中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4117（2011）08-0090-01
建設(shè)單位是工程建設(shè)的行為主體，是第一責(zé)任主體，工程建設(shè)項目檔案對建設(shè)單位而言,如何把從工程立項、工程勘察設(shè)計、工程招投標(biāo)、土建施工、安裝工程及工程竣工驗收過程形成的文件材料收集齊全一直是一個難點。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、爭取支持、協(xié)調(diào)各部門共同管理
（一）加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識。工程檔案工作性質(zhì)決定了檔案在一個工程項目中的地位。檔案工作是一個默默無聞的崗位,不像其他科室業(yè)務(wù)人員工作業(yè)績出的快、看的見。多數(shù)人會認(rèn)為，檔案工作沒有技術(shù)含量，而且很少會引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，會處于被忽略甚至是被歧視的工作崗位，這種片面的認(rèn)識對建設(shè)項目檔案的收集工作往往會產(chǎn)生諸多不利影響。
（二）加大宣傳力度，增強(qiáng)法律意識。檔案人員要積極宣傳檔案法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)范性文件、制度,提高單位全體人員的檔案意識。多向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,請領(lǐng)導(dǎo)幫助解決工作中的難題,積極參加工程業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、例會和技術(shù)交流，取得領(lǐng)導(dǎo)和大家對檔案工作的理解和支持。
（三）改變工作方式。檔案工作大多歸屬于辦公室,既是檔案員也是辦公室工作人員還要做些其他的工作，比如：打字、收發(fā)文件、接待、兼職技術(shù)員等,專職檔案工作人員少,要求我們經(jīng)常深入工程現(xiàn)場、到建設(shè)工程第一線，掌握第一手資料，從源頭上加強(qiáng)管理，保證檔案資料的原始性、真實性。
（四）提高檔案管理水平。檔案質(zhì)量是工程質(zhì)量的重要組成部分,建設(shè)項目檔案具有其獨特性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。其一技術(shù)的綜合性、內(nèi)容的專業(yè)性及成果的成套性；其二具有廣泛性的形成領(lǐng)域、記錄形式多樣化、文件材料多、竣工圖編繪量大；其三，建設(shè)周期長，管理具有動態(tài)性，利用具有時效性等諸多顯著特點，檔案管理水平反映著工程建設(shè)項目的管理水平。因此要提高全員的檔案意識,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、爭取支持、解決收集工作遇到的現(xiàn)實困難。檔案的收集應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則，實現(xiàn)各部門共同管理。
二、建立各項檔案管理制度、制定檔案管理網(wǎng)絡(luò)
（一）歸納檔案收集的范圍：1、建設(shè)工程項目檔案主要包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖。設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位將形成的檔案在工程竣工后向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位將這部分檔案收集齊全后，經(jīng)過整理后向主管部門和市城建檔案館移交。2、建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)工程檔案分類大綱和有關(guān)國家規(guī)范，制定本單位的分類大綱并且依據(jù)這些規(guī)定進(jìn)一步細(xì)化。以建設(shè)工程“建設(shè)程序”、“建設(shè)階段”、“建設(shè)時間”等關(guān)鍵分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,并要詳細(xì)注明文件的份數(shù)要求、形成部門等重要信息，責(zé)任到科室到責(zé)任人。歸檔范圍、責(zé)任人做到一目了然,一清二楚,便于日后的主動跟蹤收集。
（二)落實各參建單位及部門職責(zé)：1、建設(shè)單位是工程檔案的主要責(zé)任單位，是工程文件收集的管理者、組織者和實施者。2、在同各部門、單位簽訂合同書時要明確要求各參建項目負(fù)責(zé)人及各項工作具體經(jīng)辦人負(fù)有建設(shè)工程項目檔案的收集、整理是的基本職責(zé)。3、各參建單位對工程負(fù)責(zé)，不僅僅是指對工程建設(shè)負(fù)責(zé)，還有負(fù)責(zé)建設(shè)工程的工程檔案工作，從工程立項開始就應(yīng)該注意按照規(guī)定進(jìn)行收集，重視工程文件的收集工作，在各工程的項目部、施工現(xiàn)場都要委派一名專兼職檔案員負(fù)責(zé)現(xiàn)場管理資料的收集工作，并按檔案管理辦法的規(guī)定向檔案室移交。4、在建設(shè)節(jié)點（工程項目結(jié)束、告一段落或完成某一階段），各工程項目負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組織收集、整理相關(guān)文件,并交檔案員進(jìn)行歸檔。5、一般而言，建設(shè)項目檔案的收集可在項目完成時進(jìn)行，對于建設(shè)周期長、建設(shè)文件數(shù)量多的項目，為避免一次性收集整理工作量過大等弊端，可以采取階段完成或子項完成時進(jìn)行收集；特殊情況下，對于某些因故中斷或暫緩建設(shè)的項目，由于這些資料具有很強(qiáng)的追溯性和參考加之，要特別注意及時收集那些已經(jīng)產(chǎn)生并積累的文件材料；此外對于建設(shè)工程項目中經(jīng)濟(jì)性、保密性強(qiáng)的文件資料為防止外泄應(yīng)建立隨時歸檔制度。
(三)歸檔文件的質(zhì)量要求
1、工程資料中的編制單位、日期、頁碼標(biāo)注準(zhǔn)確，文件題名表述清楚完整，應(yīng)包工程名稱、專業(yè)名稱、文件的內(nèi)容等必備要素。
2、需蓋章的歸檔文件，公章要清晰，且公章不能蓋在沒有正文、只有編制單位和日期的頁碼上。
3、在各類重要文件（例如合同、協(xié)議書等）簽字時，各方法人代表或項目負(fù)責(zé)人簽字要正規(guī)。
三、掌握建設(shè)項目檔案收集的方法
（一）建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時,必須明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，并以此作為尾款結(jié)算的主要依據(jù)。
（二）立項前期，檔案人員負(fù)責(zé)與項目前期各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行檔案收集工作培訓(xùn)，詳細(xì)說明歸檔資料的質(zhì)量、數(shù)量要求。
（三）工程開工后,建設(shè)單位檔案人員及時對各單位檔案專兼職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點說明如何收集、整理、移交，以及檔案質(zhì)量和數(shù)量要求等事宜。
（四）在施過程中，建設(shè)單位項目經(jīng)理、監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)經(jīng)常檢查收集情況。
（五）工程竣工后，要按照歸檔文件的質(zhì)量要求，對檔案進(jìn)行驗收工作。
建設(shè)工程檔案收集是建設(shè)項目管理中的薄弱環(huán)節(jié),只有加強(qiáng)建設(shè)項目檔案的管理工作,才能將工程檔案工作收集好、整理好、保管好。
作者單位：山東省棗莊市城市建設(shè)檔案館
建設(shè)單位是工程建設(shè)的行為主體，是第一責(zé)任主體，工程建設(shè)項目檔案對建設(shè)單位而言,如何把從工程立項、工程勘察設(shè)計、工程招投標(biāo)、土建施工、安裝工程及工程竣工驗收過程形成的文件材料收集齊全一直是一個難點。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、爭取支持、協(xié)調(diào)各部門共同管理
（一）加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識。工程檔案工作性質(zhì)決定了檔案在一個工程項目中的地位。檔案工作是一個默默無聞的崗位,不像其他科室業(yè)務(wù)人員工作業(yè)績出的快、看的見。多數(shù)人會認(rèn)為，檔案工作沒有技術(shù)含量，而且很少會引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，會處于被忽略甚至是被歧視的工作崗位，這種片面的認(rèn)識對建設(shè)項目檔案的收集工作往往會產(chǎn)生諸多不利影響。
（二）加大宣傳力度，增強(qiáng)法律意識。檔案人員要積極宣傳檔案法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)范性文件、制度,提高單位全體人員的檔案意識。多向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,請領(lǐng)導(dǎo)幫助解決工作中的難題,積極參加工程業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、例會和技術(shù)交流，取得領(lǐng)導(dǎo)和大家對檔案工作的理解和支持。
（三）改變工作方式。檔案工作大多歸屬于辦公室,既是檔案員也是辦公室工作人員還要做些其他的工作，比如：打字、收發(fā)文件、接待、兼職技術(shù)員等,專職檔案工作人員少,要求我們經(jīng)常深入工程現(xiàn)場、到建設(shè)工程第一線，掌握第一手資料，從源頭上加強(qiáng)管理，保證檔案資料的原始性、真實性。
（四）提高檔案管理水平。檔案質(zhì)量是工程質(zhì)量的重要組成部分,建設(shè)項目檔案具有其獨特性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。其一技術(shù)的綜合性、內(nèi)容的專業(yè)性及成果的成套性；其二具有廣泛性的形成領(lǐng)域、記錄形式多樣化、文件材料多、竣工圖編繪量大；其三，建設(shè)周期長，管理具有動態(tài)性，利用具有時效性等諸多顯著特點，檔案管理水平反映著工程建設(shè)項目的管理水平。因此要提高全員的檔案意識,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、爭取支持、解決收集工作遇到的現(xiàn)實困難。檔案的收集應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則，實現(xiàn)各部門共同管理。
二、建立各項檔案管理制度、制定檔案管理網(wǎng)絡(luò)
（一）歸納檔案收集的范圍：1、建設(shè)工程項目檔案主要包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件、竣工圖。設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位將形成的檔案在工程竣工后向建設(shè)單位移交，建設(shè)單位將這部分檔案收集齊全后，經(jīng)過整理后向主管部門和市城建檔案館移交。2、建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)工程檔案分類大綱和有關(guān)國家規(guī)范，制定本單位的分類大綱并且依據(jù)這些規(guī)定進(jìn)一步細(xì)化。以建設(shè)工程“建設(shè)程序”、“建設(shè)階段”、“建設(shè)時間”等關(guān)鍵分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,并要詳細(xì)注明文件的份數(shù)要求、形成部門等重要信息，責(zé)任到科室到責(zé)任人。歸檔范圍、責(zé)任人做到一目了然,一清二楚,便于日后的主動跟蹤收集。
（二)落實各參建單位及部門職責(zé)：1、建設(shè)單位是工程檔案的主要責(zé)任單位，是工程文件收集的管理者、組織者和實施者。2、在同各部門、單位簽訂合同書時要明確要求各參建項目負(fù)責(zé)人及各項工作具體經(jīng)辦人負(fù)有建設(shè)工程項目檔案的收集、整理是的基本職責(zé)。3、各參建單位對工程負(fù)責(zé)，不僅僅是指對工程建設(shè)負(fù)責(zé)，還有負(fù)責(zé)建設(shè)工程的工程檔案工作，從工程立項開始就應(yīng)該注意按照規(guī)定進(jìn)行收集，重視工程文件的收集工作，在各工程的項目部、施工現(xiàn)場都要委派一名專兼職檔案員負(fù)責(zé)現(xiàn)場管理資料的收集工作，并按檔案管理辦法的規(guī)定向檔案室移交。4、在建設(shè)節(jié)點（工程項目結(jié)束、告一段落或完成某一階段），各工程項目負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組織收集、整理相關(guān)文件,并交檔案員進(jìn)行歸檔。5、一般而言，建設(shè)項目檔案的收集可在項目完成時進(jìn)行，對于建設(shè)周期長、建設(shè)文件數(shù)量多的項目，為避免一次性收集整理工作量過大等弊端，可以采取階段完成或子項完成時進(jìn)行收集；特殊情況下，對于某些因故中斷或暫緩建設(shè)的項目，由于這些資料具有很強(qiáng)的追溯性和參考加之，要特別注意及時收集那些已經(jīng)產(chǎn)生并積累的文件材料；此外對于建設(shè)工程項目中經(jīng)濟(jì)性、保密性強(qiáng)的文件資料為防止外泄應(yīng)建立隨時歸檔制度。
(三)歸檔文件的質(zhì)量要求
1、工程資料中的編制單位、日期、頁碼標(biāo)注準(zhǔn)確，文件題名表述清楚完整，應(yīng)包工程名稱、專業(yè)名稱、文件的內(nèi)容等必備要素。
2、需蓋章的歸檔文件，公章要清晰，且公章不能蓋在沒有正文、只有編制單位和日期的頁碼上。
3、在各類重要文件（例如合同、協(xié)議書等）簽字時，各方法人代表或項目負(fù)責(zé)人簽字要正規(guī)。
三、掌握建設(shè)項目檔案收集的方法
（一）建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時,必須明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，并以此作為尾款結(jié)算的主要依據(jù)。
（二）立項前期，檔案人員負(fù)責(zé)與項目前期各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行檔案收集工作培訓(xùn)，詳細(xì)說明歸檔資料的質(zhì)量、數(shù)量要求。
（三）工程開工后,建設(shè)單位檔案人員及時對各單位檔案專兼職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點說明如何收集、整理、移交，以及檔案質(zhì)量和數(shù)量要求等事宜。
（四）在施過程中，建設(shè)單位項目經(jīng)理、監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)經(jīng)常檢查收集情況。
（五）工程竣工后，要按照歸檔文件的質(zhì)量要求，對檔案進(jìn)行驗收工作。
建設(shè)工程檔案收集是建設(shè)項目管理中的薄弱環(huán)節(jié),只有加強(qiáng)建設(shè)項目檔案的管理工作,才能將工程檔案工作收集好、整理好、保管好。
作者單位：山東省棗莊市城市建設(shè)檔案館
