(一九九一年五月八日)

第一章總則

　　第一條為了搞好審計文件材料的立卷歸檔工作，并使之制度化、規范化，根據審計署、國家檔案局《關于審計檔案管理工作的規定》，制定本程序。

　　第二條堅持誰審計誰立卷的原則，建立立卷歸檔工作責任制。立卷歸檔工作應列入項目審計計劃，由審計組指定專人負責文件材料的收集、整理和立卷工作，做到邊審計、邊收集整理，審結卷成。

　　第三條認真貫徹審計監督和行政管理兩類文件材料分開立卷的原則，準確劃分兩者的界限，以保證審計檔案的系統性和完整性。

　　第四條審計檔案卷質量的基本要求是完整和精煉。

　　“完整”的要求是：

　　(一)每一年度執行審計項目計劃所形成的審計文件材料，均應收集齊全。

　　(二)每一審計項目所形成的文件材料，均應收集齊全。

　　(三)每一案卷重要文件的各種稿本，均應收集齊全。

　　“精煉”的要求是，在立卷過程中嚴格按文件材料保存價值決定取舍，應做到：

　　(一)按職能分類，防止審計監督和行政管理兩類文件混合立卷和不必要的重復性立卷。

　　(二)對審計證明材料，應以審計報告所列問題的需要為標準，區分經過核實和未經過核實、已用作依據和未用作依據，分別加以取舍；與審計報告所列問題無關或未經核實的材料，均不立卷。

　　(三)對各種審計文書的歷次修改稿，除有重要內容的修改稿應立卷歸檔外，一般修改稿不必歸檔。

第二章收集整理

　　第五條審計項目確定后，有關人員應立即制訂該項目文件材料的收集整理工作計劃，做好準備工作。

　　第六條按照邊審計、邊收集整理、審結卷成的要求，從確定審計項目開始，即應對每個審計程序上形成的文件材料，隨時加以收集，并存放于事先準備好的該審計項目文件夾(袋)中，以備整理、選用。

　　第七條凡記錄和反映審計機關在履行審計職能活動中直接形成的文件、電報、信函、憑證、筆錄的原件及其復制件，照片、音像磁帶，以及與審計事項有關的其它文件材料，均屬審計檔案的收集范圍。具體是：

　　(一)上級機關對審計立項的指示、批示和下達的審計項目任務文件。

　　(二)審計通知書。

　　(三)審計報告(或復審意見)，審計機關審定審計報告(復審意見)的會議紀要或會議記錄摘要。

　　(四)審計報告所列問題的證明材料。

　　(五)被審計單位對審計報告的書面意見。

　　(六)有關審計處理的請示，審計事項的報告及上級機關的批復、批示。

　　(七)審計(含復審)結論和決定或審計意見通知書。

　　(八)被審計單位關于執行審計結論和決定情況的報告。

　　(九)罰款、沒收款、扣繳款，停止撥款、貸款，凍結銀行存款，封存帳冊等文書及回執。

　　(十)被審計單位對審計結論和決定的復審申請，對審計(含復審)結論和決定的申訴材料；有關人員對審計(含復審)結論和決定的申訴材料。

　　(十一)依法作出審計結論和決定的法規目錄或摘要，上級機關有關本項目問題處理的政策界限。

　　(十二)有關本審計項目的情況報告、通報。

　　(十三)審計調查報告及有關文件材料。

　　(十四)各種調查取證材料。

　　(十五)移交處理意見書。

　　(十六)群眾來信或來訪記錄。

　　(十七)項目審計計劃或審計方案，有關本項目計劃安排方面的意見、請示、報告、批復和其它有關材料。

　　(十八)與本項目有關的其它材料。

　　第八條不歸檔文件材料的范圍：

　　(一)與本項目無關的文件材料。

　　(二)未用作審計報告所列問題依據的文件材料。

　　(三)未經領導審閱、簽發的未生效的文電草稿和文件的一般修改稿。

　　(四)審計過程中摘錄的供參閱的非取證材料和筆錄。

　　(五)重份文件材料。

　　第九條在審計文件材料的整理工作中，應根據文件材料的保存價值及其相互之間的歷史聯系，并以審計報告所列問題的需要為標準，對需要立卷的文件材料，特別是證明材料，要進行嚴格的鑒別和挑選；對其中不必立卷歸檔但有參考價值的文件材料，可作為資料保存。

　　第十條按照審計法規、審計取證、文書處理的有關規定，對確定立卷歸檔的文件材料，應檢查有關程序和簽批認定手續等是否完備，不符合要求的應予補救。

第三章立卷組合

　　第十一條按職能分類。立卷時，先劃清審計監督和行政管理活動所形成的兩種不同文件材料之間的界限，分別按各自的要求立卷。遇有兩類文件材料相互交叉或難以區分時，應根據完整、精煉的要求，認真分析、鑒別，酌情處理；必要時，個別文件可在審計和文書兩類案卷中同時立卷。

　　第十二條按項目立卷。對應立卷歸檔的文件材料，根據審計項目的不同情況和便于管理的需要，采用不同的方法立卷：

　　(一)以項目為單位進行立卷。一個審計項目的文件材料應立成一卷或數卷，一般不得把兩個或兩個以上項目的文件材料合并立成一卷。除利用外資審計項目外，跨年度結束的審計事項，放于審計結束的年度立卷。

　　(二)承包經營責任審計和廠長(經理)經濟責任審計，按單位、人名和審計年度分別立卷。

　　(三)定期審計，按被審計單位和年度立卷。一個年度內被審計單位的材料普遍較少時，可將這些單位的材料分別裝訂成薄卷，放在同一卷盒內。

　　(四)行業審計，本機關直接審計形成的文件材料，與下級審計機關報送的有關審計情況報告和本機關的綜合材料，應分別立卷。

　　(五)專項資金審計，利用外資審計，按項目和年度立卷。

　　(六)審計調查按專題立卷，視材料的多少立成一卷或數卷，材料少時可將幾個專題材料合并立卷。

　　(七)復審文件材料由辦理復審的審計機關立卷。抄送給原審計機關的復審文件材料與原審計結論和決定在同一年度的，與其合并立卷；不在同一年度的，另行立卷。

　　(八)審計過程中，移送外單位處理的有關事項的文件材料。審計機關應根據有關規定，將原件或復印件隨該審計項目文件材料立卷。

　　第十三條按單元排列。卷內文件的排列順序，一般采用單元排列法。即將需立卷歸檔的文件材料分為結論性文件材料、證明性材料和立項性文件材料三個單元，每個單元內再根據不同情況和需要按不同順序排列。

　　第一單元結論性文件材料，逆審計程序結合重要程序排列；

　　(一)向上級機關報送的有關本項目的審計情況報告。

　　(二)審計(含復審)結論和決定或審計意見通知書。

　　(三)被審計單位執行審計結論和決定情況的報告及罰款、沒收款、扣繳款回執。

　　(四)有關審計處理的請示，審計事項的報告及上級機關的批復、批示。

　　(五)審計報告(含復審意見)及審計機關審定審計報告(復審意見)的會議紀要或會議記錄摘要。

　　(六)被審計單位對審計報告的書面意見。

　　(七)被審計單位對審計結論和決定的復審申請，對審計(含復審)結論和決定的申訴材料；有關人員對審計(含復審)結論和決定的申訴材料。

　　(八)停止撥款、貸款，凍結銀行存款，封存帳冊的文書及回執。

　　(九)有關本項目的通報。

　　(十)移送處理意見書。

　　第二單元證明性材料，按其所證明的審計報告所列問題的次序排列：

　　(十一)審計證實問題匯總記錄(證實審計報告所列問題的匯總文字或表格)。

　　(十二)審計證實問題分項記錄(證實審計報告所列問題之一的原始憑證、審計工作記錄及調查證明性材料)。

　　(十三)依法作出審計結論和決定的法規目錄或摘要、上級機關有關本項目問題處理的政策界限。

　　第三單元立項性文件材料，按文件產生的先后順序排列：

　　(十四)上級機關對項目審計任務的指示和部署意見。

　　(十五)群眾來信或來訪的記錄。

　　(十六)本項目的審計計劃或審計方案。

　　(十七)審計通知書。

　　第十四條卷內文件的排列，一般批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，修改在后。

第四章立卷編目

　　第十五條以卷為單位，對卷內文件材料逐頁在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯數字順序編寫頁號。

　　第十六條卷內文件目錄按卷內文件材料的排列順序和內容編寫：

　　第一欄，順序號：以文件材料排列先后順序逐件填寫。

　　第二欄，字號：填寫文件制發機關的發文字號。

　　第三欄，責任者：填寫對文件材料的署名者，即對文件材料負有責任的團體和個人。未署名的，應判定責任者。

　　第四欄，題名：即文件標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加“［］”。

　　第五欄，日期：文件的形成時間。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數字右下角加“　”號。

　　第六欄，頁號：填寫文件所在起止頁號。

　　第十七條案卷封面(見附圖)的印制與填寫：

　　(一)“全宗名稱”，印制或填寫立檔單位全稱或通用簡稱。

　　(二)“審計案卷題名”，即審計項目名稱，按照介詞“對”字、被審計單位名稱、審計事項的時間范圍和審計事項名稱的順序填寫。

　　(三)“審計時間”，填寫從制發審計通知書至下達審計結論和決定或審計意見通知書的起止時間。

　　(四)“審計組負責人”，填寫審計組負責人姓名。

　　(五)“本項目共卷(第卷)，填本審計項目形成的案卷總數，本卷是其中第幾卷。

　　(六)“年月至年月”，填寫本卷文件材料形成的起止時間。

　　(七)“本卷共件頁”，填寫本卷文件材料的總件數和總頁數。

　　(八)“保管期限”，根據審計檔案保管期限表的規定劃注。

　　(九)“歸檔號”，填寫文書處理號。

　　(十)案卷封面采用長×寬為300mm×220mm規格，250克牛皮紙。

　　第十八條備考表的填寫；

　　(一)卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標注時間。

　　(二)立卷人：由立卷者簽名，并注明日期。

　　(三)檢查人：由審計組或審計業務處室負責人簽名，并填寫檢查日期。

　　(四)立卷時間：填寫完成立卷的日期。

第五章案卷裝訂

　　第十九條案卷的裝訂應注意以下事項：

　　(一)拆除文件上的金屬物。

　　(二)破損和褪色的文件材料，應進行修補或復制。

　　(三)文件材料裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標準的十六開紙上。

　　(四)文件材料字跡難以辯認的，應附抄件并加以說明。

　　(五)文件材料是外文的，應附有中譯本。

　　(六)卷內文件材料，一般不超過二百頁為宜，超過的可根據文件材料內容的階段性分卷裝訂。

　　(七)裝訂時文件的右邊和下邊要取齊。

　　(八)裝訂要牢固、整齊、美觀、不丟頁、不壓字。不損壞文件，不妨礙閱讀。

　　第二十條錄音帶、錄像帶、照片等聲像檔案，應逐件登記單位、時間、內容、數量、制作者。

　　第二十一條證物能附卷保存的，應裝入卷內或物品袋內，袋上寫明名稱、數量、特征、來源。不便附卷保存的，另行包裝封面，注明年度、內容、檔號、審計項目標題等，連同案卷一并歸檔。有些證物不宜保存者，應拍成照片存檔。

第六章歸檔

　　第二十二條對立好的案卷，應有審計組負責人和檔案人員逐卷檢查，不符合要求的應予補救或返工。

　　第二十三條對立好的案卷由檔案部門與立卷部門共同研究，按有關規定劃注保管期限。

　　第二十四條案卷立好并經驗收后，應按規定時間向機關檔案室移交。

　　第二十五條審計文件材料立卷工作完成后，未列入卷內但有參考價值的材料，可由經辦單位保存備查；確實不需要保存的文件材料，應登記造冊，經批準后銷毀。