1．引言

1．1為了適應計算機管理檔案的需要，簡化文件歸檔整理程序，提高檔案工作效率，根據國家檔案局行業標準《歸檔文件整理規則》，特制定本實施辦法。

1．2本辦法適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料的整理工作。

1．3本辦法實施的前提條件是使用計算機和有關適用的檔案管理軟件。

1．4本辦法所稱歸檔文件是指各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質材料。

1．5歸檔文件整理的單位是件。一般以自然件為一件，逐件整理歸檔。

1．5．1單份文件，一份為一件。

1．5．2文件正本與定稿，正文與附件為一件；原件與復制件為一件；轉發件與被轉發件為一件。

1．5．3報表、名冊、圖冊、期刊等，一冊(本)為一件。

1．5．4同一年度形成的來文與復文(包括請示與批復、報告與批示、來函與復函等)為一件，跨年度形成的可各為一件。

2．歸檔文件整理原則

2．1歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位：進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

2．2歸檔文件整理原則

遵循文件自然形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同保存價值，適應計算機管理的需要，便于保管和利用。

3．歸檔文件質量要求

3．1每件歸檔文件均應齊全、完整。對已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

3．2歸檔文件的紙張，書寫、裝訂材料等應符合檔案保護的要求。用紙尺寸須采用國際標準A4紙規格；歸檔文件的字跡應確保耐久性；歸檔文件應無金屬物。

4．歸檔文件整理方法

4．1裝訂

4．1．1歸檔文件應逐件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發件在前，被轉發件在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

4．1．2使用裝訂的材料應符合檔案保護的要求，且簡便易行、成本低廉。每件歸檔文件可用縫紉踏線(沿裝訂線或左上角斜角踏線)或使用文件存檔固定套固定歸檔文件，頁數多的裝訂可采用三孔一線。裝訂應不影響歸檔文件的閱讀和復制。

4．2分類

分類方案可以結合年度、保管期限、機構(問題)制定。同一全宗內檔案的分類應盡可能與實施本辦法前保持一致，以保證分類方案的穩定。

4．2．1按年度分類

將文件按其形成或辦理的年度分類?？缒甓刃纬傻奈募?，應在辦結年度整理歸檔。

4．2．2按保管期限分類

將文件按永久、長期、短期三個保管期限分類。

4．2．3按機構分類

將文件按形成或承辦的機構分類。

4．2．4按問題分類

將文件按其內容所說明的問題分類。

4．3排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表、一項工作(活動)、一件事情、簡報、刊物等成套性文件應集中排列在一起。

如：按年度一機構一保管期限分類的，將歸檔文件材料按三個保管期限分開后，同一保管期限的，按時間(或重要程度)先后排列，并盡可能將同一事由、關系密切的文件材料排列在一起。

4．4編號

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，并在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(問題)等選擇項(見圖1)。

4．4．1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

4·4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如2000。

4．4．3保管期限：標注歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。如：永久為“永”，長期為“長”，短期為‘‘短’’；或永久為"Y”，長期為“C”，短期為‘‘D”。

4·4·4件號：文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。

室編件號在分類方案的最低一級類目內。按文件排列順序從“1’’開始標注。如：按年度一機構一保管期限分類，可一個保管期限編一個大流水號。館編件號按進館要求標注。

4·4·5機構：填寫文件形成或承辦部門的名稱或規范化簡稱，如宣傳教育處可簡稱為"宣教處"。

4·4·6問題：填寫分類方案類目的問題名稱，如cc黨群"、"行政”、“業務”等。

4．5編目

歸檔文件應依據分類方案和檔案室編件號順序編制歸檔文件目錄。

4．5．1《歸檔文件目錄》由歸檔文件目錄封面、歸檔整理說明、歸檔文件目錄三部分構成，并應裝訂成冊。

4．5．2歸檔文件目錄封面內容包括：全宗名稱、年度等必備項，保管期限、機構(問題)等選擇項(見圖2)。、封面用紙幅面采用國際標準A4型(長×寬為297mm×210mm)。

4．5．3歸檔整理說明內容包括：本年度立檔單位概況，內設機構及黨、政主要領導人變化情況；本年度文書檔案整理歸檔情況。

4．5．4歸檔文件目錄內容包括：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注(見圖3)。

4．5．4．1件號：填寫室編件號

4．5．4．2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。

4．5．4．3文號：文件的發文字號。

4．5．4．4題名：文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“[]"號。

4．5．4．5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909。

4．5．4．6頁數：每一件歸檔文件的頁數。文件中有圖文的頁面為一頁。

4·5·4·7備注：注釋文件需補充和說明的情況。

4．6裝盒

將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

4·6·1根據分類方法的不同，應將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，即不同形成年度、保管期限和機構(問題)的歸檔文件，不能放入同一檔案盒。

4．6．2檔案盒

4·6·2·1檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)、盒脊厚度可根據需要設置為20mm，30mm，40mm(見圖4a)。‘

4·6·2·2檔案盒應根據擺放方式不同(檔案盒橫放排列，即檔案盒的寬作為脊；檔案盒豎放排列，即檔案盒的長作為脊)，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(問題)等選擇項(見圖4b、圖4c。)。其中，起止件號是填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

4．6．2．3檔案盒應采用無酸紙制作。

4．6．3備考表

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期(見圖5)。

4·6.3.1盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

4．6．3．2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

4．6．3．3檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

4．6．3．4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

5．本辦法由浙江省檔案局負責解釋。