中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2011）06-0258-01
工程竣工檔案是現代城市建設的重要組成部分，它是工程產品質量評定的依據，也是反映工程內在質量及管理、維修和鑒定的憑證。正由于有其與眾不同的特性，在檔案收集中的經常出現各種問題，要處理好這些問題，克服其中困難，就要有相應的應對措施。下文對此進行了探討。
一、工程竣工檔案的特征
各類檔案都有各自的特性，而工程竣工檔案卻具有其他檔案不能比擬的獨特的一面，主要可歸結為以下幾個方面:
（一）長期性。由于工程竣工檔案反映工程建設全過程內容，而一個建設工程項目從研究決策開始到建成使用，往往需要幾年，有的甚至十幾年才能完成。因此，檔案文件資料收集管理工作也將從開發建設決定的第一個文件產生開始，并緊隨工程建設全過程。即使工程建成使用，也并不意味著這項工作的完結，只有當房地產權屬登記、工程決算審價和所有文件資料整理歸檔完成后才算基本結束。
（二）復雜性。這里包含三層內容:一是管理人員不確定性，建設、施工、監理等單位通常沒有項目專職資料員，各類文件資料往往由各個項目經辦人保管，有的經辦人還多次更換，如此幾經轉手.長此以往，檔案文件資料不失即損。二是來源多頭性，檔案文件資料不僅來自建設、勘查、設計、施工、監理單位本身，還有各個工程建設行政管理部門、專業配套部門以及其他許多相關單位，集道不一，形式多樣。三是整理標準多樣性，一項工程建成后，必須通過各個管理部門檢查驗收或登記備案方能投人使用，而文件資料的檢查是必不可少的內容。但是對檔案收集和整理的標準并不一致，再加上建設單位留存檔案和移交物業管理檔案，這樣，一套檔案就要一式多份并整理形成形式各異的檔案。
（三）多部門性。一套竣工檔案文件資料主要產生于建設、設計、施工和監理單位，但還有許多是來之于各個建設管理部門或機構，如計劃、城建檔案、地名、消防、環保、市政交通、市容環境、園林綠化、住宅使用許可、房地產、質監安檢等。
（四）多載體性。具有明顯個性特征的還在檔案載體方面，每個竣工檔案不僅有文件、圖紙，常常還包含反映與工程建設同步的工程照片、專題錄像、專題光盤、縮微膠片等聲像類檔案。
二、工程竣工檔案收集存在的問題分析
由于工程竣工檔案具有時間跨度長、產生文件資料的部門眾多等特性，因此從一開始就決定了在檔案收集過程中的問題，要收集一套完整的符合標準要求的工程竣工檔案(尤其是要求建設單位留存的)存在相當的難度，如不予以足夠重視就會造成檔案資料缺損。
現就一些檔案資料在收集中可能遇到的突出問題列舉如下:
（一）有關領導和單位對工程竣工檔案的歸檔工作重視不夠。雖然檔案法已經實施多年，但由于宣傳工作不到位，部分單位領導和部門對檔案管理工作缺乏正確的認識，更談不到重視，他們認為只要在工程竣工驗收時質量合格就可以拿到驗收合格證，竣工資料的移交、檔案的及時歸檔都不重要，這就給原始資料的歸檔保存帶來了極大的困難。.
（二）缺乏行之有效的管理法規，具體的管理措施難到位。《建設工程質量管理條件》中明確規定了城建檔案管理是建設工程質量管理工作中的一個重要組成部分，但是由于缺乏配套的檔案管理法規，多年來一直存在著重點工程、市政工程的竣工檔案收集難、歸檔難、管理難的現象。
（三）企業高層涉秘文件的收集難。由于有些資料涉及境內、外，缺乏合理統一的管理體制和方式進行管理，加之檔案載體的多樣化，如電子、數字、虛擬檔案等多樣化的發展趨勢，使得完整的歸檔工作更加困難。
（四）初步設計文件的收集難點初步設計文件(包括方案、擴初)是在施工圖設計之前產生的設計資料，是規劃項目審理時一般都會經歷的過程性文件，這些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有時建設單位為此付出高昂代價)。然而，一旦施工圖設計被確定.這些漂亮的文本即刻被擱置冷落，有時由于資料員不知如何編制歸檔，從而極易造成這部分檔案缺失。
三、對策
一是法律法規要加以完善嚴謹。盡管現行有關竣工檔案的法律法規已成體系，并對竣工檔案收集歸檔利用有明確規定。但是，在某些內容的提法上還不夠嚴謹。二是要深入現場面，當面指導。要做好調查研究工作，了解工程的規模、承建單位完成工期、施工進度等情況，對其施工的各個環節包括原始記錄、檢驗記錄、交工驗收和鑒證、施工圖的編制等進行檢查、督促和指導，同時由于一些重點工程規模大，所涉及的專業多、施工隊伍多，更要依據相關條例規范仔細檢查。三是要嚴格管理、力求規范化。要嚴把工程項目竣工資料初驗合格證關，對不合格的竣工資料，經整改仍然不合格的，一定要堅持不予發放；還要根據竣工檔案的具體存檔要求，制定量化檔案入庫標準，以確保竣工檔案及時進行驗收和移交。
結束語：工程竣工檔案固然有其特定的特點其問題，但是總會找到特定的解決方法。本文所述僅僅是一些粗淺想法，并非完全正確。只要有社會各界的重視，各級領導的關心支持和所有檔案工作者的共同努力，一切問題都會迎刃而解。
作者單位：河南省工程咨詢公司
工程竣工檔案是現代城市建設的重要組成部分，它是工程產品質量評定的依據，也是反映工程內在質量及管理、維修和鑒定的憑證。正由于有其與眾不同的特性，在檔案收集中的經常出現各種問題，要處理好這些問題，克服其中困難，就要有相應的應對措施。下文對此進行了探討。
一、工程竣工檔案的特征
各類檔案都有各自的特性，而工程竣工檔案卻具有其他檔案不能比擬的獨特的一面，主要可歸結為以下幾個方面:
（一）長期性。由于工程竣工檔案反映工程建設全過程內容，而一個建設工程項目從研究決策開始到建成使用，往往需要幾年，有的甚至十幾年才能完成。因此，檔案文件資料收集管理工作也將從開發建設決定的第一個文件產生開始，并緊隨工程建設全過程。即使工程建成使用，也并不意味著這項工作的完結，只有當房地產權屬登記、工程決算審價和所有文件資料整理歸檔完成后才算基本結束。
（二）復雜性。這里包含三層內容:一是管理人員不確定性，建設、施工、監理等單位通常沒有項目專職資料員，各類文件資料往往由各個項目經辦人保管，有的經辦人還多次更換，如此幾經轉手.長此以往，檔案文件資料不失即損。二是來源多頭性，檔案文件資料不僅來自建設、勘查、設計、施工、監理單位本身，還有各個工程建設行政管理部門、專業配套部門以及其他許多相關單位，集道不一，形式多樣。三是整理標準多樣性，一項工程建成后，必須通過各個管理部門檢查驗收或登記備案方能投人使用，而文件資料的檢查是必不可少的內容。但是對檔案收集和整理的標準并不一致，再加上建設單位留存檔案和移交物業管理檔案，這樣，一套檔案就要一式多份并整理形成形式各異的檔案。
（三）多部門性。一套竣工檔案文件資料主要產生于建設、設計、施工和監理單位，但還有許多是來之于各個建設管理部門或機構，如計劃、城建檔案、地名、消防、環保、市政交通、市容環境、園林綠化、住宅使用許可、房地產、質監安檢等。
（四）多載體性。具有明顯個性特征的還在檔案載體方面，每個竣工檔案不僅有文件、圖紙，常常還包含反映與工程建設同步的工程照片、專題錄像、專題光盤、縮微膠片等聲像類檔案。
二、工程竣工檔案收集存在的問題分析
由于工程竣工檔案具有時間跨度長、產生文件資料的部門眾多等特性，因此從一開始就決定了在檔案收集過程中的問題，要收集一套完整的符合標準要求的工程竣工檔案(尤其是要求建設單位留存的)存在相當的難度，如不予以足夠重視就會造成檔案資料缺損。
現就一些檔案資料在收集中可能遇到的突出問題列舉如下:
（一）有關領導和單位對工程竣工檔案的歸檔工作重視不夠。雖然檔案法已經實施多年，但由于宣傳工作不到位，部分單位領導和部門對檔案管理工作缺乏正確的認識，更談不到重視，他們認為只要在工程竣工驗收時質量合格就可以拿到驗收合格證，竣工資料的移交、檔案的及時歸檔都不重要，這就給原始資料的歸檔保存帶來了極大的困難。.
（二）缺乏行之有效的管理法規，具體的管理措施難到位。《建設工程質量管理條件》中明確規定了城建檔案管理是建設工程質量管理工作中的一個重要組成部分，但是由于缺乏配套的檔案管理法規，多年來一直存在著重點工程、市政工程的竣工檔案收集難、歸檔難、管理難的現象。
（三）企業高層涉秘文件的收集難。由于有些資料涉及境內、外，缺乏合理統一的管理體制和方式進行管理，加之檔案載體的多樣化，如電子、數字、虛擬檔案等多樣化的發展趨勢，使得完整的歸檔工作更加困難。
（四）初步設計文件的收集難點初步設計文件(包括方案、擴初)是在施工圖設計之前產生的設計資料，是規劃項目審理時一般都會經歷的過程性文件，這些文件往往做成A3幅面做工十分考究的文本(有時建設單位為此付出高昂代價)。然而，一旦施工圖設計被確定.這些漂亮的文本即刻被擱置冷落，有時由于資料員不知如何編制歸檔，從而極易造成這部分檔案缺失。
三、對策
一是法律法規要加以完善嚴謹。盡管現行有關竣工檔案的法律法規已成體系，并對竣工檔案收集歸檔利用有明確規定。但是，在某些內容的提法上還不夠嚴謹。二是要深入現場面，當面指導。要做好調查研究工作，了解工程的規模、承建單位完成工期、施工進度等情況，對其施工的各個環節包括原始記錄、檢驗記錄、交工驗收和鑒證、施工圖的編制等進行檢查、督促和指導，同時由于一些重點工程規模大，所涉及的專業多、施工隊伍多，更要依據相關條例規范仔細檢查。三是要嚴格管理、力求規范化。要嚴把工程項目竣工資料初驗合格證關，對不合格的竣工資料，經整改仍然不合格的，一定要堅持不予發放；還要根據竣工檔案的具體存檔要求，制定量化檔案入庫標準，以確保竣工檔案及時進行驗收和移交。
結束語：工程竣工檔案固然有其特定的特點其問題，但是總會找到特定的解決方法。本文所述僅僅是一些粗淺想法，并非完全正確。只要有社會各界的重視，各級領導的關心支持和所有檔案工作者的共同努力，一切問題都會迎刃而解。
作者單位：河南省工程咨詢公司
