內容摘要：在信息社會的時代，開發利用檔案信息資源是企業檔案工作一項長期的任務。本文主要從強化檔案信息意識，轉變觀念，提高服務水平；加強收集、編研工作，拓寬企業檔案信息資源開發利用的渠道；運用現代化管理手段，促進檔案信息資源的開發利用這三個方面淺談了企業檔案信息資源開發利用的重要性及途徑。并以企業現代化管理，促進檔案信息化建設；以檔案信息化管理，拓寬開發利用的渠道；通過檔案信息資源的開發利用，求得企業更大的發展。
主題詞：  企業檔案  信息  開發利用
 
 
當今世界早已進入信息時代，“檔案是一種信息”，這一觀點也已被人們接受。著名科學家錢學森先生曾經就明確指出：“從系統工程的技術角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統工程的目的就是信息的存貯，信息的檢索和提取，信息的傳輸和信息的顯示，所以這整個技術可以稱為信息系統工程”。①這是從理論上對檔案是一種重要信息認識深化的具體表現。
由于檔案工作是一項從屬于國民經濟和社會發展的服務性工作，它必須服從并服務于整個社會的發展及當前形勢的需要。隨著企業經濟體制改革的不斷深化，企業的檔案作為企業在各項活動中形成的，具有查考價值的文件材料，是真實的原始記錄，起著不可缺少的作用。那么，開發利用檔案信息資源探索其規律，為企業經濟建設服務，已成為企業檔案工作一項長期的主要任務。
一、強化檔案信息意識，轉變觀念，提高服務水平。
“檔案是記錄客觀社會活動信息的一種載體，是一種固定的信息資源”。②“信息是指事物發出的消息、信號中所包含的東西”。③它可以為現實服務，亦可通過分析研究而面向未來，具有預測前景，幫助人們進行正確決策的功能。樹立信息觀點，強化檔案意識，充分認識檔案信息所具有的特性，轉變觀念，重視檔案信息資源的開發利用，為企業各項工作做好超前服務。
1、檔案信息具有廣泛的綜合性和高度的集中性。所謂廣泛的綜合性，即指檔案部門將那些數量浩瀚，內容豐富的檔案進行綜合開發，以便各方面的利用。所謂高度的集中性，是指檔案部門從各部門或個人手中收集、征集起來的各種檔案信息資源，經過分析加工、存貯、集中管理，隨時為企業提供利用。在現代企業制度中，企業擁有獨立的產權，企業面對的市場經濟與過去的計劃經濟截然不同，市場經濟是一種風險經濟，適者生存，優勝劣汰。企業要在競爭中處于優勢，其法寶之一就是必須依靠傳遞的信息知己知彼。為此，檔案部門就成為了企業的信息中心，其功能就是根據企業的需要將檔案信息主動傳輸出去；同時又及時把市場的各種信息收集回來，對其進行加工分析，將有價值的、綜合性的、有實效性的信息，提供給企業的決策機構和相關部門。經過高度集中的檔案信息，在企業生產經營建設活動中發揮著特有的作用。例如：攀成鋼公司成都廠區的搬遷，由于成都市環境規劃，將東郊二環路邊的軋管廠區搬至青白江，公司在不降低工藝技術裝備水平的前提下，盡可能整合現有資源，對舊設備進行搬遷改造。這必然要利用大量的檔案信息。公司檔案部門主動及時地提供這些檔案信息，僅大連鑄搬遷這一項工程從拆遷到安裝共提供利用科技檔案案卷600多卷次，底圖七千多張。使設計、承建單位節約了資金，贏得時間，提前順利地完成任務。
2、開發檔案信息應有針對性和實用性。在檔案信息開發、傳遞、利用時，應遵循幾項原則：一是有針對性。針對企業生產和經營目標及技術活動中的關鍵問題，提供檔案信息。二是有實用性。檔案人員必須熟悉企業各類檔案用戶的工作性質與任務，分析其需求特點，從而提供切實可靠的檔案信息。三是客觀性。必須以檔案中所記載的事實、數據等為依據，忠實于原始材料，使提供的信息能反映企業活動的真實面貌。四是要有效益性。力爭信息內容被吸收采納的程度高，利用后產生的效益高。筆者認為，在企業檔案信息資源開發利用過程中，只有遵循這四項原則，才能有效的促進這項工作的開展。例如：原鋼管廠牛市口行館的辦公樓（現東苑賓館），幾年前原址的住戶聯合上訪，狀告該廠在六十年代初，拆建時未作賠償，要求給予經濟補償或給予新建住房，根據這一嚴重事態，檔案部門查詢了大量的有關文件材料及會計檔案，包括當年這些居民索賠領款簽字等原始材料。及時向有關部門提供了這些檔案信息，作為有力證據，使他們在事實面前無話可說。從而為廠避免高達八十余萬元的經濟損失。企業檔案部門能夠針對性的實用而有效益地開展檔案信息服務，就必須研究企業對檔案信息需求的特點，掌握并根據這些特點開展工作，才能達到事半功倍的效果。
3、轉變觀念，重視檔案信息資源的開發。由于社會的發展，經濟體制的轉變，企業由生產型向生產經營型轉軌，企業的檔案工作也應轉入適應市場經濟下的生產經營型軌道上去。檔案部門必須轉變觀念，即由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變；由被動的、單一的服務向主動的、多種的服務轉變；由獨立開發向合作開發的轉變；由注重收集、保管向注重開發利用的轉變；由靠行政手段微觀管理向依法治檔宏觀管理的轉變；由注重出物質成果向既要物質成果又要人才成果的轉變。改變過去重政治，輕經濟、重保管、輕利用、重實物、輕信息等觀念。明確檔案工作的主攻方向，就是要大力開發檔案信息資源，圍繞企業經濟建設開展形式多樣的服務工作，充分發揮檔案的作用，顯示檔案的價值。檔案在企業經營中作用大了，自然能使其在企業中爭得一席之地。
二、加強收集、編研工作，拓寬企業檔案信息資源開發利用的渠道。
企業檔案信息資源的開發利用，是指盡可能地發掘潛在的檔案信息，取之利用。它是由收集、整理、鑒定、編目、編研等工作環節組成的一個有特殊意義的勞動過程，來滿足利用者需求。它與一般檔案工作有所不同：一是具體任務不同。一般檔案工作的任務是科學管理好檔案，便于利用；而開發檔案信息資源的任務是盡可能地挖掘潛在的檔案信息，滿足利用者的需要。二是要求不同。一般檔案工作的要求是維護檔案的完整與安全；而開發檔案信息的要求是在維護檔案完整、安全的基礎上，積極、主動、迅速、準確地以多種形式，多種渠道提供高質量的、系統的檔案信息。
1、加強收集。豐富館藏是開發利用信息資源的物質基礎和前提條件。即通過擴大收集對象和范圍來進一步豐富館藏。也就是檔案部門既要收集企業規定的部門形成的檔案，還要向其它部門如研究部門等及個人進行收集，不僅要收集文書、科技、會計檔案，又要收集與企業相關的各種業務、合同檔案以及與檔案關系密切的各種市場資料。企業如及時掌握這些檔案信息及市場資料信息，就能夠使企業決策人準確了解用戶需求，了解本企業產品在市場上的占有率及競爭手段。因此，企業檔案部門要不斷的豐富館藏信息量，為檔案信息資源的開發利用提供保障。
2、加強編研。編研工作是主動、廣泛、系統地開發利用檔案信息資源的一種有效方式。也是開發利用檔案信息資源的重要手段。檔案作為企業一切活動的真實記錄，屬知識形態的產品，是一種寶貴的“資源”。企業的生產、建設離不開它，更是企業走向市場的橋梁。在這新形勢下，檔案部門在做好各項基礎工作的同時，必須加強編研工作，圍繞一定的題目范圍，對檔案文獻進行收集、篩選、加工等。以往，企業的檔案部門一般僅滿足于或局限于檔案原件的提供利用，而忽視了檔案內容的研究和開發利用。長此以往顯而易見已不能滿足企業發展的需要，檔案部門的地位也難以提高。要改變局面，使檔案部門的地位有所被重視，其重要因素之一就是做好編研工作。即對檔案信息資源進行高層次和深度的開發利用。通過對庫存各類檔案信息資源的發掘，按內容、專題編研一些有價值的成果，為企業的生產經營、設備維護服務。例如：攀成鋼公司精軋廠利用設備檔案信息中的潤滑系統部分，經過分析、加工編寫的《設備潤滑五定表》，以確保設備正常運轉起到非常大的作用。又如：攀成鋼公司檔案部門利用庫存檔案信息內容編寫的《重大科技成果匯編》、《組織沿革》、《安全警示錄》、《公司物業管理狀況分析》以及提供資料參與其他部門完成的《年鑒》《大事記》等，均受到好評。通過編研這些材料，拓寬了檔案信息的傳播途徑，檔案部門的工作得到上級領導的肯定。
3、主動服務。主動開發利用檔案信息資源，是提供利用工作的拓展和深化。企業要大力開發利用檔案信息資源，使檔案信息的潛在價值轉化為現實價值。就要求檔案人員熟悉館藏，了解利用者的需求，這也是做好檔案開發利用的起碼條件。檔案管理工作從收集到保管，所做的一切勞動，其目的都是為了利用。檔案人員不僅要積極主動提供利用；還要多形式、多渠道的開展利用工作，滿足利用者的需要。通過利用溝通與加強檔案部門與其它部門及社會的聯系。例如：成都華夏建設公司在參與攀成鋼公司大連鑄及鋼包精煉爐設備拆遷招投標中，由于該設備是采取保護性拆除，利舊異地安裝。他們通過利用大量該設備的檔案信息充分熟悉了解了原設計思想，掌握了設備部件的結構原理，順利完成招投標工作的商務報價，并一舉中標，贏得設備拆除合同175萬元，為企業創造了效益。檔案人員的工作態度受到他們的贊譽。又如：攀成鋼過去的部分固定資產如房產、汽車等。為統一管理，需全部更名為現“攀鋼集團成都鋼鐵有限責任公司”的資產。在市房管局、車管所辦理更名過戶手續時必須要企業歷次更名的依據性材料，檔案部門通過查詢《組織沿革》等檔案信息，及時了解到企業歷次更名和具體更名時間。并將市政府同意更名的批復文件提供給相關人員，才得以順利及時地辦理了更名手續。
顯然，開發利用檔案信息資源，必須以豐富和熟悉館藏信息為基礎，以開發利用信息資源，為企業各方面工作所服務作為出發點，就能使檔案工作在企業深化改革中充滿生機與活力，發揮其應有的效益和作用。
三、運用現代化管理手段，促進檔案信息資源的開發利用。
黨的十六大報告指出信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇。企業實現信息化管理就成為必然。加之“廣、快、精、準”是信息化社會人們對信息需求的基本特點，要滿足這一需求，除了要有多形式的開發利用途徑外，還須借助現代化的管理手段。隨著信息革命的不斷推進，計算機、網絡技術的普遍使用，現代光學技術使信息存貯高密度化等，也逐漸在檔案專業方面廣泛得到運用。
1、以企業信息化管理為契機，推動檔案信息化建設。由于社會信息化建設的突飛猛進，檔案所服務的機關、社會團體、企業、事業單位的信息化進程的迅速發展，必將帶動和推進檔案信息化建設。眾所周知檔案信息化建設的核心是資源建設，即通過數字化、網絡化的技術手段，建立起規范化、標準化，可共享的目錄數據庫和全文數據庫。如原攀成無縫鋼管廠，在實現企業現代化管理的同時，通過公司內部計算機研發人員，開發了一套適合本企業的檔案管理軟件系統。該軟件系統具備一定的智能性，有模糊檢索功能，能提供多種途徑檢索。同時還具備檔案統計包括檔案借出、歸還情況的統計；檔案變更、銷毀、獲獎情況的統計等工作及檔案部門內部管理等多項功能。2001年將全部科技檔案、部分文書檔案條目輸入計算機管理，建立起目錄數據庫，大大提高了檢索效率，方便查詢和檔案的統計工作。實現了檔案信息化管理的第一步，檔案信息目錄級管理。
2、注重運用網絡技術，大力開發利用檔案信息資源。隨著企業信息化管理的不斷深入，越來越多的企業建立了局網，推行了OA系統，實現了無紙化辦公。利用計算機建立起機讀目錄，方便編目和查詢，進一步實現全文管理。利用網絡管理系統，建立檔案信息資源共享的技術平臺，使企業利用者方便、快捷的在網上就能查詢到自己權限范圍內的所需檔案信息，實現檔案信息傳遞網絡化。如：成都飛機制造公司很早就采用計算機著錄，現已擁有機讀目錄館藏記錄一百多萬條。建立了“多種載體文件檔案網絡管理系統”，逐漸由目錄管理過度到全文管理，通過公司內部網絡，實現了文件檔案網絡開發利用，信息資源共享。從而方便、及時、快捷地滿足了利用者的需求，該企業成為眾多企業信息化建設的排頭兵。通過計算機管理大大提高檔案信息資源開發利用的效率。
當然，就目前來說仍有一些企業在檔案信息化管理和高質量的開發利用方面進展緩慢。制約企業檔案信息化發展和高質量的開發利用的因素主要有：第一，企業資金問題；第二，企業對檔案工作重視程度；第三，檔案人員的素質問題；第四，檔案現代化網絡管理中的保密及辨別真偽的問題等。
隨著科學技術的不斷進步，企業的不斷發展，人員素質的不斷提高。只要檔案人員共同努力，以企業現代化管理，促進檔案信息化建設；以檔案信息化管理，拓寬開發利用的渠道；通過檔案信息資源的開發利用，求得企業更大的發展。
注釋： ① 《檔案管理學參考資料》里錢學森著（情報資料、圖書文獻和檔案工作的現代化及其影響）一文中第359頁。
②、③ 1990年檔案出版社編《檔案工作手冊》第16頁。
參考文獻：陳兆  、沈正樂主編《最新檔案工作實務》中國檔案出版社。
《中國檔案》2003年3期、2004年9期。