開發利用工作是城建檔案工作的重要組成部分，它的目的就在于提供檔案以及檔案信息為社會其他各項工作服務，為領導的正確決策提供科學的依據。在改革開放和社會主義現代化建設發展的新形勢下，城建檔案面臨新的發展機遇，同時也面臨新的挑戰。尤其是區縣經濟發展的突飛猛進，帶動了城鎮建設的飛躍發展，增加了城建檔案的工作量和復雜性。如何適應新形勢的需要，做好區縣城建檔案的利用工作，更好地為社會主義各項建設服務，是擺在我們每一位區縣城建檔案工作者面前的新課題。
一、城建檔案開發利用工作的意義
城建檔案記載了城市規劃、國土規劃、工程地質勘探、城市測繪、城市規劃管理、公用設施、供水、供氣、供電、建筑工程設計、施工技術、建筑裝飾、建筑材料等一系列城市規劃、建設及其管理活動中所產生的大量信息，真實地反映了城市建設和發展的過程，因此，它不僅具有原始性、憑證性，而且具有較強的知識性和較大的信息量。城建檔案的利用工作就是發揮城建檔案的作用，使城建檔案轉化為直接生產力的重要手段。一方面，城建檔案利用工作代表整個城建檔案工作的成果與城市規劃、建設、管理等行業發生信息傳遞，文獻供應和咨詢服務關系，集中地體現城建檔案工作的方向和作用，它是城建檔案工作聯系社會的一個窗口。另一方面，城建檔案利用工作在一定程度上體現了外界利用檔案的需要，對整個城建檔案工作具有一定的檢驗和推動作用。
1、由于城建檔案利用工作的開展，必然向城建檔案工作本身其他環節提出相應的要求，促進這些工作環節的開展和提高，開發利用工作對城建檔案的管理工作具有反饋和推動作用，可以檢驗和促進城建檔案各項業務工作，在提供利用檔案工作中，能比較客觀的發現城建檔案其他環節的優劣，及時糾正檔案工作中出現的錯誤?？梢姍n案只有通過利用才會使檔案質量得到檢驗、提高，只有通過了解利用需求，修改、歸檔范圍，將庫藏檔案進行必要的匯編，才能使整個城建檔案工作不斷向廣度深度發展，從而揚長避短，不斷提高管理水平。
2、城建檔案利用工作與廣大利用者發生千絲萬縷的聯系，做好提供利用工作是對城建檔案工作最實際、最有效的宣傳，不僅能夠引起各方面對城建檔案工作總的重視，而且還會在城建檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定等各項業務活動方面得到具體的支持，只有千方百計地發揮城建檔案的作用，為社會服務，為城市規劃建設、管理各項工作服務，才能使人們重視城建檔案工作，才能提高城建檔案工作的社會地位。例如：1997年在鹽邊縣縣城搬遷后，有些住戶住進新房后用電線路出現故障，但無法找出原因，后來到縣城建檔案室查找到住宅樓設計圖紙，了解室內電線線路的走向，很快就找到故障原因，恢復了用電的正常進行。更為重要的是，鹽邊縣城是利用荒山荒坡開挖回填修建起來的新建城市，有的回填土高達幾十米甚至上百米。如果城建檔案室地質資料不詳，在幾十米甚至上百米的填土上策劃修一幢高樓，可以想象是什么樣的后果，將會造成多大的經濟損失，人民的生命安全將會受到多大的威脅?？梢姵墙n案的作用對城市規劃管理有著多么深遠的意義。再例如：1998年鹽邊縣發生地下水管嚴重爆裂，由于地形原因在修建時使水管埋藏很深，無法找出水管損壞的具體位置，城建檔案室迅速查出新縣城地下管線檔案，很快找到故障的位置，恢復了整個縣城的供水。
二、搞好城建檔案的開發利用工作的措施
1、豐富庫藏，優化庫藏結構。數量眾多，內容豐富，結構合理的庫藏檔案是檔案利用工作的物質基礎。離開了庫藏，檔案利用工作就成了“無米之炊”。要想有效地滿足社會對檔案的需求，必須大力豐富庫藏檔案，優化庫藏結構。因此，城建檔案室如何把檔案資料收集齊全，并具有我們區縣的地方特色、專業特色，是我們區縣城建檔案室的迫切任務。例如：鹽邊縣城是座搬遷城市，我們在做好新縣城檔案資料收集工作的同時，還特別注意保管好那些有著研究和考查老鹽邊縣城建設與發展中具有歷史參考價值的檔案。它反映了一定時期老鹽邊縣城建設過程中的法規、面貌以及城市基礎設施、代表性建筑、名勝古跡等。比如反映已淹沒的鹽邊縣烈士陵園、鹽邊三源河和已炸毀的三源河橋等歷史面貌的照片檔案，反映縣城搬遷過程的錄音錄像檔案等，這些都是對后人具有歷史研究、查考和利用價值的檔案，很具有鹽邊的地方特色。同時，還要特別注意庫藏標準。豐富庫藏不但要求數量豐富，而且還要求質量優良。一些重復的、沒有長期利用價值的檔案，經主管領導批準后，要及時清除。庫藏無原則膨脹、重復會給檔案管理和利用工作帶來許多不便，造成極大的浪費，也影響檔案的查準率、查全率，從而影響城建檔案利用工作質量。例如：鹽邊縣城搬遷后，我們在開展檔案鑒定時，將那些老鹽邊縣城已失去保存價值的城建檔案剔出，按規定程序進行了銷毀。
2、搞好城建檔案的基礎工作，為城建檔案的利用創造條件。要搞好城建檔案的利用工作，必須做好城建檔案的基礎工作。檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用工作是城建檔案業務建設的主要內容，是檔案工作的基礎業務，它們之間相互聯系，互為作用。收集工作是城建檔案工作的起點，是貫徹統一管理原則的具體措施。如何做好收集工作，要調查摸底，即調查是否齊全、完整，以便有目的、有計劃地開展收集工作；在此基礎上，制定收集計劃，即需要收集的檔案種類、名稱，去何處收集、時間安排等，在收集中注意新的收集線索，廣開收集渠道。收集、整理、鑒定、保管、統計是檔案的基本業務建設，利用是目的，收集不齊全，整理不系統，鑒定不符合要求，保管不科學，統計不準確，城建檔案的利用就失去了前提。因此，只有扎實地搞好基礎工作，對每一個環節嚴格把關，才能為利用工作創造條件，從而充分發揮城建檔案的作用，以滿足城市現代化建設、管理的需要。
3、提高檔案管理人員素質，變被動服務為主動服務，從而提高服務質量。服務性是檔案工作的重要屬性之一，開展優質服務是增強檔案工作競爭力的有效途徑，也是衡量檔案工作人員業績好與差的重要標準。我們區、縣的檔案利用開發工作在新的形勢下還尚有差距，檔案利用工作習慣地處于坐等上門、封閉式的被動利用服務方式。為了適應經濟建設改革開放形勢發展的需要，開展信息交流是區縣城建檔案部門在服務方式上實現由封閉、半封閉型向開放型轉變的重要步驟，將利用方式由被動服務轉向主動服務。主動服務是一項專業性強、難度較大的工作。這就要求我們不斷加強信息系統，加快傳遞，輸入輸出有關的檔案信息，熟悉家底，了解社會的利用需求信息，做到“知已知彼”，向利用者介紹庫藏，提供咨詢服務，提供利用檔案的線索和技術等，這些是構成主動服務的重要內容。
服務工作是通過檔案工作人員一言一行來體現的，優質的服務是檔案人員高素質的體現。業務素質包括檔案人員的事業心、專業技術水平。檔案人員要樹立態度和藹、服務周到、腿勤、嘴勤、腦勤的服務精神，提高檔案的查準率、查全率，詳細了解檔案的利用目的，認真分析利用者的要求，把握社會利用檔案的脈搏，積極推出利用者要求的檔案信息，使城建檔案的利用工作的職能變為主動對外提供利用服務。鹽邊縣城建檔案室在縣城搬遷后，隨著城市業務建設的不斷擴大和發展，檔案工作也肩負著特殊的歷史使命。如何在市場經濟條件下，解決好檔案信息開發與利用中出現的問題，以適應鹽邊新縣城這一特殊歷史時期檔案工作的復雜性，我們的領導非常重視對檔案人員素質的培養。1997年縣城搬遷后配置兩名專職的具有大專文化程度的檔案管理人員。有機會就不惜經費安排檔案人員出去培訓、參觀，以借鑒別人的優點，總結自己的不足，積極為城建檔案的優質服務創造良好的條件。1998年鹽邊縣城建檔案室獲得“省城建檔案管理先進集體”稱號。
4、運用計算機管理城建檔案，提高利用效率
科學技術是第一生產力，計算機是科學技術成果的產物。所以，把計算機運用于城建檔案管理是區、縣檔案管理的必然趨勢。目前，區、縣城建檔案數量與日俱增，呈現急劇上升的趨勢（例如：鹽邊縣城搬遷后的城建檔案已由原來的1532卷上升到現在的3561卷），以及利用檔案的需求也出現了新的局面，首先表現在利用數量增加；其次是利用檔案的范圍顯著擴大；再就是利用者的范圍也明顯擴大。這些變化明顯地沖擊著傳統的手工管理手段和方法。因此，走檔案管理現代化的道路便自然提到檔案工作日程上來，成為解決檔案工作發展中突出問題的必然出路。為了提高檔案管理的效率、質量，更好地開發檔案管理信息資源，應當逐步改變單純手工作業方式，采用以計算機為核心的現代信息處理技術，提高檔案信息資源開發利用能力。計算機不僅具有存貯體積小、容量大、檢索速度快、查找方便等優點，而且還具有提高安全保護檔案能力。目前，區、縣城建檔案隨著時間的流逝和檔案的急劇增長，人為和自然因素的影響，以及保管條件的欠缺和不當，檔案損壞程度也日益加劇。但如果采用現代化科技成果，是安全保護檔案的有效措施和手段，無論是預防性措施，還是治理性措施都如此。因此，今后我們要廣泛地運用新的科技成果，從而提高我們區、縣城建檔案的開發利用能力和效率，進而提高檔案住處的利用和城建檔案室的服務水平。
5、必須做好保密工作，正確處理保密與利用的關系
城建檔案工作是一項機要性、保密性較強的工作，由于城建檔案記錄和反映著城市建設的大量科技成果，特別是城市的總體規劃、地形控制、地下各種管線以及軍事設施等工程具有很強的保密性。所以，城建檔案工作者必須正確處理好利用和保密的關系。在開展利用工作時，既要積極提供檔案為各項工作服務，又要堅持原則。外單位查城建檔案時，必須持所在單位的介紹信，嚴格按照查檔制度辦理手續，根據所查檔案的機密程度，經主管領導批準后方可查閱。利用與保密，從根本上說兩者是一致的，都是為了合理地發揮檔案在社會主義事業中的作用，保密的目的，也是為了更好的利用檔案。城建檔案工作者必須樹立保密觀念、遵紀守法，在工作上既要維護國家機密安全，又要便于利用，做到保密、利用兩不誤。在網絡化管理條件下，要遵循 “統一規劃，統一標準，分級建設，安全保密”的工作原則，逐步建立全面、及時、便捷、準確、安全的檔案信息系統。
檔案事業的生命力在于開發利用，做好開發利用工作是新時期區、縣城建檔案工作的重點。因此，我們要不斷研究區、縣城建檔案開發利用工作的新特點、新問題，增強信息意識、全局意識、開拓意識、求實意識和效益意識，才能夠適應城建檔案現代化管理的新要求。總之，城建檔案利用工作是城建檔案工作中最有活力的一個環節，區、縣城建檔案事業要發展重要的一環就是大力提高利用工作，使城建檔案工作在現代化城市的規劃、建設、管理中做出自己的貢獻。