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網絡檔案計算機檢索系統

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-12-25 17:25:54    瀏覽次數:69    評論:0
導讀

檔案計算機檢索系統是檔案機構專門編制的、一種針對數據庫進行操作的軟件程序。由它進行控制,對輸入的檔案信息進行整理、存儲到數據庫中,在數據庫中查找定位,從數據庫中輸出及進行各類統計操作等。

網絡檔案計算機檢索系統

檔案計算機檢索系統是檔案機構專門編制的、一種針對數據庫進行操作的軟件程序。由它進行控制,對輸入的檔案信息進行整理、存儲到數據庫中,在數據庫中查找定位,從數據庫中輸出及進行各類統計操作等。它的功能包括:數據輸入、數據存儲、數據編輯、提供多種檢索途徑、數據整理與排序、以多種形式顯示和打印檢索結果、展示和管理檢索語言詞典、進行自然語言與檢索語言的自動切換、轉錄數據等等。

檔案計算機檢索系統的組成可以參見圖4。從物理角度看,檔案計算機檢索系統包括硬件與軟件兩個部分。硬件是指計算機和網絡設備等。軟件指檢索程序,還包括數據庫管理軟件,如ORACLEInterbase、SYbase及常用的Dbase、Foxpro等。從工作流程看,檔案計算機檢索系統包括前處理與查找兩個部分。圖4的左邊一部分工作稱為“前處理”,即建立檔案信息數據庫。首先將傳統檔案文獻用手工方式整理好,電子文件可以進行虛擬整序。通過整理得到檔案目錄信息、電子文件、多媒體文件等數據。其間可以借助于主題詞表和檔案分類表等檢索語言詞典進行著錄標引。然后使用檢索軟件將整理好的數據按一定格式輸入數據庫,數據庫是存儲在磁性載體或光學載體上的,如磁帶、磁盤、光盤等。電子文件與多媒體文件可以存入數據庫,也可以僅在數據庫中建立鏈接。圖4的右邊一部分是查找。用戶首先運行檢索軟件,提交檢索要求,檢索軟件自動將檢索要求轉換為標準化檢索語言(Standard Query Language),形成檢索表達式。這個轉換過程中如果包括主題檢索要求和分類檢索要求,還要經主題詞表和檔案分類表使之規范化。檢索軟件將表達式轉交數據庫管理軟件。數據庫管理軟件訪問數據庫并進行匹配運算,選出符合要求的數據信息返回給檢索軟件,由檢索軟件將檢索結果輸出。

從人文角度理解,廣義的檔案計算機檢索系統不僅限于此。計算機要靠人去操作,程序要靠人去編制執行,檔案計算機檢索系統還包括相關的專門人才。另外,檔案計算機檢索系統之所以成其為檔案檢索系統而不是別的檢索系統,是因為其處理的對象是檔案信息。其數據庫結構設計體現了鮮明的檔案專業特征。這樣,由檔案手工檢索過渡到計算機檢索的一系列檔案專門業務工作,都是檔案計算機檢索系統的組成部分。

最初,人們要查找利用所需檔案信息只能借助于各類手工檢索工具,如各種檔案目錄、索引與指南。每一種檔案手工檢索工具都有各自的結構與功用,也有各自的優勢與缺陷。計算機出現以后,以其無可比擬的計算優勢成為信息采集、開發、重新組合和利用所必需的技術手段。檔案信息檢索也主要依靠檔案計算機檢索系統來實現。以往手工檢索的主要方式是順序的“線性方式”,一種檢索工具只提供一種檢索途徑,例如分類檢索工具只提供分類檢索途徑,如果需要三種檢索途徑,則必須利用三種手工檢索工具。用戶必須使用不同的檢索工具按照檔案整理后形成的體系一級一級地去檢索。首先確定要檢索的檔案所在全宗,然后再判斷形成機構和形成時間。其局限性在于無法實現同一主題的廣泛搜索,而且檢出的檔案之間沒有邏輯關系。檔案計算機檢索系統對檔案信息可以實現網狀化檢索。檔案計算機檢索系統可提供多種檢索途徑,相當于多種檢索工具,以便根據利用者的要求進行多角度檢索,不同的檢索標識間還可以進行組配檢索。另外,檔案計算機檢索系統還可以進行全文檢索,針對電子文件原文或紙質檔案的數字副本內容進行檢索。檔案計算機檢索系統可以對檢索結果提供多種排序方法供用戶選擇,方便用戶查看檢索結果。使用電子計算機進行檔案檢索最顯著的優點,就是計算機具有高速運算能力和強大的邏輯判斷能力,處理一個檢索提問只需幾秒鐘,能夠實現高速檢索。此外,檔案計算機檢索系統檢索途徑多、檢索質量高、隨機調整檢索策略方便。手工檢索工具檢索結果主要是二次檔案信息,以獲得查找檔案原件的線索。檔案計算機檢索系統的檢索結果不僅是目錄信息等二次信息,還包括全文信息,不僅是文本信息,還包括各種多媒體信息。但是,實現檔案計算機檢索有一個前提,即必須將必要的數據錄入計算機。目前我國檔案界許多檢索系統由于前處理能力有限而導致檢索系統數據量不足。這是當前檔案信息發布中的關鍵問題,本書后面還要進行研究。

檔案計算機檢索系統有單機版和網絡版兩種形式,二者在物理形式上有所區別。單機版一般是指將檢索軟件與數據庫存放在同一臺計算機,并在該計算機上進行人機交互、數據存貯、按多種方式檢索和輸出檢索結果。網絡版是指數據庫安放在專門的數據服務器上,用戶的操作通過兩種方法實現:一種方法是計算機檢索系統在服務器上啟動并運行。網絡用戶由客戶端瀏覽器在所瀏覽的網頁上通過超鏈接等發出數據訪問請求,啟動并運行服務器上的計算機檢索系統,然后動態生成符合置標語言標準的網頁,通過網絡鏈路傳送給瀏覽器,由瀏覽器解釋并顯示。另一種方法是從服務器下載檢索系統到客戶端瀏覽器,在瀏覽器中運行這個程序,通過網絡鏈路來操作數據庫。檔案計算機檢索系統針對對象是存儲在數據庫中的檔案機構的館藏信息、事實數據等經過加工處理的專業化的有序信息,檢索后返回的值是這些信息集合中特定的一部分信息。

網絡檔案計算機檢索系統,也稱在線檔案計算機檢索系統,它是指檔案計算機檢索系統的網絡版形式。檔案計算機檢索系統的網絡化是檔案信息資源共享中效率最高的現代化措施。尤其是網絡檔案信息數據庫由檔案專業人員進行組織和管理,數據質量高,可靠性、安全性都高于網絡上的其他檔案信息。而利用者只要有上網條件,很容易成為網絡檔案信息檢索系統的用戶,突破以往檔案利用中較難逾越的時空障礙,隨時檢索世界各地的任何檔案信息。網絡檔案信息檢索系統不僅可以使用戶進行遠距離檢索,降低檢索成本、提高檢索效率,而且可以及時反映檔案信息的變化情況,不存在時間上的延遲。

歐美一些國家已經開發出各類檔案計算機檢索系統。英國公共檔案館(PRO)自1995年以來一直在研究探索利用因特網為利用者提供遠程在線利用服務的方法。他們在2001年基本完成了所有館藏檔案目錄數據的數字化,為利用者提供網絡檔案信息的遠程在線檢索。美國國家檔案與文件署(NARA)的網絡檔案信息檢索系統已經經歷了二代。第一代名為NAIL(NARA Archival Information Locator,NARA檔案信息定位器),是一個針對NARA精選館藏數據庫進行檢索的網絡在線系統。第二代名為ARCArchival Research Catalog)即在線檔案研究目錄,用于對館藏檔案信息進行檢索,檢索對象是NARA館藏檔案信息、縮微出版物的目錄信息及部分全文、照片、地圖、錄音、錄像等的數字副本。利用者可以從網上檢索美國國家檔案與文件署及其所屬機構的檔案信息,包括其電子文件中心的電子文件。


 
(文/小編)
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