電子檔案管理標準化，是保障檔案信息化建設，促進國家檔案事業健康發展的重要前提和基礎。1985年，我國第一個檔案工作標準《檔案著錄規則》頒布。1999年，第一個電子文件管理國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》頒布。經過多年發展，到2006年底，我國已發布電子檔案標準7項，正在制定中的標準22項。
一、電子檔案管理標準的制定情況
我國辦公自動化暨電子檔案管理進程和檔案工作標準建設在時間上契合。辦公自動化、電子文件的生成與電子檔案管理始于80年代中期。1985年，第一次全國辦公自動化規劃會議對我國辦公自動化建設進行了規劃。1986年5月，國務院電子振興領導小組辦公自動化專家組第一次會議定義了辦公自動化系統功能層次和結構模式。隨后，個人電腦、辦公套件、網絡技術、移動辦公、工作流程自動化等漸次推行，電子文件大量生成。信息技術開始在檔案管理領域得到應用，檔案目錄數字化率先開展，檔案全文數字化、多媒體檔案數字化逐步推進。目前，電子檔案管理研究和實踐已經成為檔案工作熱點。
電子檔案標準化建設同電子檔案管理研究與實踐相伴而行。1996年10 月, 國家檔案局成立電子文件歸檔領導小組,下設OA 課題研究組和CAD 課題研究組,開展電子文件歸檔、管理、利用、法律效力及長期保存等問題的研究。隨后,國家檔案局承擔了CAD 及OA 電子文件歸檔管理要求的標準起草工作。經過各級檔案部門的努力，電子檔案管理研究取得了一批科技成果，計算機光盤檔案管理系統、中型機檔案資料管理智能軟件系統及革命歷史檔案目錄數據庫、受損航測數據磁帶檔案恢復與光盤轉儲等獲得國家科技進步獎。近幾年，相繼出版了《電子文件管理導論》 、《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理概論》 、《電子文件管理》等多部專著。國家檔案局發布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《全國檔案信息化建設實施綱要》等，規范和推動了電子檔案管理 。包括深圳市數字檔案館、青島市數字檔案館、安徽省電子文件中心在內的一批示范性數字檔案館和電子文件中心正在建設之中。旨在全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略的課題研究已經啟動。
源于實踐，服務實踐。1999年，我國第一個電子文件管理國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T 17678.1-1999）發布。此后，相繼發布了《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）、《紙質檔案數字化技術規范 》（DA/T 31-2005）、《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T 32-2005）。制訂和發布的電子檔案目錄交換標準有：《全國革命歷史檔案數據采集標準 革命歷史檔案機讀目錄軟磁盤數據交換格式》（DA/T 17.5-1995）、《民國檔案目錄中心數據采集標準 民國檔案機讀目錄軟磁盤數據交換格式（DA/T 20.4-1999）、《明清檔案目錄中心數據采集標準 明清檔案機讀目錄數據交換格式》（DA/T 33-2005）。
目前，正在制訂的電子檔案管理標準有《電子文件名詞術語》、《電子檔案著錄規則》、《電子文件歸檔細則》、《電子文件管理細則》、《電子公文文檔一體化管理規范》、《電子文件元數據標準》、《電子文件管理系統通用功能需求》、《歸檔電子文件信息載體保護技術規范》、《歸檔電子文件真實性鑒定規程》、《網站資源歸檔與管理規范》、《檔案管理網絡安全測試規程》、《數字檔案館設計與建設規范》、《計算機管理檔案軟件測評方法》、《數碼照片檔案管理規范》、《縮微影像數字化轉換技術規范》、《照片檔案數字化技術規范》、《錄音檔案數字化技術規范》、《錄像檔案數字化技術規范》、《電子文件光盤存檔技術規范》、《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的規定》、《檔案著錄標記語言》、《文書檔案目錄數據元規范》等。
上述標準是建立在我國豐富多彩的電子檔案管理實踐基礎上的系列標準的一部分。是電子文件歸檔與電子檔案管理領域內始創性的標準。這些標準提出的有關電子文件的真實性、完整性和有效性保證的基本原則至今適用。上述標準也提供了管理電子文件的工具集，提出了電子檔案管理的思路和辦法。提出了電子檔案管理流程、長期保存格式、元數據需求等。借鑒了國際上的一些成功經驗。上述標準發布后，促進了電子檔案規范化管理和檔案信息化建設。
除上述國家標準和國家行業標準外，各省、市按照國家檔案信息化建設的總體要求，制定了相應的地方標準。1999年11月，天津市出臺第一個電子檔案地方標準《文書檔案目錄數據庫結構與著錄格式》，不久，江蘇、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相繼發布了類似標準。
二、電子檔案管理標準的實施情況
（1）標準化建設組織管理
1979年12月，國家檔案局在全國文獻檢索標準化工作會議上提出了在檔案工作領域實行檢索標準化建議。1982年進一步提出制定檔案管理標準的方案。1983年2月國家檔案局正式成立了全國檔案標準化領導小組，負責組織和管理全國檔案標準化工作。1986年國家檔案局在所屬事業單位檔案科學技術研究所建立了標準化研究室，開展標準研制，協調、組織檔案標準化工作。1989年，國家檔案局成立法規標準化處，負責全國檔案標準化工作的行政管理。1991年3月全國檔案工作標準化技術委員會成立，由各方面專家組成，負責評議檔案工作國家標準、行業標準的立項和審查工作。定期復審檔案工作現行標準，提出修訂、廢止、繼續執行的意見。承擔檔案工作標準化的技術咨詢工作。與國際及外國檔案部門的檔案工作標準化機構聯系，交流情況和資料。協助國家檔案局標準化主管部門與相關的技術委員會協調檔案工作領域國家標準的制定、修訂工作。國家檔案標準化建設管理機構的確立，使全國檔案標準化工作有了統一的領導，為檔案標準化工作有組織、有計劃、有步驟地開展提供了重要保障。
（2）電子檔案標準的宣貫
國家檔案局把信息化標準建設放在檔案信息化建設優先位置。《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》發布后，同年組織編制了實施指南（統一宣貫教材），并召開了全國性的宣貫會議。《電子文件歸檔與管理規范》頒布后，各級檔案部門也相繼舉辦了培訓班，推動標準的貫徹執行。北京、安徽等省、市將電子檔案標準化建設納入了當地檔案事業發展“十一五”規劃。一些省市根據檔案法律法規要求和《電子文件歸檔與管理規范》，結合本地實際情況，制訂發布了電子檔案管理標準的實施細則或相應規范性文件。如《重慶市電子文件歸檔與管理細則》、《江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》、《上海市國家行政機關電子文件歸檔管理暫行規定》、《遼寧省電子文件歸檔與管理暫行規定》等。一些基層單位也根據電子檔案管理標準，制定實施了相應的管理制度，如《南京大學電子文件歸檔與管理暫行辦法》等。
（3）電子檔案標準的實施
國家檔案行業標準一經頒布，國家檔案局即專門印發通知要求各地組織實施。天津市《文書檔案目錄數據庫結構與著錄格式》發布后，市人民政府辦公廳專門印發文件，提出了貫徹實施意見。還有不少省、市也采用行政手段推動標準的實施。一些地方和單位把電子檔案標準化納入辦公自動化和文檔一體化建設，實行了全過程管理。國家檔案局印發了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，對軟件開發中執行電子檔案標準問題做出了相應規定。國家檔案局推薦的檔案管理軟件，原則上都遵從了電子檔案管理標準。深圳市、青島市、合肥市、哈爾濱市等在數字檔案館建設中，十分注重實施標準。深圳市結合工作實際，承擔了《電子郵件公文歸檔與管理規則》等行業標準的起草任務。山東省檔案局根據省檔案館信息化建設需要，制定了《數字檔案館建設規程》，規范檔案館檔案數據采集、加工、管理、利用工作。廣東佛山市、上海市長寧區、江蘇省常州市等相繼建成的電子文件中心在業務技術環節上均遵從了現行標準。安徽省電子文件中心建設堅持“標準先行”，通過起草并實施國家檔案行業標準《電子文件管理細則》，從電子文件元數據、電子檔案長期保存格式、基于XML的對象封裝三個層面，保障了電子檔案完整性、真實性、有效性、可讀性。
（4）標準實施情況的檢查監督
國家檔案局將檔案標準化工作納入了國家《檔案事業發展綜合評估指標體系及評分細則》，定期對標準的制訂和實施情況進行考評。不少省、市將檔案標準化建設納入了檔案館、檔案室目標管理考核體系，適時進行檢查評比。也有不少地方將檔案標準化工作納入了檔案工作年檢和檔案執法檢查內容。一些國家綜合檔案館在接收進館檔案時，明確規定移交單位必須在移交檔案的同時，移交符合標準要求的機讀目錄。
三、電子檔案管理標準化建設走向
相當數量電子檔案管理標準的問世和制定，將標準化原理與工作規則植根于檔案工作之中，通過制定、發布和實施標準，國家電子檔案管理趨于規范統一，獲得了最佳秩序，推動了檔案信息化建設。在新的形勢下，電子檔案管理標準化建設呈現如下走勢：
（1）建設電子文件標準化體系。電子文件管理的目標與原則、電子文件歸檔的內容和形式、電子文件形成、歸檔、保管、利用的環境與流程、電子文件管理的政策與機制等各方面標準趨于協調配套。
（2）電子政務標準與電子檔案管理標準銜接。按照文件連續體理論和電子檔案前端控制、全程管理思想，電子政務標準和電子檔案管理標準將更協調和互補。
（3）更多地制訂國家標準和采用國際標準。國家信息資源戰略研究的推進和國家電子檔案信息資源的整合，必然要求將一批電子檔案行業標準升格為國家標準。同時，我國檔案工作者將更多地參與國際檔案標準化組織的工作，我國也將采用更多的國際標準。
（4）更加注重電子檔案標準的質量建設。由于積累了制訂和實施電子檔案管理標準的經驗，電子檔案管理在當前更具廣泛的實踐基礎，電子檔案標準化工作將會在數量與質量上走向雙提高
（5）電子檔案標準維護將成為經常性工作。隨著電子檔案標準體系的建立，標準的復審、修訂、廢止，以及諸如“語義、限定詞、編碼體系”等標準維護工作將會提上重要日程。
（6）標準認證體系建設將提上議事日程。根據有關規定，可以設立標準認證中心等認證機構，規定認證程序，開展對基于標準的產品、服務和管理體系的認證。
（7）進一步加強人才培養與隊伍建設。深入推進電子檔案標準化工作，需要培養、選拔一大批既懂檔案業務，又了解標準化工作原理、規則的專門人才，為標準化工作的開展及各項標準的貫徹實施奠定更加堅實的基礎。
一、電子檔案管理標準的制定情況
我國辦公自動化暨電子檔案管理進程和檔案工作標準建設在時間上契合。辦公自動化、電子文件的生成與電子檔案管理始于80年代中期。1985年，第一次全國辦公自動化規劃會議對我國辦公自動化建設進行了規劃。1986年5月，國務院電子振興領導小組辦公自動化專家組第一次會議定義了辦公自動化系統功能層次和結構模式。隨后，個人電腦、辦公套件、網絡技術、移動辦公、工作流程自動化等漸次推行，電子文件大量生成。信息技術開始在檔案管理領域得到應用，檔案目錄數字化率先開展，檔案全文數字化、多媒體檔案數字化逐步推進。目前，電子檔案管理研究和實踐已經成為檔案工作熱點。
電子檔案標準化建設同電子檔案管理研究與實踐相伴而行。1996年10 月, 國家檔案局成立電子文件歸檔領導小組,下設OA 課題研究組和CAD 課題研究組,開展電子文件歸檔、管理、利用、法律效力及長期保存等問題的研究。隨后,國家檔案局承擔了CAD 及OA 電子文件歸檔管理要求的標準起草工作。經過各級檔案部門的努力，電子檔案管理研究取得了一批科技成果，計算機光盤檔案管理系統、中型機檔案資料管理智能軟件系統及革命歷史檔案目錄數據庫、受損航測數據磁帶檔案恢復與光盤轉儲等獲得國家科技進步獎。近幾年，相繼出版了《電子文件管理導論》 、《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理概論》 、《電子文件管理》等多部專著。國家檔案局發布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《全國檔案信息化建設實施綱要》等，規范和推動了電子檔案管理 。包括深圳市數字檔案館、青島市數字檔案館、安徽省電子文件中心在內的一批示范性數字檔案館和電子文件中心正在建設之中。旨在全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略的課題研究已經啟動。
源于實踐，服務實踐。1999年，我國第一個電子文件管理國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T 17678.1-1999）發布。此后，相繼發布了《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）、《紙質檔案數字化技術規范 》（DA/T 31-2005）、《公務電子郵件歸檔與管理規則》（DA/T 32-2005）。制訂和發布的電子檔案目錄交換標準有：《全國革命歷史檔案數據采集標準 革命歷史檔案機讀目錄軟磁盤數據交換格式》（DA/T 17.5-1995）、《民國檔案目錄中心數據采集標準 民國檔案機讀目錄軟磁盤數據交換格式（DA/T 20.4-1999）、《明清檔案目錄中心數據采集標準 明清檔案機讀目錄數據交換格式》（DA/T 33-2005）。
目前，正在制訂的電子檔案管理標準有《電子文件名詞術語》、《電子檔案著錄規則》、《電子文件歸檔細則》、《電子文件管理細則》、《電子公文文檔一體化管理規范》、《電子文件元數據標準》、《電子文件管理系統通用功能需求》、《歸檔電子文件信息載體保護技術規范》、《歸檔電子文件真實性鑒定規程》、《網站資源歸檔與管理規范》、《檔案管理網絡安全測試規程》、《數字檔案館設計與建設規范》、《計算機管理檔案軟件測評方法》、《數碼照片檔案管理規范》、《縮微影像數字化轉換技術規范》、《照片檔案數字化技術規范》、《錄音檔案數字化技術規范》、《錄像檔案數字化技術規范》、《電子文件光盤存檔技術規范》、《數字檔案信息輸出到縮微膠片上的規定》、《檔案著錄標記語言》、《文書檔案目錄數據元規范》等。
上述標準是建立在我國豐富多彩的電子檔案管理實踐基礎上的系列標準的一部分。是電子文件歸檔與電子檔案管理領域內始創性的標準。這些標準提出的有關電子文件的真實性、完整性和有效性保證的基本原則至今適用。上述標準也提供了管理電子文件的工具集，提出了電子檔案管理的思路和辦法。提出了電子檔案管理流程、長期保存格式、元數據需求等。借鑒了國際上的一些成功經驗。上述標準發布后，促進了電子檔案規范化管理和檔案信息化建設。
除上述國家標準和國家行業標準外，各省、市按照國家檔案信息化建設的總體要求，制定了相應的地方標準。1999年11月，天津市出臺第一個電子檔案地方標準《文書檔案目錄數據庫結構與著錄格式》，不久，江蘇、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相繼發布了類似標準。
二、電子檔案管理標準的實施情況
（1）標準化建設組織管理
1979年12月，國家檔案局在全國文獻檢索標準化工作會議上提出了在檔案工作領域實行檢索標準化建議。1982年進一步提出制定檔案管理標準的方案。1983年2月國家檔案局正式成立了全國檔案標準化領導小組，負責組織和管理全國檔案標準化工作。1986年國家檔案局在所屬事業單位檔案科學技術研究所建立了標準化研究室，開展標準研制，協調、組織檔案標準化工作。1989年，國家檔案局成立法規標準化處，負責全國檔案標準化工作的行政管理。1991年3月全國檔案工作標準化技術委員會成立，由各方面專家組成，負責評議檔案工作國家標準、行業標準的立項和審查工作。定期復審檔案工作現行標準，提出修訂、廢止、繼續執行的意見。承擔檔案工作標準化的技術咨詢工作。與國際及外國檔案部門的檔案工作標準化機構聯系，交流情況和資料。協助國家檔案局標準化主管部門與相關的技術委員會協調檔案工作領域國家標準的制定、修訂工作。國家檔案標準化建設管理機構的確立，使全國檔案標準化工作有了統一的領導，為檔案標準化工作有組織、有計劃、有步驟地開展提供了重要保障。
（2）電子檔案標準的宣貫
國家檔案局把信息化標準建設放在檔案信息化建設優先位置。《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》發布后，同年組織編制了實施指南（統一宣貫教材），并召開了全國性的宣貫會議。《電子文件歸檔與管理規范》頒布后，各級檔案部門也相繼舉辦了培訓班，推動標準的貫徹執行。北京、安徽等省、市將電子檔案標準化建設納入了當地檔案事業發展“十一五”規劃。一些省市根據檔案法律法規要求和《電子文件歸檔與管理規范》，結合本地實際情況，制訂發布了電子檔案管理標準的實施細則或相應規范性文件。如《重慶市電子文件歸檔與管理細則》、《江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》、《上海市國家行政機關電子文件歸檔管理暫行規定》、《遼寧省電子文件歸檔與管理暫行規定》等。一些基層單位也根據電子檔案管理標準，制定實施了相應的管理制度，如《南京大學電子文件歸檔與管理暫行辦法》等。
（3）電子檔案標準的實施
國家檔案行業標準一經頒布，國家檔案局即專門印發通知要求各地組織實施。天津市《文書檔案目錄數據庫結構與著錄格式》發布后，市人民政府辦公廳專門印發文件，提出了貫徹實施意見。還有不少省、市也采用行政手段推動標準的實施。一些地方和單位把電子檔案標準化納入辦公自動化和文檔一體化建設，實行了全過程管理。國家檔案局印發了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，對軟件開發中執行電子檔案標準問題做出了相應規定。國家檔案局推薦的檔案管理軟件，原則上都遵從了電子檔案管理標準。深圳市、青島市、合肥市、哈爾濱市等在數字檔案館建設中，十分注重實施標準。深圳市結合工作實際，承擔了《電子郵件公文歸檔與管理規則》等行業標準的起草任務。山東省檔案局根據省檔案館信息化建設需要，制定了《數字檔案館建設規程》，規范檔案館檔案數據采集、加工、管理、利用工作。廣東佛山市、上海市長寧區、江蘇省常州市等相繼建成的電子文件中心在業務技術環節上均遵從了現行標準。安徽省電子文件中心建設堅持“標準先行”，通過起草并實施國家檔案行業標準《電子文件管理細則》，從電子文件元數據、電子檔案長期保存格式、基于XML的對象封裝三個層面，保障了電子檔案完整性、真實性、有效性、可讀性。
（4）標準實施情況的檢查監督
國家檔案局將檔案標準化工作納入了國家《檔案事業發展綜合評估指標體系及評分細則》，定期對標準的制訂和實施情況進行考評。不少省、市將檔案標準化建設納入了檔案館、檔案室目標管理考核體系，適時進行檢查評比。也有不少地方將檔案標準化工作納入了檔案工作年檢和檔案執法檢查內容。一些國家綜合檔案館在接收進館檔案時，明確規定移交單位必須在移交檔案的同時，移交符合標準要求的機讀目錄。
三、電子檔案管理標準化建設走向
相當數量電子檔案管理標準的問世和制定，將標準化原理與工作規則植根于檔案工作之中，通過制定、發布和實施標準，國家電子檔案管理趨于規范統一，獲得了最佳秩序，推動了檔案信息化建設。在新的形勢下，電子檔案管理標準化建設呈現如下走勢：
（1）建設電子文件標準化體系。電子文件管理的目標與原則、電子文件歸檔的內容和形式、電子文件形成、歸檔、保管、利用的環境與流程、電子文件管理的政策與機制等各方面標準趨于協調配套。
（2）電子政務標準與電子檔案管理標準銜接。按照文件連續體理論和電子檔案前端控制、全程管理思想，電子政務標準和電子檔案管理標準將更協調和互補。
（3）更多地制訂國家標準和采用國際標準。國家信息資源戰略研究的推進和國家電子檔案信息資源的整合，必然要求將一批電子檔案行業標準升格為國家標準。同時，我國檔案工作者將更多地參與國際檔案標準化組織的工作，我國也將采用更多的國際標準。
（4）更加注重電子檔案標準的質量建設。由于積累了制訂和實施電子檔案管理標準的經驗，電子檔案管理在當前更具廣泛的實踐基礎，電子檔案標準化工作將會在數量與質量上走向雙提高
（5）電子檔案標準維護將成為經常性工作。隨著電子檔案標準體系的建立，標準的復審、修訂、廢止，以及諸如“語義、限定詞、編碼體系”等標準維護工作將會提上重要日程。
（6）標準認證體系建設將提上議事日程。根據有關規定，可以設立標準認證中心等認證機構，規定認證程序，開展對基于標準的產品、服務和管理體系的認證。
（7）進一步加強人才培養與隊伍建設。深入推進電子檔案標準化工作，需要培養、選拔一大批既懂檔案業務，又了解標準化工作原理、規則的專門人才，為標準化工作的開展及各項標準的貫徹實施奠定更加堅實的基礎。
