上一講我們說到電子文件要借助于中介物才能被識讀，這個中介物就是計算機的軟硬件。電子文件的第二個特點就是系統依賴性。

　　電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統才能實現，即使有了計算機，如果我們使用的計算機系統與生成原文件的計算機系統在軟件、操作系統或硬件方面不兼容，我們就必須進行一系列的轉換、遷移工作，才能確保電子文件的可讀和可管理性。

　　例如說，我們要查看一份Word文件的內容，最基本的，我們必須要有一臺計算機，其次我們要看這份文件存儲在什么載體上，存儲在軟盤上的話要有軟驅、光盤要有光驅、DVD光盤要有DVD光驅、優盤要有USB接口，等等。然后我們的操作系統還必須是Windows系統，必須裝有Word軟件，只有以上條件全部滿足，才能查看這份電子文件。

　　電子文件的這一特性，要求在電子文件歸檔時，把相應的程序軟件一起歸檔。否則，過若干年后，就可能出現保存完好的電子文件，因為找不到載體讀取設備或者相應軟件而無法讀取的現象。或者，像現在的Word文件，由于Word程序是一種通用程序，被廣泛使用，所以歸檔時一般Word程序就不歸檔了，但是這就牽涉到電子文件遷移的問題，在講述第四個特點時會深入講解。