研討與交流8

談談如何做好文書檔案工作

攀枝花市公路養護管理總段 謝君

       檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。尤其文書檔案更是記載著各單位的發展歷史,反映了以往單位所遇到的問題處理手段,單位建設進展,領導決策等等。而檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。筆者從事檔案管理工作多年，在這里結合實際工作談談如何做好文書檔案工作的認識和體會。

1、      檔案工作人員應具備一定的政治素質和專業素質

（一）政治素質

《檔案法》規定“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”《四川省檔案法實施辦法》規定“檔案工作人員應具備和相關專業知識。檔案工作員應遵守檔案法律、法規和規章，忠于職守，保守秘密，熱情服務。檔案工作人員的合法權益受法律保護。”這兩個規定對我們檔案工作人員在政治素質和業務素質兩方面作出了要求。

檔案工作具有一定的機要性，要求檔案工作人員要遵守紀律，包括政治紀律和工作紀律。必須增強保密觀念，履行保密義務，在工作中要增強檔案法制意識，提高遵守和執行檔案法律法規自覺性，在遵守各項工作紀律的同時保護檔案不受破壞，使檔案得到正常利用。

（二）專業素質

1、要有高尚的職業道德修養。

檔案工作由于其工作特點以及環境的因素,決定了該項工作缺乏活力, 因為是長時間枯燥乏味地工作,所以缺乏一種積極性;另外,由于檔案工作畢竟比較沉悶,工作人員記錄信息時由于麻痹就容易出現錯誤,影響檔案信息的質量效果。因此,檔案工作的性質決定檔案管理工作人員應有高尚的職業道德修養,要耐得住寂寞,從而確保檔案的準確性。

2、擁有專業知識,提高檔案管理水平。

鑒于檔案工作對服務對象的重要性,以及其較強的專業性,決定了檔案工作人員必須具備過硬的專業知識,擁有較強的檔案管理技能。其次,要求檔案管理人員要熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現,以適應檔案現代化管理的需求。

二、認真做好檔案的收集整理工作

檔案工作是一門專業業務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定等都有科學的理論知識、業務規范和標準，這就要求檔案工作人員要具備檔案專業知識。而檢驗一個單位檔案工作的質量主要體現在檔案的收集和整理這兩個環節，這兩個環節決定了本單位檔案是否齊全完整和質量，從而也是檔案工作人員專業素質的體現。

㈠檔案收集工作

收集是檔案室獲取檔案的一種手段，檔案的起點，檔案收集是檔案工作的首要環節，檔案工作的前提條件。沒有檔案的收集工作，就不可能有完整的檔案，也就不可能有健全的檔案工作。它為檔案工作提供了物質條件。如果收集不及時，檔案材料殘缺不全，檔案整理工作就不能順利進行，就沒有完整、系統的檔案，就會給以后的檔案整理、鑒定、統計和利用等工作造成困難。因此，要做好檔案各項工作，就必須首先做好檔案的收集工作，收集工作是決定檔案工作存在和發展的重要條件，也是衡量文件歸檔質量和檔案室工作的重要標尺。

作為文書檔案工作人員一定要明了本單位的主要職能和各科室的職能、職責，掌握其形成材料的大概范圍和種類，主動對檔案材料的形成進行指導；密切關注本單位的大事、要事，對“帳外文件”、人事任免、增資調資等材料的收集，要積極主動的催促有關人員移交；對辦理完畢的文件要及時收集。作為檔案工作人員工作一定要有積極性和主動性，才能使收集的檔案齊全完整。

㈡檔案的整理

檔案整理工作是檢驗檔案收集工作質量高低的依據，它可以促進收集工作的進一步提高。

在檔案整理工作中我們可以發現有關文件材料數量是多了還是少了，有關部門的文件材料是否齊全完整。通過整理，能夠反映出收集工作的薄弱環節，使收集工作得到及時補充和糾正。在以后的收集工作中更有針對性，使檔案收集工作更上一層樓。

檔案整理工作是整個檔案工作的基礎，只有進行了科學的整理，才便于檔案的鑒定、保管、統計和利用等。

在文書檔案實際工作中，檔案的整理和鑒定這兩項工作往往是結合進行的，邊整理，邊鑒定，通過整理和鑒定既剔除了無保存價值的檔案，同時又對具有保存價值的檔案劃分了保管期限。只有經過科學的整理，檔案才能系統地反映本單位工作活動面貌，使檔案有目可查，便于檔案提供利用。

作為一名檔案工作人員只有學習和掌握了檔案專業知識，才能使本單位檔案的憑證和參考價值得到保證和實現，便于在工作中利用，同時發揮對本單位檔案工作中的監督和指導作用。

     三、 積極爭取領導的重視與支持，努力增強檔案意

　　1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視檔案工作，在很大程度上取決于對檔案人員工作的滿意度。因此，要想使單位的檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，檔案工作人員要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，誠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，讓檔案工作更好地為單位的發展服務。

　　2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對檔案工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作不是重要，可有可無。這就需要我們檔案人員要經常向領導宣傳檔案工作。首先，要勤向領導匯報檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供工作所需的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，為本單位各項職能工作提供檔案利用,使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

       四、加強在職教育培訓，提高整體檔案管理水平

　　攀枝花市公路養護管理總段主要負責整個攀枝花市的國省干線的養護工作，下設4個養護段和1個橋梁養護隊，點多線長，各單位文書檔案工作都是由1名文書工作人員兼職。文書工作人員的業務能力就直接影響檔案管理工作的質量。為了使文書、檔案工作人員能夠適應工作的需要，充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性，文書工作人員要努力提高文檔業務知識水平和管理能力，這對文書、檔案工作人員在業務知識及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。所以，必須對文書、檔案人員進行在職教育培訓，這樣檔案工作人員才能成為既掌握了新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

　　1、進一步提高檔案工作人員對文檔工作的認識,增強管理意識。檔案管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，檔案工作人員只有具備扎實的專業知識，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》等法律法規和國家有關文檔工作規定，使文檔管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理和利用作為檔案人員的職責范圍，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

　　2、加強文書、檔案管理工作人員的在職教育。將文書、檔案管理人員的在職教育列入年度教育計劃，文、檔工作人員要積極主動的參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。將在職教育與文書、檔案工作人員專業技術職稱評定掛鉤，激勵檔案工作人員參加在職教育的主動性和積極性。

總之，作為檔案管理工作人員只要加強自身修養,不斷提高政治業務素質,適應新的要求，嚴格要求自己,認真做好檔案基礎工作，那么我們所從事的檔案管理工作就會更好地為單位的各項工作發揮重要的作用,單位領導也會用發展的眼光來看待我們所從事的檔案管理工作，檔案工作就會煥發蓬勃生機。