檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位

    1、 檢索是提供利用的先期工作
    檔案館（室）為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
    2、 檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段
    3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)
    一、編制檔案檢索工具的基本要求是
  （一）全，指信息存儲(chǔ)豐富。
  （二）準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確    
  （三）快，指迅速
  （四）便，指檢索要方便 
    二、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：
    要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
    1、一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。
    2、強(qiáng)調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢。
    三、排檢方法

    （一）分類法：以科學(xué)的分類為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念  劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別類地組成一個(gè)檢索體系。
　　優(yōu)點(diǎn)：同一個(gè)問(wèn)題或同一個(gè)專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。
    （二）按作者排檢法：
        現(xiàn)又稱責(zé)任者
        把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。
        此法一般在機(jī)關(guān)檔案室用得較多。
    （三）按文號(hào)排檢法：
    即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。在機(jī)關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對(duì)一此歷史文件或文號(hào)不全的文件檔案進(jìn)行文號(hào)排檢則有困難。
    （四）按字序排檢法
    編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。
       1、部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。
       2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡(jiǎn)字的問(wèn)題。
       3、四角號(hào)碼法：全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。
       4、音序法：按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。此法較簡(jiǎn)便，但對(duì)于年紀(jì)較大的人卻有不便之處。
    （五）按地序排檢法
    按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。
    （六）主題法
    按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進(jìn)行排檢。對(duì)于外文檔案，一般是按外文字母進(jìn)行排檢。
    目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。
    1987年出版《中國(guó)檔案分類法》第一版。
    1996年出版《中國(guó)檔案分類法》第二版。
    《中國(guó)檔案分類法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國(guó)檔案分類表、清代檔案分類表組成。
    中華人民共和國(guó)檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成。
    《中國(guó)檔案分類法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快。可利用計(jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案分類法》。
     1989年8月出版了《中國(guó)檔案主題詞表》試行本。
     1995年11月出版《中國(guó)檔案主題詞表》正式版本。
　　《中國(guó)檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：_
　　需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國(guó)檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高。可利用計(jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案主題詞表》。
    檔案著錄是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為主題標(biāo)引。
    表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。
 
練習(xí)：
文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》的通知
文件內(nèi)容："經(jīng)請(qǐng)示內(nèi)容國(guó)務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開(kāi)放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請(qǐng)按照本地區(qū)、本單位實(shí)際情況積極貫徹執(zhí)行。"
有關(guān)數(shù)據(jù)：
        分類號(hào)：A-236           檔號(hào)：2-1-3-3
        文號(hào)：國(guó)檔發(fā)（1986）2號(hào)；
        保管期限：長(zhǎng)期
        文本：正本  發(fā)文日期：1986年2月7日
        附件：《檔案館開(kāi)放檔案暫行辦法》
        規(guī)格：16開(kāi)，3頁(yè)
    作用  
　　檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面：1）存儲(chǔ)。即把檔案的有特征著錄下來(lái)，按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀的描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來(lái)；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時(shí)使用。檔案檢索工具既是存儲(chǔ)結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動(dòng)的必要條
件，對(duì)檢索效率具有重要的甚至可以說(shuō)是決定性的影響。
　　檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。
    (一）橋梁作用
    檔案的數(shù)量龐大，并隨著時(shí)間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無(wú)法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為“打開(kāi)信息寶庫(kù)的鑰匙”，使用它才可以開(kāi)戶檔案信息寶庫(kù)之門，滿足特定的需求。
   （二）交流作用
    檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時(shí)可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價(jià)值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無(wú)，提高服務(wù)質(zhì)量。
   （三）管理作用
　　檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過(guò)檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫(kù)房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開(kāi)展檔案編研工作的必要手段。
    上述3個(gè)方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個(gè)或兩個(gè)方面。
    二、檔案檢索工具的分類
　　檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見(jiàn)的分類方法有以下幾種。
    1、 按編制方式分為
    目錄、索引、指南。
    2、 按載體形式分為
    書本式檢索工具
    卡片式檢索工具
    縮微檢索工具
    機(jī)讀式檢索工具
    3、 按檢索范圍分為
    全宗范圍檢索工具
    檔案館范圍檢索工具
    專題范圍檢索工具
　　館際檢索工具
    4、 按功能分
    館藏性檢索工具
    查檢性檢索工具
    介紹性檢索工具
　　需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺(tái)，不需要單獨(dú)編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對(duì)建立數(shù)據(jù)庫(kù)還是有幫助的。
　　案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。
　　案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號(hào)（案卷號(hào)）、案卷標(biāo)題、年度、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。格式如圖。
 表中的備注是用來(lái)記載案卷中某些需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。
　　案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。
　　全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。
　　分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。分類目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。
　　主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。
　　專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。
　　文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。
    人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎兀捎谠跇?biāo)題中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個(gè)問(wèn)題。
 　 人名索引包括人名和檔號(hào)兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號(hào)，利用者通過(guò)索引的指引，可以查到某一人物的材料。
  　人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等對(duì)涉及該專題的人名編制索引。
　　地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。
　　檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對(duì)社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過(guò)程中所需的各種信息。
    檔案館指南從揭示館藏的詳簡(jiǎn)程度上可分為簡(jiǎn)明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。
　　檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。
     ．說(shuō)明或序言
　　 ．目錄
　　 ．檔案館概況
　　 ．館藏檔案情況介紹
　　 ．館藏資料情況介紹
     ．附錄
　　全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。
     Ａ．立檔單位和全宗的歷史概況
    在檔案利用活動(dòng)中，對(duì)立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對(duì)檔案內(nèi)容的理解。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認(rèn)識(shí)該機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機(jī)關(guān)形成的檔案等情況中。對(duì)立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任
務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。
　　Ｂ．全宗內(nèi)檔案概況
    主要包括檔案的來(lái)源、數(shù)量、進(jìn)館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。
　　Ｃ．檔案的內(nèi)容與成分
    一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類的，可按照機(jī)構(gòu)逐一介紹，如果是按問(wèn)題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來(lái)比較方便，而且由于與整理情況相對(duì)應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上是以案卷為單位，亦可視實(shí)際情況靈活掌握，對(duì)于若干個(gè)問(wèn)題相近或相同的案卷可合并介紹；對(duì)有特色和價(jià)值較大的文件可單獨(dú)介紹。
　　專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成。
       ．序言
       ．檔案內(nèi)容介紹
       ．附錄