揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業人員技術檔案，加強專業人員自身對專業人員技術檔案的認識，實驗室應從以下方面著手。
1完善的制度
專業技術人員檔案的管理不能僅僅依靠簡單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業的檔案管理技術，建立檔案管理的制度。專業技術人員的檔案管理應設立歸口部門，配有專職或兼職的人員負責，規定職責，建立人員技術檔案管理制度和相關的程序文件或作業指導書，做到職責明確，有章可循。實驗室的人員技術檔案管理的歸口部門一般為質量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關部門、質量部和人力資源部等，實驗室應在質量管理手冊中明確各部門的職責，并配套編寫相關的程序文件。特別是對專業人員技術檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規定。
2完善的內容
CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》5.2.5條款：“實驗室應保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權、能力、教育和專業資格、培訓、技能和經驗的記錄，并包含授權和/或能力確認的日期。這些信息應易于獲取。”根據文件要求，人員技術檔案至少包含專業人員的教育背景（如學歷、學位證明）、工作經歷（如職稱證明、證明專業技能和經驗的記錄或能力確認證明）、培訓、考核證明資料、授權和資格確認以及取得的證書、技術水平證明材料等內容。
2.1教育背景
CNAS的各領域應用說明對專業人員的教育背景提出了相應的要求，表1以醫療器械檢驗實驗室為例，列舉了醫療器械檢驗領域涉及的應用說明中對專業人員的教育背景及工作經驗要求。當然，實驗室人員在工作中進行了繼續教育，也應及時將繼續教育的學歷學位證書等證明材料歸入專業技術人員的檔案中。
2.2工作經歷資料
實驗室人員在進入實驗室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經歷與本實驗室現有工作相關時，實驗室在建立人員技術檔案時應收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業人員的相關工作時間，彌補教育背景的不足。在特殊崗位授權時，專業人員技術檔案可以起到關鍵的查詢作用。
2.3培訓證明資料
實驗室的專業技術人員在專業相關工作期間，為維持或增強技術能力，必須接受符合崗位要求的培訓，獲得相應的培訓證書或者上崗證書。以醫療器械檢驗領域實驗室為例，專業技術人員應取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓證書是有有效期的，需要對人員資質進行維持。另外有一些內部培訓，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓記錄表。
2.4授權和資格確認
本部分包含了專業人員上崗授權和持續授權的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規定：“實驗室管理者應對特定人員進行授權，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測和校準人員、報告簽發人員、特定設備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權文件也應保存在人員技術檔案中。由于實驗室人員工作經歷的增加，實驗室能力范圍不斷的擴充，專業技術人員的人才流通等因素，專業技術人員的授權能力也是每年都在變化中的，如何維護專業技術人員的授權與資格確認，是專業人員技術檔案管理的一大難點。很多實驗室采取建立專業技術人員的年度授權書的形式，雖符合CNAS對實驗室評審的要求，但并不利于個人技術檔案的查詢，因此電子表1醫療器械檢驗實驗室人員教育背景、工作經驗要求分析化的授權書即成為了必要的補充手段。
2.5科研成果
實驗室人員的科研成果如科研項目、標準編寫、文章發表等也是專業技術人員的能力表達方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業人員本身的意識和實驗室各個相關部門的配合。
3有效的實施
目前，專業人員技術檔案收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。實時收集指個人日常取得的有關專業技術證明和業績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。這需要技術檔案管理人員的細心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經過多年的摸索，很多實驗室都建立了自己的收集模式。以我實驗室為例，專業人員入職后，人力資源部即會將人員的教育背景資料、工作相關資料轉到質量部進行預建檔，待專業人員完成室內考核轉正后，正式建立該人員的技術檔案，并集中收集該人員自入職到轉正期間的培訓、能力授權等相關資料歸入專業技術人員檔案中。然后轉入實時收集的模式，隨時根據人員情況更新完善人員技術檔案。在建立和收集過程引入人員技術檔案的電子化管理，將技術檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統籌規劃專業人員的繼續教育、職業發展規劃，專業技術人員也可以實時掌握自身的技術檔案情況。專業技術人員離職后，人員技術檔案轉回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當然，每個實驗室的實際情況不一樣，只要保證可以收集到技術人員完整的技術相關證明資料的運轉模式都是可以被接收的。
4存在的問題
專業技術人員對技術檔案認識不足。專業人員技術檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨著專業技術人員的職稱晉升、績效成果、培訓教育、科研及論文發表、年度考核等個人工作能力及業務水平的整個過程，不斷產生的證明材料，在這些證明材料不斷補充的過程中，包含了該專業人員的多方面多層次的發展。長期以來，部分專業技術人員對技術檔案認識不足，檔案意識比較薄弱，將個人的技術材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個人查詢以及單位統籌職工能力發展帶來了困難。檔案管理人員專業知識薄弱。檔案管理的工作是一項專業性和技術性很強的工作，但很多單位專業技術人員檔案的管理人員為兼職，沒有經過檔案專業正規培訓，專業知識薄弱，檔案管理經驗不足，很難專心鉆研檔案管理的相關知識，簡單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評優等需要才查查資料，認為只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規范的弊端。檔案的查詢。專業人員技術檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質檔案，但這個方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質檔案常常翻閱會增加破損、遺失率。
5解決問題的對策與方法
完善管理制度。在現有的程序文件中進行細化，制定出人員技術檔案的歸檔范圍、不同材料的歸口部門、保管期限等具體要求。將人員技術檔案的完善納入工作計劃和目標管理考核。結合各部門的工作，核查漏歸、錯歸檔情況，并將責任明確到個人，通過目標責任制的實施，促進專業技術人員積極完善個人技術檔案。如通過培訓管理模塊，核查培訓證書的歸檔情況等。加強宣傳，增強意識。人員技術檔案管理部門應加強對人員技術檔案收集管理工作的宣傳，通過多種形式，讓專業技術人員充分認識技術檔案的重要性，增強歸檔意識。加強技術檔案管理人員培訓，提高人員素質，提高檔案管理人員的專業水平，定期安排檔案管理人員參加檔案管理專業培訓班，通過有計劃的專業培訓，提高技術檔案管理人員專業水平和整體素質。實行人員技術檔案電子化管理。首先，制作全體專業人員技術檔案的電子化目錄，電子目錄可以概括的掌握全所人員的技術能力情況，比如哪些人員受到過相同的培訓，有追加的系列培訓應派哪些人員繼續參加，哪些培訓證書到期需要重新培訓或證書延期等。而且電子目錄可以將培訓進行簡單的分類，對制定年度培訓計劃及預算提供有效的證據。第二，實施人員技術檔案電子化管理模塊。將紙質材料進行掃描，上傳，在查詢時可以調出電子版本的材料，提高查詢速度和準確率。在該模塊中還可以設立各種統計維度，方便對全體專業人員的技術檔案的統籌管理。在模塊中開放專業人員自我查詢的功能，可以方便地查詢到自己的技術檔案內容，改變了紙質檔案時代必須到檔案存放處翻閱的繁瑣查詢方式。綜上所述，完善的專業人員技術檔案的收集管理工作，是實驗室全面了解專業人員的業務情況和技術水平的可靠的信息資源，促進了實驗室人員能力建設和科研工作的開展。而專業人員技術檔案的電子化管理，為做好專業人員技術檔案的收集和管理工作提供了高效而且先進的技術手段，對人員技術檔案的發展提供了強大的保障。
作者：張蔓 李文 屈媛媛 單位：北京市醫療器械檢驗所
