1、總    則
　　1.1范圍
　　本規范規定了紙質文書檔案數字化工作的基本環節和技術要求。
　　本規范適用于甘肅省各級檔案部門對紙質檔案的數字化加工處理及數字化成果的管理。
　　1.2規范引用文件
　　本規范依據以下國家標準制定：
　　DA / T 31 一2005 紙質檔案數字化技術規范。
　　GB/T 18894-2002電子文件歸檔與管理規范
　　DA/T 18—1999 檔案著錄規則
　　2、基本要求
　　2.1基本原則
　　紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。
　　2.2數字化對象的確定原則
　　應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。
　　2.3符合國家法律法規的原則
　　紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。
　　2.4 價值性原則
　　屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的檔案可列入數字化加工的范圍。
　　3、基本環節及過程管理
　　3.1紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。（具體流程見附錄圖1）。
　　3.2應加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數
　　字化檔案信息的安全。
　　3.3紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。
　　4、前處理工作規范
　　4.1 檔案調卷及質檢
　　對調得的檔案進行前期質量檢查工作，對有以下情況的案卷視為質量不合格案卷，需要填寫調用掃描案卷檢查登記表，并交整理人員重新整理。
　　4.1.1案卷題名不清或無題名。
　　4.1.2案卷無檔號、檔號錯誤或者檔號重復。
　　4.1.3案卷無卷內目錄或者卷內目錄不正確。
　　4.1.4卷內文件頁碼不正確，例如重編或者漏編頁碼。
　　4.1.5未進行解密劃控鑒定的案卷。
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　　4.2 檔案整理
　　在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要做出標識，確保檔案數字化質量。
　　4.2.1編頁
　　應在掃描之前對沒有編頁或編頁不規范的檔案重新進行編頁。
　　4.2.2編頁位置
　　應在檔案頁面的底端用鉛筆（建議用2B鉛筆）編寫頁號，編頁不應壓蓋檔案內容，頁面底端已有頁號時，應將原頁號用鉛筆劃去以示區分。
　　4.2.3編頁方法
　　使用阿拉伯數字從"1”開始依次編寫頁號，屬于同一案卷或文件下的檔案，應保證頁號編寫的連續性。
　　4.2.4拆除裝訂物
　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
　　4.2.5頁面修整
　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或燙平等）后再進行掃描。
　　4.2.6檔案整理登記
　　制作并填寫紙質檔案掃描檢查核對登記表（參考表格見附錄表二），詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。
　　4.2.7區分掃描件和非掃描件
　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是:無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描底稿。
　　4.2.8裝訂
　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持卷內文件的順序不變，做到安全、準確、無遺漏。對加工好并裝訂的檔案實體進行質量檢查，登記，出現以下情況的應退回加工單位重新整理。
　　4.2.8.1 卷內文件前后順序不正確。
　　4.2.8.2 卷內文件不完整，或者出現因對案卷加工引起的紙張殘缺。
　　4.2.8.3 裝訂方式不符合檔案裝訂規范
　　5、目錄建庫
　　5.1目錄數據準備
　　按照《 檔案著錄規則》 （DA / T18 一1999 ）的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件題名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。
　　5.2數據格式選擇
　　目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML或者TXT 文檔進行數據交換。
　　5.3目錄數據質量檢查
　　采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。
　　6、檔案掃描
　　6.1掃描方式 
　　6.1.1根據檔案幅面的大?。ˋ4 、A3 、AO 等）選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀（如工程圖紙可采用O 號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。
　　6.1.2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率；不適合拆卷的檔案可采用零邊距掃描儀或照相機拍攝方式。
　　6.2掃描色彩模式
　　6.2.1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。
　　6.2.2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值模式進行掃描。
　　6.2.3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，采用灰度模式掃描，檔案中的藍圖等特殊檔案也采用灰度模式掃描。
　　6.2.4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，宜采用彩色模式進行掃描。
　　6.2.5同一文件對應的檔案頁面，宜采用同一種色彩模式。
　　6.3掃描分辨率
　　6.3.1掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
　　6.3.2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率應選擇 ≥150dpi 。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率；需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi 。
　　6.4掃描登記
　　認真填寫紙質檔案掃描檢查核對登記表單，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法（參考表格見附錄表二）。
　　7、圖像處理
　　7.1糾偏
　　對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
　　7.2去污
　　對圖像中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。
　　7.3圖像拼接                      
　　對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。
　　7.4裁邊處理
　　采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。
　　7.5圖像數據質量檢驗
　　7.5.1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要
　　求時，應重新進行圖像的處理。
　　7.5.2由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重
　　新掃描。
　　7.5.3發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。
　　7.5.4發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。
　　7.5.5認真填寫紙質檔案掃描檢查核對登記表，記錄質檢結果和處理意見（參考表格見附錄表二）。
　　8、圖像存儲
　　8.1存儲格式
　　掃描的圖像應保存為TIFF 、JPEG或PDF 格式，一般黑白二值圖像保存為TIFF ( G4 ) 格式，灰度或彩色圖像保存為JPEG 格式，以單份文件為單位存儲為PDF 格式；數碼相機拍攝的圖像應保存為JPEG 格式。
　　8.2圖像文件的命名
　　8.2.1卷內文件級檔案圖像文件的命名：宜采用文件夾樹的命名方式，各文件夾名字長度為：全宗號3位；目錄號3位；案卷號4位；份文件夾名4位（或由掃描儀自動產生的8位也可以）；掃描的每頁檔案文件名4位（或由掃描儀自動產生的8位也可以）；不足以上位數的以"0"左補齊。命名標準其組成格式簡單表述如下：
　　全宗號   目錄號     案卷號      份文件夾號         文件號
　　3位      3位        4位      4位（或8位）      4位（或8位）
　　001       001        0001      0001（00000001）   0001（00000001）
　　8.2.2 歸檔文件級檔案圖像文件的命名：宜采用文件夾樹的命名方式，各文件夾名字長度為：全宗號3位；歸檔年度4位；機構（問題）4位（或由掃描儀自動產生的8位也可以）；件文件夾名4位（或由掃描儀自動產生的8位也可以）；掃描的每頁檔案文件名4位（或由掃描儀自動產生的8位也可以）；不足以上位數的以"0"左補齊。命名標準其組成格式簡單表述如下：
　　全宗號   歸檔年度     機構（問題）    件文件夾號         文件號
　　3位      4位       4位（或8位）   4位（或8位）    4位 （或8位）
　　001      2010     0001（00000001）   0001（00000001）   0001（00000001）
　　9、數據匯總掛接
　　9.1 匯總掛接
　　檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認"合格”后，通過相應的軟件與檔案文件目錄數據庫進行批量掛接，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。
　　9.2 檢查掛接
　　數據掛接后，以文件級目錄數據庫為依據，對掛接的圖像文件進行檢查，核對圖像文件的命名格式是否符合要求，發現錯誤及時修正。
　　9.3 掛接登記
　　對匯總掛接及檢查掛接的情況進行登記，對掛接錯誤的注明錯誤原因、處理
　　辦法及修正結果（參考表格見附錄表三）。
　　10、數據驗收
　　10.1數據抽檢
　　以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。一個全宗的檔案數據驗收時抽檢的比率不得低于5 %。
　　10.2驗收指標
　　10.2.1目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格”。
　　10.2.2一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率≥98 ％時，認定驗收"通過”。
　　合格率＝抽檢合格的文件數／抽檢文件總數X 100 %
　　10.3驗收登記
　　認真填寫紙質檔案掛接驗收登記表單（參考表格見附錄表三）。
　　11、數據備份
　　11.1數據備份
　　經驗收合格的完整數據應及時進行備份，同時為保證數據安全，備份載體的選擇應采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并異地保存。備份介質若為一次性寫入光盤,則至少備份3套。
　　11.2數據檢驗
　　備份的數據應進行檢驗，檢查備份數據是否能被計算機正確讀取、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。
　　11.3備份標簽
　　數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，并簡略說明備份內容和備份時間，以便查找和管理。
　　11.4備份登記
　　對每次備份的內容、數據大小、備份時間、備份套數及數據存放位置等進行記錄（參考表格見附錄表四）。
　　12、數據管理
　　12.1 管理要求
　　加強對紙質檔案數字化成果的管理，制定相應的管理制度，對備份數據定期檢查,確保數據的安全、完整和長期可用。
　　12.2 保管環境
　　12.2.1 數據光盤不得擦洗、劃痕、觸摸其裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片。
　　12.2.2 數據光盤保管環境溫度為14℃—24℃，相對濕度為45%—60%。防止數據光盤沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射，遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場。
　　12.3 檢測與維護
　　12.3.1 備份數據光盤每年進行一次有效性、安全性檢查，每5年重新刻錄、備份數據一次。
　　12.3.2 如原數據運行的軟、硬件平臺發生改變，應及時對數據進行轉換，并做好備份。
　　12.3.3 做好數據檢測與維護過程的登記，數據轉換時應說明數據轉換的原因及采取的轉換措施、轉換數據數量等。