檔案網站的建設與發布

1 檔案網站的總體設計

首先確定一下所要建設的檔案網站的基本結構。一個網站并不是一大堆資料的簡單堆積，而是將資料按照欄目分類、順序排列。檔案網站內容龐大、功能豐富，更應該注意這一點，確定好各個頁面之間的關系，保持頁面與頁面之間的鏈接條理清楚。一般情況下，檔案網站采用樹狀結構來組織信息比較適宜。這種結構就是整個站點有一個樹根，即主頁面，在主頁面中列出整棵樹的主干，建立站點的主要超級鏈接，在次一級的網頁中又有次一級的樹干。這種結構使得網站的層次分明、脈絡清晰，用戶在訪問時不會由于組織結構的雜亂而迷失方向。

其次，根據所確定的目標受眾和檔案網站的定位，合理地規劃和設立檔案網站的欄目，選取和安排檔案網站的內容。欄目設置除應圍繞本單位自身結構和業務提供諸如本館概況、機構設置、館藏簡介等欄目外，還應針對社會對信息的需求，開設一些公眾服務欄目、藝術與欣賞欄目等等，吸引人們瀏覽。檔案網站包含的內容則主要有以下幾個方面：

1.檔案館室職能信息

包括檔案館室及其管理機構的基本職能、部門設置、主要領導、崗位職責、例行服務、聯系途徑以及檔案館室的歷史背景、發展計劃、近遠期目標、實施項目等介紹性信息。

2.檔案館室藏資源信息

包括館藏檔案的二次信息和一次信息，特色檔案圖片資料。其中，檢索性信息需通過便于在線檢索的數據庫系統加以組織。一次信息系指數字化后的檔案原文信息，通過與其相應目錄信息的鏈接掛接于網站。

3.檔案利用服務信息

包括檔案館室服務對象、服務方式、服務政策和服務限制，檔案館室查檔指南（查檔手續、查檔范圍、查檔方法、查檔程序、查檔收費等）、檔案館室開館時間、為研究者提供的各種可用工具等。

4.檔案工作信息

包括國家、外省市及國外檔案工作動態信息，國家與地方的檔案政策法規信息，全國檔案工作的統計數據，檔案會議信息，檔案展覽信息，檔案刊物信息等檔案工作新聞。

5.相關資源信息

與國內檔案資源網站的鏈接，與圖書、情報、傳媒、政府部門等相關信息資源站點的鏈接。

2 網頁材料的準備

檔案網站的基本結構和欄目設置確定以后，就可以著手收集整理相關材料了。值得注意的是，根據目的有效地收集專業特色資料是一個網站生命力的源泉。檔案網站特色資料主要有三個方面：一是館藏資源，主要用來宣傳自我，其重點是突出地方特色和館藏特色；二是深層次信息資源，即檔案館利用專業方法和技能，對館藏資源進行分析、鑒別并按專題進行知識的加工而得到的新信息資源，如編纂完成的編研材料；三是網上相關資源如圖書館、博物館等的鏈接以及一些搜索引擎鏈接、熱點網站推薦，以方便用戶快速、便捷地查找所需信息。

準備好的檔案信息還應該進行數字化處理，才能上網發布。檔案信息必須經過數字化處理，建立包括檔案目錄數據庫和檔案全文數據庫兩大主體類別的系列高標準數據庫，方能在互聯網上發布、存儲和傳輸。現代計算機技術，尤其是寬帶多媒體綜合數字信息網可以為用戶提供文字、圖片、動畫、聲像等多種信息的綜合服務。

網頁材料特別是檔案信息的準備還要特別注意解決好上網的安全性問題。檔案工作自身的性質決定了其在一定程度上的保密性要求，而互聯網的特點之一就是開放性，且目前互聯網的安全技術還不完備，因此，檔案信息上網首先必須經過關于保密與開放的鑒定處理。已經公開的檔案可以盡量開放上網，不能開放的檔案則絕不能上網，嚴防失密泄密。

3 網頁制作

網頁制作是一項比較繁雜細致的工作，既有技術含量，又有知識含量，同時也要有信息儲備和一定的審美觀點。運作之前要進行大量細致的籌劃，做好方案的設計和論證工作，不要貿然動工。

在制作頁面時，可以先創建一個頁面的草圖，然后通過Frintpage的預覽窗口查看制作的效果，如果不滿意可以很容易地刪除、修改。當然僅用這一種工具可能達不到預想的效果，這時可以綜合運用多種用于美化頁面的工具，如Adobe Photoshop、Coreldraw、3Dmax、Firework、Flash等。     

此外，使用不同的文字、圖片、背景顏色及措辭等，以體現檔案網站自身獨具的風格和個性。在設計網頁時，最好不要使用單一的瀏覽器和單一的分辨率，以防網頁在互聯網上運行時效果發生偏差；不要大量使用圖片、濫用多媒體文件，防止為片面強調美觀而導致網絡傳輸速度過慢，反而喪失用戶；避免文字啰嗦，使得用戶不知所云，要有側重地將重要信息突出顯示，使用戶一眼掃過即可得到網站的主要內容。

此外，還需在主頁、搜索引擎設計等方面下功夫。由于受監視器大小和分辨率等的限制，主頁的制作不可能無限制加大。因此，在主頁設計和制作時應針對自己的館藏，編制出高度凝煉的主頁。搜索引擎可以為用戶提供最方便快捷的查詢檢索，設計一個好的搜索引擎，將大大提高用戶查找所需信息的速度，提高訪問的興趣。網絡服務器的容量、速度和網絡通訊速度直接影響信息的使用，這就要求進行信息處理時對每一類信息的制作標準加以明確，特別是針對圖片、動畫、聲像等大容量信息的處理，更應本著在滿足使用的前提下，節省存儲空間的原則。

檔案網站的設計過程中，還應當設立與用戶聯系的電子郵件通訊系統和遠程服務，使用戶可以在網上提出咨詢問題，不受地域限制；建立用戶訪問統計，統計訪問用戶數量并分析用戶群，得出有價值的結論，以便今后對網站的設備、內容及形式等不斷進行組織和改進。

4 檔案網站入網的基本程序

檔案網站的入網建站包括一系列的工作，其主要程序如下：

1.遞交入網申請

向所選的ISP 遞交“入網申請”。需要指出的是，所選的ISP 必須是經國家信息產業部或省（自治區、直轄市）郵電管理部門授權從事計算機信息網絡國際聯網業務經營者。

2.簽訂入網協議書

在入網申請得到批準后，與ISP簽訂有關入網協議書》，并從 ISP處索取《入網許可證明》。《入網協議書》和《入網許可證明》是十分重要的憑據文件，必須存檔備考。

3.申請專線

如果采取專線接入方案，需憑ISP開具的《入網許可證明》，到當地郵電部門辦理專線申請手續，在申請通過后，督促郵電部門及時安排專線的鋪設、開通工程。

4.辦理IP地址和域名申請

在辦理上述手續的同時，向ISP 索取IP 地址申請表，辦理本網站的IP地址和域名申請手續。

5.準備入網設備

根據網站建設的需要，購置或租賃網站建設和入網所必需的設備環境，其中最主要的硬件設備有兩類：服務器和連接設備。一般情況下，檔案網站需配備兩臺以上的服務器，分別用于電子郵件服務器和網絡域名服務器。其中，網絡域名服務器要求有兩臺，即主服務器和備用服務器。主服務器可單獨設立，備用服務器可與電子郵件服務器共用。連接設備有路由器、網橋等。路由器的主要作用是在IP層對IP數據信息進行選路、轉發和過濾。網橋的主要作用是在數據鏈路層對數據鏈路層信息進行轉發及過濾。入網設備的配置必須符合網站建設的實際要求，并考慮到將來的發展，切忌盲目貪大求好，浪費資源。

6.開通網站

在完成上述工作，并在專線開通后（專線接入方案），通知ISP正式開通網站。

7.辦理網站備案手續

按國家規定，向公安部門辦理網站備案手續。

5 檔案網站的發布

網站發布的過程就是將本地網站文件傳到遠端服務器上特定目錄的過程。為了能使制作好的網站內容發送到互聯網上，需要具備以下三個條件：

第一，確保計算機能夠登上互聯網，這是網站發送的最基本的條件。比如可以通過調制解調器以撥號方式與互聯網進行連接。

第二，購買一臺主機作為服務器或在網上申請一個存放站點的空間；申請網站域名。注冊域名不要太長，最好在 5個字母以內，太長的域名難記，同時最好能和網站的主題相關。有個合適的域名后再找個合適的ISP 提出申請，網絡服務提供商就會在他的服務器上畫一塊硬盤空間來存放該站點。服務商提供的網站空間是得到保障的，而且大都能支持后臺程序，接入速度往往也很快。另外頂級域名更是方便日后對檔案網站進行宣傳。

第三，必須具有發布站點的軟件，如Frontpage 2000、Dream Weave4.0或 Cute FTD 等，它們都能將網站很方便地上傳到服務器的硬盤空間上。

6 網站的宣傳

檔案網站在互聯網上落戶以后，誰也不希望看到自己的網站門可羅雀，檔案網站同樣也需要宣傳。

首先，可以在各個搜索引擎上登記。登記的時候要注意的是網站內容介紹的填寫，盡量加入搜索頻率最高的關鍵字（當然要實事求是）。還可以通過 meta 標識在 heml 的 head 部分加入 Keywords（關鍵字）對象。這樣做當搜索引擎對登記的網站進行網頁搜索的時候將起作用。

其次，多和其它的網站作鏈接交換，加強與同類型網站的聯系，例如文博網站、圖書館網站。大家不但能互通有無而且更容易產生互動效應，有利于信息資源的共建共享，吸引更多的瀏覽者。

再次，可以在檔案網站主題相同的論壇上作一些毛遂自薦的宣傳，邀請網友來自己的網站做客。例如北京市宣武區檔案館的主頁，通過區政府網址上了互聯網，他們把區檔案館簡介、工作職責、查閱檔案手續以及該館舉辦的《北京宣武地區史情展要》展覽，圖文并茂地進行了宣傳。