1范圍
本編碼方案適用于江西省檔案館，可管理以件、案卷及類別為整理層級的電子檔案。其他各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位和其他社會組織參照執行。
2構成規則、描述
2.1檔號編碼方案
檔號是以字符形式賦予檔案的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。文書類電子檔案的檔號構成規則：全宗號-檔案門類代碼·年度-機構（問題）代碼-保管期限代碼-件號；聲像類電子檔案的檔號構成規則：全宗號-檔案門類代碼·年度-案卷號-件號，各元素描述如表1。早期存量電子檔案按原規則編制檔號，專題電子檔案的檔號編碼另行規定。
表1 檔號編碼方案規則與描述
元素名稱 | 描 述 |
全宗號 | 檔案館給立檔單位編制的代號。用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數字標識某一屬類全宗的順序號。 |
檔案門類代碼 | 檔案館賦予檔案門類的代號。見本文第6節：檔案門類代碼編碼方案。 |
年度 | 文件形成的年度。用四位阿拉伯數字標識公元紀年。 |
機構（問題）代碼 | 作為分類方案類目的機構問題名稱或規范化簡稱。用兩位阿拉伯數字標識。 |
保管期限 | 歸檔文件的保管期限。用一位漢語拼音字母標識。即永久為Y，長期為C，短期為D。 |
案卷號 | 案卷排列的順序號。其中照片檔案的案卷由與某個的事由相關的照片組成。用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。 |
件號 | 歸檔文件的排列順序號。用四位阿拉伯數字標識。卷內文件按排列次序流水編號，不應有空號。 |
2.2唯一標識符編碼方案
唯一標識符用于唯一標識電子檔案及其組件，包括文件標識符、文檔標識符、文檔編碼標識符等多種標識符。
2.2.1文件標識符編碼方案
文件標識符用于唯一標識電子檔案實體。文件標識符構成規則：CN+檔案館代碼+全宗號+檔案門類代碼+年度+順序號，各元素描述如表2。
表2 文件標識符編碼方案規則與描述
元素名稱 | 描 述 |
CN | 依據《國家及其地區名稱的代碼.第2部分:國家地區代碼》（ISO 3166-2-2007 ）用“CN”標識所屬國家為中國。 |
檔案館代碼 | 依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》（國檔發〔1987〕4號）對檔案館所賦予的代碼。 |
全宗號 | 檔案館給立檔單位編制的代號。按照《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）編制。 |
檔案門類代碼 | 檔案館賦予檔案門類的代號。見本文第6節：檔案門類代碼編碼方案。 |
年度 | 文件形成的年度。用四位阿拉伯數字標識公元紀年。 |
順序號 | 同一年度下，每件檔案的流水編號。用六位阿拉伯數字標識。 |
2.2.2文檔標識符編碼方案
文檔標識符用于唯一標識電子檔案的文檔數據，主要在文書類電子檔案中使用。文檔標識符構成規則：文件標識符+D+順序號，各元素描述如表3。
表3文檔標識符編碼方案規則與描述
元素名稱 | 描 述 |
文件標識符 | 電子檔案實體的唯一標識符。見本文第2節：文件標識符編碼方案 |
D | 標識順序號為文檔順序號。 |
順序號 | 文檔的順序號。 |
2.2.3文檔編碼標識符編碼方案
文檔編碼標識符用于唯一標識電子檔案的文檔編碼數據，主要在文書類電子檔案中使用。文檔編碼標識符構成規則：文檔標識符+E+順序號，各元素描述如表4。
表4 文檔編碼標識符編碼方案規則與描述
元素名稱 | 描 述 |
文檔標識符 | 電子檔案的文檔的唯一標識符。見本文第4節：文檔標識符編碼方案。 |
E | 標識順序號為編碼順序號。 |
順序號 | 編碼的順序號。 |
2.3檔案門類代碼編碼方案
檔案門類代碼是檔案館賦予檔案門類的代號，由字母、數字及連接符構成，編制規則如表5。其他未列出檔案門類代碼見《江西省國家綜合檔案館館藏專業檔案目錄數據庫結構規范（一）》。
表5 檔案門類代碼編碼方案規則與描述
代碼名稱 | 描述 |
WS | 文書檔案 |
ZP | 照片檔案 |
LY | 錄音檔案 |
LX | 錄像檔案 |
KJ | 科學技術檔案 |
ZY·RS | 專業檔案-人事類 |
ZY·MS | 專業檔案-民生類 |
ZY·MS·001 | 專業檔案-民生類-城鄉居民最低生活保障檔案 |
ZY·MS·002 | 專業檔案-民生類-傷殘撫恤人員檔案 |
ZY·MS·003 | 專業檔案-民生類-殯葬服務單位業務檔案 |
ZY·MS·004 | 專業檔案-民生類-婚姻登記檔案 |
ZY·MS·005 | 專業檔案-民生類-社會保險業務檔案 |
ZY·MS·006 | 專業檔案-民生類-城鄉居民健康檔案 |
ZY·MS·007 | 專業檔案-民生類-病歷檔案 |
ZY·MS·008 | 專業檔案-民生類-移民檔案 |
ZY·MS·009 | 專業檔案-民生類-農村五保供養檔案 |
ZY·MS·010 | 專業檔案-民生類-城鎮廉租住房檔案 |
ZY·MS·011 | 專業檔案-民生類-拆遷檔案 |
ZY·MS·012 | 專業檔案-民生類-就業失業登記檔案 |
ZY·MS·013 | 專業檔案-民生類-工傷鑒定檔案 |
ZY·MS·014 | 專業檔案-民生類-公積金檔案 |
ZY·ZW | 專業檔案-政務類 |
ZY·JJ | 專業檔案-經濟類 |
ZY·JJ·002 | 專業檔案-經濟類-土地檔案 |
ZY·JJ·006 | 專業檔案-經濟類-房產檔案 |
ZY·JJ·016 | 專業檔案-經濟類-林權檔案 |
ZY·WH | 專業檔案-文化類 |
ZY·QT | 專業檔案-其他類 |
ZY·QT·001 | 專業檔案-其他類-干部知青下放檔案 |
ZY·QT·002 | 專業檔案-其他類-收養檔案 |
ZY·QT·003 | 專業檔案-其他類-職稱檔案 |
2.4控制標識編碼方案
控制標識是用于控制電子檔案安全利用的分類標識，可分為開放、控制、待定、絕對控制、互聯網公開和其他等幾種，具體描述如表7。
表7 控制標識編碼方案規則與描述
控制標識名稱 | 描 述 |
開放 | 電子檔案經鑒定可在檔案館（室）內開放利用。 |
控制 | 電子檔案經鑒定為控制利用。 |
待定 | 電子檔案未經鑒定。 |
絕對控制 | 電子檔案未經版權所有者許可，檔案館（室）不可自由使用。 |
互聯網公開 | 電子檔案可在互聯網公開利用。 |
2.5業務類型編碼方案
業務類型是電子檔案得以形成的職能業務的聚合層次，主要有事務、活動、職能和外部職能。具體描述及實例如表8。
表8 業務類型編碼方案規則與描述
業務類型 | 描述 | 示例 |
事務 | 某組織機構為完成一項業務活動而實施的最小工作單元 | 1.某單位有關區域性法規或標準的制定工作。法規或標準申報工作中的需求調研、擬定申報書等事務，法規或標準起草工作中的調研、修改、征求意見、專家評審等事務，法規或標準報批工作中的定稿、報批等事務。 2. 某省科技廳的2011年科研項目管理工作。項目計劃制定工作中的起草、修改等事項，項目立項工作中的申報項目受理、組織專家評審等事務，項目實施工作中的經費管理、項目督察等事務，項目結項工作中的受理項目研究報告、組織專家鑒定、發布項目完成情況。 |
活動 | 某組織機構為完成其主要職能之一而開展的主要工作任務。一個活動應該基于一系列連貫的事務，并產生一個結果。 | 1.某單位實施區域性法規或標準的制定工作，包括上報法規或標準制定申報書、上報法規或標準報批稿并獲得批準等活動。 2.某省科技廳實施2011年科研項目管理工作，包括發布項目計劃、發布項目任務書、確定并撥付項目經費、通報項目完成情況等活動。 |
職能 | 某組織機構承擔的主要職責。職能是組織機構所有活動的高層集合。 | 組織本單位或區域性工作會議，總結上一年度工作情況，安排部署新一年度工作任務。 |
外部職能 | 存在于組織機構外部的高層職能。外部職能為組織機構提供執行業務職能的更廣泛社會背景。 | 1.某省衛生廳與公安、教育等部門聯合開展區域性艾滋病防預工作。 2.某省直單位在省政府的領導下承辦跨區域或世界性經貿洽談或文化交流活動。 |
2.6管理行為編碼方案
管理行為是實施電子檔案的歸檔、移交、接收、鑒定、保存、利用等管理活動的具體行為，可以根據電子檔案全程管理需求對管理行為的值域進行擴展。具體描述如表9。
表9 管理行為編碼方案規則與描述
管理行為 | 描 述 |
歸檔登記 | 電子檔案管理系統捕獲電子檔案并賦予唯一標識的活動。 |
打包 | 電子檔案管理系統將電子檔案及其元數據作為一個整體按指定結構形成提交包的活動。 |
移交 | 將到期進館電子檔案以在線或離線方式向同級檔案館移交的活動。 |
接收 | 檔案館以在線或離線方式接收進館電子檔案，并導入數字檔案管理系統、賦予唯一標識的活動。 |
格式轉換 | 在保持電子檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性的前提下，電子檔案管理系統或數字檔案管理系統將電子檔案由源格式向目標格式轉換的活動。 |
遷移 | 在保持電子檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性的前提下，將電子檔案從一種軟硬件環境向另一種軟硬件環境，或從一代技術向另一代技術轉移的活動。 |
刪除 | 在電子檔案管理系統或數字檔案管理系統刪除電子檔案及其元數據的活動。 |
開放鑒定 | 在數字檔案管理系統完成開放鑒定并更新相關元數據值的活動。 |
解密鑒定 | 在電子檔案管理系統或數字檔案管理系統完成解密鑒定并更新相關元數據值的活動。 |
銷毀鑒定 | 在數字檔案管理系統完成銷毀鑒定并實施電子檔案銷毀的活動。 |
原文下載 | 從電子檔案管理系統或數字檔案管理系統下載電子檔案原文及其元數據的活動。 |
數字簽名 | 電子檔案管理系統或數字檔案管理系統對電子檔案內容信息進行數字簽名生成固化信息的活動。 |
封裝 | 按照元數據及封裝標準，在數字檔案管理系統采用數字簽名技術將電子檔案及其元數據封裝成保存數據包的活動。 |
修訂封裝 | 在數字檔案管理系統對經授權修改的電子檔案保存數據包進行修改封裝的活動。 |
