為規(guī)范、統(tǒng)一我省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏民國(guó)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，現(xiàn)依據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）、《民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案著錄細(xì)則》（DA/T20.1-1999）等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，制定本規(guī)范。
一、適用范圍
本規(guī)范適用于我省各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。本規(guī)范規(guī)定了民國(guó)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)。
本規(guī)范引用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，其修訂本適用于本規(guī)范。
二、目錄數(shù)據(jù)庫字段描述
本規(guī)范主要從數(shù)據(jù)類型、著錄細(xì)則、約束性等方面對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫字段進(jìn)行描述。
數(shù)據(jù)類型：該字段的基本屬性，專業(yè)檔案各字段均采用字符型，用“C”表示。
著錄細(xì)則：在DA/T20.1-1999的總體要求下，進(jìn)一步對(duì)該字段的著錄方法、值域等做出規(guī)定。
約束性：說明采用該元數(shù)據(jù)元素的強(qiáng)制性程度，分“必填”、“選填”。“必填”表示此字段不可為空；“選填”表示此字段按照檔案實(shí)體著錄，有則填寫，無則為空。
三、民國(guó)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則
以下所列為民國(guó)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫的基本字段，在紙質(zhì)民國(guó)檔案數(shù)字化過程中形成的數(shù)字化元數(shù)據(jù)屬于目錄數(shù)據(jù)庫的組成部分，具體要求見《江西省紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理與技術(shù)規(guī)范》。
序號(hào) | 字段名 | 類型 | 著 錄 細(xì) 則 | 約束性 |
1 | 檔案館代碼 | C | 著錄國(guó)家綜合檔案館代碼。 | 必填 |
2 | 檔案館名稱 | C | 著錄國(guó)家綜合檔案館名稱。 | 必填 |
3 | 檔案門類代碼 | C | 文書類檔案統(tǒng)一著錄為“WS”。 | 必填 |
4 | 全宗名稱 | C | 著錄完整規(guī)范的全宗名稱。 | 必填 |
5 | 全宗號(hào) | C | 著錄國(guó)家綜合檔案館為同級(jí)各立檔單位檔案全宗給定的規(guī)范化代碼。按照檔案實(shí)體全宗號(hào)編制規(guī)則著錄。 | 必填 |
6 | 目錄號(hào) | C | 著錄全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼或順序號(hào)，用1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。 | 必填 |
7 | 案卷號(hào) | C | 著錄檔案所屬的案卷號(hào)，用5位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。案卷號(hào)不足五位，前面用“0”補(bǔ)足，如“00003”。 | 必填 |
8 | 起始頁號(hào) 或件號(hào) | C | 用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足。 | 必填 |
9 | 檔號(hào) | C | 檔號(hào)構(gòu)成規(guī)則為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-起始頁號(hào)或件號(hào)。 | 必填 |
10 | 年度 | C | 著錄轉(zhuǎn)換成公元紀(jì)年的檔案形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。不能確定時(shí)著錄“XXXX”。 | 必填 |
11 | 題名 | C | 按照檔案文件原有題名著錄。沒有題名或題名不能完整表達(dá)文件內(nèi)容的，應(yīng)重新擬定題名。題名擬定應(yīng)力求完整，準(zhǔn)確揭示責(zé)任者、內(nèi)容、文種。重?cái)M題名用“[]”標(biāo)識(shí)。題名擬寫中要注意反映檔案內(nèi)容，直書其事，不加褒貶，“汪偽”、“日偽”政權(quán)的檔案必須要加“汪偽”、“日偽”，以示區(qū)別正統(tǒng)政權(quán)。 | 必填 |
12 | 事由 | C | 按照檔案文件原有事由著錄，沒有事由則不著錄。 | 選填 |
13 | 人物 | C | 著錄具有檢索意義的人物姓名，必要時(shí)可同時(shí)著錄人物的職務(wù)、出生地、工作簡(jiǎn)歷等信息。不同人物信息之間用全角的“；”號(hào)隔開。 | 選填 |
14 | 責(zé)任者 | C | 責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)，應(yīng)直接著錄，當(dāng)責(zé)任者為兩個(gè)或兩個(gè)以上時(shí)，立檔單位本身是責(zé)任者則必須著錄。責(zé)任者為機(jī)關(guān)團(tuán)體時(shí)，著錄單位全稱或規(guī)范性的通用簡(jiǎn)稱；責(zé)任者為個(gè)人時(shí)著錄姓名，必要時(shí)姓名后著錄職務(wù)，姓名與職務(wù)間以“，”相隔。多個(gè)責(zé)任者之間以全角“；”號(hào)相隔。 | 選填 |
15 | 成文時(shí)間 | C | 著錄轉(zhuǎn)換成公元紀(jì)年的文件制成時(shí)間，由8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。發(fā)文著錄其封發(fā)蓋印時(shí)間或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)間。如某文件形成時(shí)間為1936年2月18日，應(yīng)著錄為19360218。 當(dāng)文件形成時(shí)間不全時(shí)，如缺少年度，或缺少月、日，則在此著錄文件時(shí)間，缺少部分用“X”補(bǔ)足。如“XXXX0809”表示某年的8月9日。 | 選填 |
16 | 保管期限 | C | 民國(guó)檔案默認(rèn)保管期限為“永久”。 | 必填 |
17 | 附件題名 | C | 有多個(gè)附件時(shí)，應(yīng)逐一著錄各附件題名，附件題名之間用“；”隔開。 | 選填 |
18 | 控制標(biāo)識(shí) | C | 著錄控制檔案安全利用的分類標(biāo)識(shí)。根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，著錄“開放”或“控制”標(biāo)識(shí)。 | 必填 |
19 | 稿本 | C | 依據(jù)實(shí)際情況著錄為副本、草稿、定稿、手稿、草圖、藍(lán)圖等，正本不必著錄。 | 選填 |
20 | 政權(quán)標(biāo)識(shí) | C | 日（汪）偽政權(quán)檔案用“#”表示。 | 選填 |
21 | 語種 | C | 依據(jù)實(shí)際情況著錄為英語、法語、德語、滿語、藏語等，漢語不必著錄。 | 選填 |
22 | 檔案所屬歷史時(shí)期 | C | 統(tǒng)一著錄為“民國(guó)”。 | 必填 |
23 | 電子檔案生成方式 | C | 統(tǒng)一著錄為“數(shù)字化”。 | 選填 |
24 | 電子檔案名 | C | 著錄計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)電子檔案的一個(gè)字符串，由名稱、擴(kuò)展名二部分組成。 可采用文件級(jí)檔號(hào)或其它命名規(guī)則為電子檔案命名。 | 選填 |
25 | 離線存址 | C | 著錄光盤、移動(dòng)硬盤、磁帶等離線備份介質(zhì)的編號(hào)，多個(gè)編號(hào)之間用“；”隔開。離線備份介質(zhì)編號(hào)規(guī)則按照《江西省數(shù)字檔案與數(shù)據(jù)離線備份管理規(guī)范》編制。 | 選填 |
26 | 附注 | C | 著錄各著錄項(xiàng)需要解釋和補(bǔ)充說明的事項(xiàng)。 | 選填 |
