一、檔案的基本作用
    秦末，劉邦軍隊入咸陽，蕭何取秦之典籍，這些典籍對治理關中起到非常重要的作用。
　  明內閣大學士邱濬說檔案的作用:"今世賴之以知古，后世賴之以知今者也"。
    郭沫若同志在1960年寫下《題贈檔案館》一詩，盛贊檔案作用之的重要。
        前事不忘后事師，自來墳典萃先知。
        猶龍柱下窺藏史，呼鳳輿前聽誦詩。
        國步何由探軌跡，民情從以識端倪。
   　  上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。

　  總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。
　　檔案具有憑證作用，中國人常說：“空口無憑，立字為據”、“口為空，字為宗”。
    1981年3月，最高人民法院審判林彪、江青反革命集團主犯時，先后出示和宣讀檔案、信件、日記、筆記、講話記錄、錄音等書證和物證共651次。江青等人先是抵賴，但在證據面前，不得不供認犯罪事實。
   檔案具有參考作用，檔案被稱為“未摻水的史料”。
   波蘭起義者繳獲康斯坦丁大公在華沙的一批外交檔案，恩格斯認為它是揭露沙皇政府力圖分裂和統治西歐各國的那些陰謀的歷史的主要資料之一，至少是最可靠的資料。
    二、檔案的主要作用
    1 、機關工作的查考憑據
　  檔案記錄了各種機關、單位過去活動的狀況，其中包括行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程與結果以及管理活動的經驗，它是任何一人政府、任何一個機關單位連續工作必須查考的憑據。自古以來，如《周禮》中即不乏執掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國都鄙官府之治”之類的記載。《現代檔案――原則與技術》認為檔案“是一個政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我們黨和國家歷來強調辦事要實事求是，各種機關單位為了有效地實行管理，必須切實地掌握材料。檔案可以為黨、政、軍等機關、企事業等單位的領導工作和業務管理，提供證據和咨詢資料，借以熟悉情況、總結經驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題。否則，只靠記憶處理工作則有時無以為憑，或往往有失準確，對間隔日久的事務難免被人遺忘。
例如，許多機關在建立和健全工作制度、進行改革、落實各項政策和制訂規則等各種活動中，大量地查考了檔案，順利地推動了工作。有的地方檔案散失，“無案可查”，則給工作造成許多困難。事實證明，大至制定黨和國家的方針政策，小至處理機關單位的具體事務，檔案乃是行政管理的一種工具，充分發揮檔案的作用有助于克服官僚主義，提高工作效率。
    2、生產建設的參考依據
　　檔案中記載了各種生產活動的情況、成果、經驗和教訓。從自然資源、生產手段到生產過程以及計劃管理和生產技術等各方面的信息，可以作為工農業生產和經濟管理的科學依據和參考材料。當今日益增多的科學技術檔案，更是進行現代化生產管理和科學技術管理的重要條件。但是，無論普通檔案，還是科學技術等專門檔案，總的來說，都在不同程度上和不同的方面反映了經濟活動的情況，都能為以經濟建設為中心的現代化建設提供咨詢研究、統計監督的情報信息，對制訂經濟計劃，檢查和總結生產情況，推廣先進生產技術和管理經驗以及防止災害等等，都是重要的參考材料。
　　比如，有的地方為了切實規劃和組織農業生產，查閱了幾十年作物種植面積、單產、總產、水利設施、生產建設、氣象雨量、管理措施、災情記錄，綜合分析研究，制訂了適合地區特點、揚長避短、發揮地區優勢的生產計劃，促進了大幅度的增產。有些地方，查閱歷年檔案，匯總分析，找出了本地區發生水旱冰雹災害的規律和防止經驗，據此采取相應措施，防止或減輕了災害，從而促進了生產，獲得了豐收。與此相反，有些地方因為沒有檔案可考，或“有案不查”，以致生產計劃不當、管理混亂、重復勞動、返工浪費、甚至發生事故，給國家和人民造成很多損失。大量的實踐證明，充分利用有關的檔案，對加強經濟管理，促進生產力發展，提高經濟效益，具有直接的作用。
　　3、政治斗爭的必要工具
 　 檔案中記載了社會、階級、經濟、政治、法律等各方面的狀況，這些原始材料，歷來都成為階級統治和進行各種政治斗爭的工具。在奴隸制和封建社會中，統治階級把檔案看作“插入鞘中的劍”，君主的“護衛”。民國時期的檔案學著作中，也不斷載有檔案乃“政治之工具”方面的論述。我國現存的大量檔案，記有國內外敵對勢力在中國所進行的許多罪惡活動以及中國人民進行革命斗爭的情況和有關的歷史事實。我們黨和國家，一向重視利用檔案，把它作為從事政治斗爭的可靠根據和銳利武器。全國人民在粉碎林彪、“四人幫”幫派體系的斗爭中，有關機關從檔案里查取了充分的材料，揭露他們反革命的歷史面貌和各種陰謀活動。同時，通過檔案也查證了許多同志的歷史情況，澄清了有關事實，糾正了冤、假、錯案。在國際斗爭中，檔案也是維護我國主權、同霸權主義進行斗爭的一種有力工具。今后，政治斗爭還將在一定范圍內長期存在，仍須正確發揮檔案的政治作用。
    4、科學研究的可靠資料
    無論是自然科學，還是社會科學、思維科學的研究，都必須詳細地占有材料，才能據以潛心鉆研，探索事物發展的規律。檔案可以從兩方面為科學研究提供豐富的歷史資料：一方面，專門進行科學研究的原始記錄，可供現實的研究工作直接借鑒；另一方面，從記錄的廣泛事實和經驗中，為各項研究活動提供大量的實驗、觀察和理論概括的基礎材料。所以，檔案是科學研究的必要條件。1956年，周恩來同志在《關于知識分子問題的報告》中指出：“為了實現向科學進軍的計劃，我們必須為發展科學準備一切必要的條件。在這里，具有首要意義的是要使科學家得到必要的圖書、檔案資料、技術資料和其他工作條件。”我國水利、氣象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用幾百年來大量有關檔案材料經過分析研究的結果。馬克思在撰寫《資本論》巨著的過程中，曾大量收集、研究和利用過工廠視察員報告、皇家鐵道委員會記錄、證詞以及其他各種文件中有關工作勞動、童工、工資、生活、居住條件等大批原始的檔案材料，進行了創造性的理論概括和闡發。所以人們常常比喻說，它是從事科學研究不可缺少的“食糧”。
　　5、宣傳教育的生動素材
    檔案所以成為宣傳教育的生動素材，因為它以歷史性、直觀性和原始性等而見長。請看下面聲像檔案，你有何感想？
    6、檔案能夠以其內容、涵義和外形特征如實地說明歷史上的某些事實，作為證實國家、集體和個人正當利益的書面文件。因為檔案在反映社會各種具體活動的同時，也反映了當事者應有的合法權益，其中包括立法性質的文件，證明文件和相互交往的各種材料。例如法律、法規、協議、合同、名單、記錄、報告與批件、書信、賬本、單據、存根等等，這些原始材料有的規定了各種社會關系、經濟關系和政治關系的組成，有的記載了有關事件的過程，各方面承擔的權利和義務以及當事人具有的資歷、待遇和榮譽。在這些方面發生疑問、爭執或糾紛時，檔案最能有力地說明權益的歸屬，成為權威性的法律證書，并有一定的物證作用。長期以來，為了證實國家、機關單位和個人的合法權益，檔案發揮了廣泛的作用。許多單位和個人以檔案為證據，解決了債務、產權和著作權等各種糾紛，證實了個人的學歷、經歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題。
    三、檔案發揮作用的規律性
    1 、檔案對機關的作用和社會作用的雙重性
    2、 檔案機密性的遞減律
    3、 檔案科學文化作用的遞增律
    4 、實現檔案價值的條件
        A、受社會發展水平的限制
        B 、受公眾對檔案認識水平的限制
        C 、受檔案管理水平的限制
　　國家檔案全宗是指國家所有的全部檔案的總和。
    按時期結合性質，它可以分類如下：
　　先以1949年10月1日為界，分為建國前檔案和建國后檔案，建國前檔案按政治性質分為革命政權檔案和舊政權檔案。革命政權檔案，又稱為“革命歷史檔案”，是指“五四”運動至建國期間中國共產黨領導的新民主主義革命的檔案，舊政權檔案是指國民黨政府、偽滿政權、北洋政府以及歷朝歷代封建制政權、奴隸制政權的檔案。