關鍵詞：檔案工作;規范化管理;創建工作；問題；對策 

　　摘要：檔案工作是提高各級機關、企事業單位工作效率的核心，是保證各項工作圓滿完成的主要手段和措施。檔案工作規范化管理是實現檔案管理現代化、標準化、正規化的重要環節,檔案工作規范化管理創建工作，是提高 "三化”管理質量的關鍵。2008年甘肅省檔案局依據《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》及《甘肅省檔案條例》，結合全省檔案管理工作實際，經過調研論證，出臺了《甘肅省檔案工作規范化管理實施辦法》，通過在近幾年的具體貫徹實施的過程中，發現存在諸多問題和不足，本文以酒泉市為例，談談抓好機關、企事業單位檔案工作規范化管理創建工作中存在的問題及對策。

　　一、市縣兩級抓檔案工作規范化管理創建工作中存在的問題

　　甘肅省屬西部欠發達地區，檔案管理工作在全國還處于低層次階段，受地區經濟條件等因素的制約，在抓檔案工作規范化管理創建過程中受到很多不利因素的影響，致使創建工作開展起來舉步維艱。酒泉全市所轄四縣兩市一區，包括酒泉市共966個全宗單位，至目前共創建檔案工作規范化管理省級單位299個，其中省特級23個，省一級100個，省二級56個，省三級120個，在全省居于領先地位。但從全市所轄全宗單位的總數看，創建的省級規范化檔案室僅占檔案室總數的31%，還存在很大的差距。通過近年來開展檔案工作規范化管理創建工作來看，存在問題還是比較突出的。

　?。ㄒ唬┙M織管理問題突出。一是管檔案管理體系不明，部分單位的領導對檔案工作的重視程度不高，沒有成立檔案工作領導小組，分管檔案工作的領導不明確，也沒有檔案綜合管理機構，解決檔案管理工作中存在的實際問題不夠；二是大部分單位檔案沒有集中統一管理，重收集保管文書、會計檔案，輕科技、聲像、榮譽、電子檔案的管理，問題比較突出的是會計檔案不按規定移交綜合檔案室，而是由會計單獨保管；三是專職檔案工作人員很少，兼職的多，大部分由司機和臨時聘用人員擔任，更換又頻繁，不能保持檔案隊伍相對穩定；四是檔案管理規章制度不健全，對"兩法一條例”的學習和貫徹落實不到位，比較突出的是檔案的借閱管理無章可循，出現的問題比較多；五是大部分文檔管理人員沒有經過檔案專業系統培訓，也沒有取得崗位資格證，做到持證上崗，履行職責的能力弱。

　?。ǘn案保管保護條件差。一是檔案庫房不符合檔案保護要求，部分單位不能做到庫房、辦公、閱檔三室分開，檔案室與辦公室混用，有的單位檔案放在雜物庫房；二是"八防”措施落實不到位，沒有必備的防火、防光、防塵等防護設備，安全隱患較多；三是檔案保管的裝具設備簡陋，部分單位檔案柜數量少，不能滿足5－10年的存放需求，有的單位不按規定使用無酸紙檔案盒，大部分單位沒有防磁柜，介質載體檔案無法存放，保管條件差。

　?。ㄈn案信息化建設上差距大。一是認識不到位，設備配置不足，很多單位對檔案信息化建設的緊迫性、重要性認識不足，檔案信息化建設與本單位辦公自動化沒有同步規劃、同步實施，文檔一體化管理難以實行；二是應配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件沒有配備，除省特級、省一級單位外，其余單位都不配備專門管理檔案的軟件，也不能實現檔案管理軟件與單位局域網聯通；三是工作水平一般，大部分單位既沒有檔案管理專用軟件，又不建立全部檔案目錄數據庫房，更不能實現網上開展檔案查閱工作；四是檔案數字化加工工作止步不前，除法檢系統和人行系統對檔案進行數字化掃描工作外，其余單位的檔案數字化加工工作都沒有開展，按照"十二五”未國家和省上檔案數字化要求建檔相差甚遠。

　?。ㄋ模n案業務基礎建設薄弱。一是工作制度不夠健全，檔案管理措施不得力，大部分單位沒有室藏檔案應急處置方案和計算機檔案信息網絡應急處置方案；二是收集歸檔率不高，部分單位檔案室對歸檔文件材料收集不齊全，諸如黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統計報表及人員編制名冊由個人保管，不能及時送交檔案室進行歸檔；三是檔案整理不規范、編目不科學，部分單位不能嚴格按照檔案行政管理部分審批的分類方案進行分類，不按要求系統地整理檔案，并建立齊全完整的案卷級和文件級目錄。四是保管工作滯后，大部分檔案檔案室保管條件差，也沒有建立全宗卷，有些單位檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內容不齊全；五是鑒定統計工作不扎實，大部分單位沒有成立鑒定領導小組，對到期檔案的進行鑒定和銷毀。也沒有建立檔案工作基本情況統計臺帳，統計內容不準確、不全面。

　?。ㄎ澹n案開發利用上弱。一是檔案編研工作缺乏人才，除已驗收的省一級、省特級單位檔案工作人員通過查閱檔案搞了部分編研資料外，其它單位這項工作基本沒有開展，檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯；二是大部分單位不能利用檔案資料舉辦展覽或陳列室，充分體現檔案元素，發揮檔案宣傳和教育群眾的作用；三是查檔服務質量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而沒有對檔案利用效果進行回訪并認真登記，對利用效果進行整理，編寫典型效益事例，失去了檔案在利用過程中產生的社會和經濟價值。

　　二、抓檔案工作規范化管理創建工作中存在問題的原因

　　綜觀上述五個大的問題，經過認真分析，主要有三個方面的形成原因。

　?。ㄒ唬╊I導認識不到位。實踐證明，單位的一把手重視檔案工作，檔案工作規范化進程就高。受發展市場經濟的影響，相當一部分單位領導重視抓好經濟工作，認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作，致使單位檔案管理工作中問題比較多，各項制度不健全，責任不明確，措施不得力，從而造成工作被動。

　?。ǘn案工作人員教育培訓和管理不到位。一是缺少專職檔案管理員，單位檔案管理人員不能保持相對穩定，調動過于頻繁。二是檔案管理人員業務素質不高。有的檔案員不是學檔案專業的，有的是從其他崗位上調動過來的，對檔案工作知之不多，大部分檔案管理人員沒有經過專業培訓，也沒有取得上崗資格證持證上崗。三是專職檔案工作人員配備少，不適應檔案管理工作的需要。如肅州區法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，一名檔案員就疲于應付。四是檔案管理人員兼職和臨聘的多，工資待遇低，其積極主動性很難發揮，單位的檔案工作也很難有起色。

　?。ㄈ?經費投入不到位。一是硬件設備配置不到位，按照甘肅省委辦公廳、甘肅省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的實施意見》的要求，檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的經費，該配備的檔案管理設施設備沒有配備或配套不全，檔案庫房達不到"八防”措施的要求；二是檔案管理軟件和檔案數字化處理設備配備不到位，致使檔案信息化工作無法開展。

　　三、抓好機關、企事業單位檔案工作規范化管理創建工作的對策

　?。ㄒ唬┳ヮI導，不斷提高思想認識。2014年，國家出臺了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，這是當前抓好新形勢下檔案工作的硬措施，省市縣三級也相應出臺了貫徹落實《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》具體措施，檔案行政管理部門一定要利用好這個硬執把，采取各種形式抓好新形勢下檔案工作。一是凡召開檔案工作會議，就請分管領導、主管負責人參加，隨時宣傳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》精神，增強各級領導重視和支持檔案工作的責任感；二是檔案行政管理部門采取編寫《大事記》、收集編輯檔案利用實例匯編等形式，發給各級領導學習，加深他們對檔案工作的認識和理解，提高領導對抓好檔案工作的認知度；三是檔案部門的干部在對單位檢查工作、業務指導時，利用正反實例宣傳檔案工作規范化管理的重要性和必要性?！　?/p>

　　（二）抓隊伍，加強對檔案人員的管理。一是要保持單位檔案人員的相對穩定，防止更換頻繁，出現工作脫節，給檔案管理工作帶來不便；二是抓好檔案管理人員整體素質的提高，采取理論與實踐相結合，"走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對單位檔案管理人員分期分批進行培訓，不斷提高整體業務素質，推進檔案工作穩步開展。

　　（三）做好頂層設計，實行條塊結合的方式開展檔案工作規范化管理創建工作。省一級做好主管部門的協調工作，發揮主管機關的作用，上有要求，下面就好執行，如甘肅省檢察系統開展的機關檔案工作規范化管理創建工作很有成效。只有發揮主管機關的作用，共同履行指導、監督與檢查職責，才能把檔案工作規范化管理創建工作搞好。

　　（四）抓檔案行政執法監督檢查，強力推進檔案工作規范化建設。要充分利用行政執法檢查這個形式，加大對監督檢查力度，對那些領導不重視檔案工作，檔案管理安全隱患多、不規范、信息化建設速度慢的單位,針對具體情況，要求限期整改，對問題嚴重的單位，該行政處罰的要處罰。

　?。ㄎ澹﹪栏駱藴?，抓好甘肅省檔案工作規范化管理水平測評指導和驗收關。一是把好省級測評員的聘任關,將工作時間長、業務技術精、經驗豐富的業務骨干納入省級測評員隊伍；二是抓好測評細則的把握關，在具體指導和驗收過程中一定要吃透細則精神，堅持一個標準；三是把好檢查驗收的質量關，堅持成熟一個驗收一個的原則，堅決防止照顧面子、放寬政策；四是抓好省級規范化建設單位的審批關，省特級的驗收工作由省局組織實施，標準高、要求嚴，要確保驗收的示范單位經得起時間和實踐的考驗，名符其實。

　　參考文獻: 

　　1、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法 》；
　　2、《甘肅省檔案條例》；
　　3、《甘肅省檔案工作規范化管理實施辦法》；
　　4、《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》；
　　5、《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的實施意見》；