檔案計算機管理的發展趨勢與對策
1 檔案計算機管理發展趨勢
1.檔案計算機管理的網絡化趨勢
檔案計算機管理的發展是計算機等新技術的社會化發展大環境中的一部分。 20世紀70 年代，隨著計算機存儲容量和運算速度的增加，人們認識到計算機其實是信息處理機。到 80年代初，又有人提出網絡就是計算機，或者說網絡才是真正的信息處理機。不過這個認識直到90年代初才被大多數人所承認，原因是這時計算機網絡有了全球性的發展，在短短幾年中就幾乎深入到世界的各個角落。從以下幾個方面可以看出網絡化的含義。
用戶上網意味著其信息擁有量迅速擴大。國內聯網的各類大型數據庫已有一千多個，而與其相聯的國際互聯網擁有4000萬個IP級用戶，即主機用戶。它們大多擁有自己的上網數據庫，此外每個IP用戶還聯有眾多的小用戶或個人用戶，幾乎也都有各自大大小小的數據庫或數據集?？梢韵胂?，上網用戶可查找的信息量無疑是天文數字，何況互聯網絡還正在高速發展過程之中。檔案工作者面臨兩個問題：一是如何借其擴大視野，依托網絡豐富信息資源；二是如何突破封閉的管理模式，把應當開放的檔案通過網絡及時提供給社會。
網絡大大縮小了信息傳遞的時空，使得社會生活的節奏加快，效率提高，網絡化對推動經濟發展，提高國力起的重要作用已得到公認，其對檔案工作的影響也不可小看。國家政府機構和一些企事業單位的辦公自動化網絡發展很快，網絡環境中運行的電子文件的作用，開始從輔助文件轉向正式文件，甚至在某些部門中已開始嘗試“無紙辦公”的工作方式。此外，國家正在大力推廣計算機輔助設計和計算機輔助制造等技術應用，由此將產生大量的CAD、CAM等形式的電子文件。這些電子文件最終會成為電子檔案，必然給檔案工作帶來革命性的變化。
網絡化促進檔案信息的開放和利用。國際上一些發達國家正在下大力量解決檔案信息盡快加入互聯網絡的問題。不少國家的檔案機構已經明確提出加速實現檔案信息的電子化和網絡化的兩個主要目的是減少紙質檔案的庫存和更方便地向社會提供利用。他們擔心的主要問題是如何盡快把大量的紙質檔案轉變為電子檔案和如何讓利用者不被復雜的操作和長時間的等待而嚇倒。對于檔案的安全保密等只是作為內部技術措施而不過分公開強調。這種對檔案的電子化和網絡化的開放管理的積極態度也許會成為我們的發展趨勢，而且預示著檔案工作者觀念上將要發生的重大變化。
2.電子文件增加迅速
檔案計算機管理的應用進一步擴展，在辦公自動化的電子文件管理、計算機輔助設計、計算機輔助制造等方面的應用發展進一步加快。隨著計算機應用的普及，各類電子文件的數量增加很快。例如，一些省市或部委的辦公自動化網絡中的電子文件數量，有的一年產生約萬件。這給檔案管理帶來了很大的變化，也造成了很大壓力。一方面電子檔案的管理同其轉化之前的電子文件同樣方便，另一方面其作為檔案所應具備的原始性、真實性、完整性和可靠性等也需要特殊的技術保證。CAD電子文件的管理方法研究已納入國家重點支持的科技進步計劃，進展較快。與此同時，國家檔案局也積極推動了對于辦公自動化電子文件歸檔管理方法的研究工作，并取得了初步進展。
3.與檔案計算機管理有關的一些新技術的發展
語音識別、文字掃描模式識別、超文本和超媒體信息處理等方面的應用已逐步從研究階段進入實用領域。計算機的每一項新的技術發展，幾乎都會在檔案管理中找到用武之地。檔案信息的多樣，及其巨大的數量，為新技術的應用提供了廣闊的天地。例如，某些檔案館利用OCR技術已建立起較大的檔案全文（文本）信息數據庫。
4.計算機多媒體技術的發展
計算機多媒體技術的發展很快。隨著多媒體計算機的普及，多媒體互聯網絡的發展也加快了速度。美、歐、日，甚至一些發展中國家都在參與新一代支持多媒體信息處理的因特網的設計和技術更新，其中美、歐之間的競爭甚至已達到白熱化的程度。美國于 1998年4 月宣布。將在一項私人投資項目中由國家再投入5億美元加速發展Internet2。其目標是建立一個比現有網絡快100-1000倍的高速且可靠的網絡，能在1秒鐘內傳送全套30冊大英百科全書，并能進行實時影像和聲音的傳送。盡管該網絡是一個研究與教育網，暫時不對公眾開放，但其技術必然逐步應用到公共網絡中去。
5.新型計算機技術的發展
隨著技術的發展，信息技術和電腦技術還會出現新的飛躍。各種功能奇特、先進實用的電腦將會使人們的工作和生活更加方便快捷、多姿多彩，同時也會給檔案工作帶來更多更大的變化，如高性能，低能耗計算機的普及，智能化計算機的開發應用，便攜式辦公系統的推廣，新型高密度、高可靠性存儲設備的應用等。
2 檔案計算機管理對策
需要研究的主要問題和對策主要包括以下幾個方面：
1.加強領導和統一規劃，把以往各單位分散的小系統設計轉變成多單位、多部門，甚至全國性的基于大系統工程的社會行為。做到以檔案行政主管部門牽頭，結合科研、教學等多方面的配合，將有限的資金和技術力量調配好，實現以下目標：
（1）從技術開發到推廣應用形成有機聯系在一起的多層次結構；
（2）從標準化上由針對某事的獨立標準，形成集信息處理、設備選用、技術開發等多方面結合的立體化結構；
（3）在技術人才方面，由相對封閉的“檔案工作者與非檔案工作者”的簡單劃分，轉變為“參與檔案工作的”社會化觀念，尋求更為廣泛的社會服務和技術支持。只有如此，才能使當前的“人才危機”問題得到根本解決。
2.適應計算機應用的普及給檔案管理的基礎工作和管理方法帶來巨大影響。
計算機在檔案管理中的應用不僅帶來了高效率和高質量，而且也改變了檔案工作的傳統方式。例如，對著錄標引的標準化要求，由于計算機文檔一體化管理應用的普及，對檔案信息的著錄標引項目提出了增加對電子文件和電子檔案的生成、運轉、鑒定等管理性信息的著錄項目，以確定其法律效力及保管方式；一些單位由于用計算機直接管理文件級檔案，產生了是否還需保留案卷級管理的問題，有些部門應用計算機管理檔案中已經根據新的《歸檔文件整理規則》改革了文件整理方式；檔案電子化帶來的某些原件是否保留的問題等。層出不窮的種種問題對檔案管理的基本理論、傳統方法、思想觀念等帶來了巨大的沖擊。這些問題逼迫我們認真研究和分析，求得正確的解決方法，否則會帶來很嚴重的不良后果。
3.須認真研討檔案計算機管理網絡安全問題的嚴重性及其對策。
隨著網絡化的發展，檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性、加密技術“、防火墻”技術，以及檔案信息與其他信息資源和處理軟件的兼容性等問題會日益突出。怎樣妥善解決這類問題將成為研究重點。網絡安全問題已成為限制其發展的最大障礙。一般規律是當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的效益和網絡的危險性均以幾何級數增加，可說是“擋不住的誘惑”與“難以防范的危險”并存。根據發達國家的經驗，保證網絡安全的方式已經引起了最高領導層的重視。不少國家制定了嚴格的安全措施。如，加強與網絡信息安全有關的立法，限制和打擊網絡犯罪活動，對網絡的安全性進行科學認定。依據發達國家的經驗，對付電子文件和電子檔案涉及的網絡安全問題，不僅作為工程技術問題解決，還必須從政府行為和社會行為上來綜合采取措施，才可能是有效的。
針對檔案管理有關的網絡及信息安全問題，我國檔案部門已在科研、標準化方面進行了重點支持。1998年確定的與計算機檔案管理的科研項目中，有三分之一與網絡及信息安全有關。2000 年后陸續有一系列技術措施和標準出臺。這些標準和技術措施將對檔案管理網絡安全等級劃分及測評、檔案信息上網前的密級控制、網絡中的檔案信息的安全管理等提供規范化的要求或解決方法。
4.隨著計算機和網絡的多媒體化，應注意促進檔案多媒體信息管理的實用化。
首先，應注意解決多媒體信息演示系統開發方式的工具化問題。一些單位已經制作了效果不錯的多媒體信息演示系統，如檔案館指南、利用者借閱引導等。但多數是專門性開發，軟件缺乏通用性，每制作一個系統就需要重新投入一次人力。如果其開發軟件實現了工具化，就可以做到通過改變參數來調整功能結構，并隨機填充相應內容，即可得到完全不同的多媒體演示應用系統，從而節約大量人力、物力，使其能廣泛地普及應用。
其次，要解決多媒體檔案信息處理的標準化和長久保存問題。多媒體信息技術的設備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標準在制定和論證過程之中。但離實際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關的載體篩選工作還很薄弱，面對層出不窮，花樣繁多的光盤等介質，研究滯后，尚未有明確結論。上述工作投入大、周期長，需要引起有關部門的足夠重視，采取更為有力的措施。
此外，還應注意用多媒體技術實現檔案管理功能的更新。計算機已經從內部信息的多媒體處理轉向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實現，同樣計算機之間的信息交流也可以從單純的字符轉換成語音、圖像和影像，此外還有超媒體技術等。這些技術的應用不僅可以方便快捷地進行檔案信息的錄入，還可以使計算機擬人化，改善了檔案工作者與計算機的信息交互方式，使計算機的普及應用提高到一個新的層次。
5.解決計算機普及速度加快而檔案部門計算機專業人員短缺的問題。
隨著計算機技術服務的專業化與社會化，檔案管理軟件的通用化和商品化將成為主流。檔案部門中的計算機專業人員所占的比例會進一步降低，必須采取措施吸引和尋求社會各方面的科技人員參加和關心檔案管理工作的現代化，而同時注意普及檔案工作者的計算機技術知識和對計算機的操作使用技能。從發達國家的經驗看，計算機技術服務的社會化是必然的發展趨勢。我國在計算機檔案管理應用的初期，使用計算機的單位不多，但平均每個單位擁有的計算機專業人員曾經達到 2.4個（1987 年）。當時發達國家的檔案部門反而達不到這個數字，而他們的計算機應用水平卻高于我國。當前的實際使我們終于認識到自己也逐步發展到這樣一個階段，遇到了與發達國家類似的問題，即檔案部門完全靠自己的技術力量解決計算機普及應用的問題代價高昂，而且越來越困難。出路是采取以下措施：一是要提高檔案工作的標準化程度，充分認識檔案工作現代化的基礎是標準化，計算機在檔案管理應用中涉及的每個問題，如數據著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯網等問題都以一系列的標準規范。二是要在標準化的基礎上大力推進計算機應用的社會化服務，這是檔案部門獲得高質量的技術支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。三是要加快在檔案工作者中的計算機知識普及，盡快使應用計算機的知識和技能為每個檔案工作者所掌握。
6.解決電子文件歸檔和電子檔案的長期保存問題。
電子文件的歸檔問題應引起更多的注意。應加緊制定有關的國家標準或行業標準。一方面對辦公自動化和CAD等產生的各類電子文件的真實性、完整性和安全性予以保證，同時為檔案館接收電子文件形成的電子檔案提供指導和規范化的要求。電子文件生成的數量已很驚人，而其與紙質文件的區別又很大。目前在生成和使用電子文件的部門，對其如何安全長久地保管考慮不充分，而面臨電子文件歸檔管理的檔案工作者對其特性又很陌生。這個問題必須從現在起就引起廣大檔案工作者的重視。
國家檔案局把電子文件的研究項目作為重點， 1998-2000年先后確立了二十多個與電子文件有關的科研項目。研究范圍包括：電子文件管理的理論問題，紙質文件與電子文件配套管理的方法，電子文件通用格式轉換和歸檔系統的研制，電子文件真實性和憑證作用的保障，電子文件存儲載體及其信息的保護技術研究，市區縣級政府電子文件歸檔及管理系統的建立與試點等。
進一步研究各類電子文件的特性，對從生成機制到歸檔保存的一系列環節進行剖析，在此基礎上從檔案管理角度提出確保其真實性、原始性、安全性等方面的技術措施。應當研究的電子文件的主要特性有：數字化信息屬性、設備的依賴性、非直讀性、原樣復制性、與載體的分離性、信息結構的復雜性、共享性、易更改性、對數據源的依賴性、多媒體集成性、非實體歸檔的可能性、對標準化體系的依賴性等。
與電子文件的形成部門主動配合，共同制定相關標準，并嚴格執行。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業，因此標準化涉及的種類多、范圍廣，標準化的必要性和工作難度都大大超過紙質文件。應提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的安全性、物理歸檔的載體選擇、設備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。
7.解決新型載體的安全使用和長久保存問題。
隨著計算機存儲技術的多樣化，應隨時跟蹤技術的新發展，注意及時對檔案信息新載體的使用和保管方法進行實驗論證，深入研究，以保證檔案的安全可靠和長久保存。
