檔案數據庫建設實例（浙江省）

目錄數據庫建設是檔案信息化的基礎與關鍵，長期以來，浙江省檔案館高度重視目錄數據庫的建設與應用。早在20世紀80年代中期，作為全國計算機管理的試點單位，就開始了計算機檔案管理的探索。經過近二十年的不斷實踐與摸索，同時借鑒兄弟省市的先進經驗，逐漸形成了一套比較切合實際的做法，也收到了較好的成效。

1 目錄數據庫建設與應用的基本情況

目錄數據庫建設與應用工作大致可分為三個階段：

第一階段是20世紀80年代中期到90年代末，當時應用與上海交大共同開發的《檔案管理信息系統》，先按照《檔案著錄規則》的要求與浙江省檔案館的需要選擇著錄項目做好前處理工作（即著錄卡片），后組織工作人員進行錄入，并應用軟件所提供的自動標引功能形成關鍵詞的著錄以替代主題詞。但因此階段投入力量少，所形成的目錄數據庫規模不大，僅有建國后文件級、案卷級目錄，民國時期檔案文件組合級目錄約40萬條，只在檔案利用接待室投入內部使用。

第二階段是90年代末，根據中央檔案館、中國第二歷史檔案館有關上報館藏歷史檔案目錄的統一部署，選用《蘭臺檔案管理軟件》開始了全省革命歷史檔案目錄中心與民國檔案目錄中心的建設，按照全國統一的目錄數據格式錄入革命歷史檔案文件目錄和民國檔案案卷目錄約13萬余條。此階段吸取了以往目錄數據庫建設的經驗與教訓，引進了項目化管理，以確保工作質量與工作任務的按時完成。

第三階段是始于2002年的建國后文件級目錄數據庫建設工作以及對已建的建國后文件、案卷目錄數據庫內數據格式與質量的改造完善工作。這是為適應社會信息化發展的需要及其對檔案信息開發利用的要求而全面鋪開的一項重點工作。根據“十五”期間形成200萬條目錄數據規模的要求，采取了“兩頭在內，中間在外”的方法，由工作人員開展前處理工作與數據質量驗收、匯總、入庫工作，而對照檔案實體所進行的數據采集、錄入與校對工作通過招標的辦法由社會組織承包，從7月至11月初已形成了建國后文件數據條目20余萬條。本階段根據數據處理與應用的實際情況，在數據錄入與校對時采用承包方所提供的《泰宇文檔管理及圖文處理系統》（單機版，Windows平臺，Interbasc數據庫），而數據的匯總與應用則采用《之江軟件》（網絡版，Notes平臺）（以與浙江快威等單位聯合開發的《電子文件歸檔與電子檔案管理》為基礎，與清華同方共同改造而成），且根據檔案的開放控制情況在局域網或公眾網上公布，提供給工作人員、查檔用戶、Internet用戶自行檢索與利用。

2 目錄數據庫建設與應用的基本做法

1.明確目的與目標。

目錄數據庫建設一直以來存在著“管”與“用”兩種不同目的的爭論，這直接關系到著錄項目的數量及數據庫建設的速度。浙江省檔案館在反復討論后認為：當前檔案館工作中存在的主要問題是檔案信息資源開發的深度與廣度滿足不了社會對檔案信息的需求，需要著重解決的是如何提高檔案檢索的快捷性、友好性，以及查準率、查全率，為此解決“用”的問題是目錄數據庫建設的必然要求，由此進一步確定將重心放在建國后文件目錄數據庫的建設上，力求在“十五”期間形成150萬條文件級目錄數據庫。

2.制定計劃與標準。

為使目錄數據庫建設與應用工作有計劃地開展，明確目錄數據庫建設做什么、怎么做的問題，在對檔案利用情況及目錄數據庫現狀進行廣泛調查研究的基礎上，吸收兄弟省市的先進經驗，制定了《檔案信息數據庫建設實施方案》、《文件級目錄數據庫結構與著錄規則》、《案卷級目錄數據庫結構與著錄規則》、《文件級目錄數據庫建設前處理工作辦法》、文件目錄數據庫質量檢查驗收辦法》、案卷級條目改造工作表》、《文件級數據庫建設前處理工作單》、《文件級數據庫建設工作流轉單》等一系列工作計劃、程序、方法與標準，增加了工作透明度與可操作性，保證了目錄數據庫建設工作的程序化、規范化與標準化，確保了目錄數據庫建設的有序進行與目錄數據庫的質量。

3.落實管理體制與工作環境。

在管理體制方面，繼續采用已在目錄中心建設中成功運作的項目化管理，建立目錄數據庫建設項目組，抽調責任心較強、工作踏實的專業人員組成，全面負責目錄數據庫建設工作；同時探索性地引入市場化運作，即目錄數據庫建設中的數據采集與錄入工作由數據庫服務公司負責，但置于項目組的全面監控之下，這既加快了目錄數據庫建設的速度，又保證了目錄數據庫建設的質量。此外，針對數據錄入、應用的不同特點，分別配置了具有錄入、數據互校功能的軟件與具有檢索、權限管理功能的軟件，且為了確保檔案及其信息的安全，即使是錄入工作也在館內專門場所進行。

4.規范工作程序與要求。

一是前處理工作。前處理工作是指在文件目錄數據庫建設中對入庫文件的選擇及一些著錄項目內容的考證補充工作。考慮省檔案館處于全省中心區域的地位，以及各地因歷史上的原因所造成的檔案收集、保存不全，對入庫文件選擇采取“從寬”的方針，一般僅剔除未發文件與確實沒有查考價值的文件，其他均選擇入庫，并以前處理單（或用卷內目錄替代）、工作流轉單進行實時登記。

二是錄入工作。目錄數據庫的質量是數據庫建設的關鍵與生命線，而目錄數據庫的質量關鍵在于數據的采集與錄入環節，因此要求承包方采取“雙機對錄互校”的方式，即要求每一條目由兩個錄入人員分別錄入，后由質檢人員對兩張數據表進行校對、修正，并進行其他事項的質量檢查。同時要求錄入人員、質檢人員均憑前處理單（或卷內目錄）翻查檔案實體開展相應工作。

三是驗收入庫工作。根據承包方提交的數據，根據《文件目錄數據庫質量檢查驗收辦法》進行驗收，凡符合標準者入庫，否則要求承包方重新進行質量檢查，以至重新錄入，嚴把質量關。

四是數據匯總與使用工作。數據驗收合格后進行數據匯總，倒庫進入建國后文件數據庫，并采取“邊建邊用”原則，在局域網內根據開放與控制的使用標識分二級權限提供利用，外來查檔人員在閱覽室利用檢索終端自行查找開放目錄數據，一般工作人員在各自終端檢索開放目錄數據，而保管人員則提供全庫檢索。同時逐步實現開放目錄數據在“浙江檔案網（”公眾網）上提供遠程檢索利用。

3 數據庫建設工作的體會

1.領導重視、群眾支持，從思想上、組織上保障了目錄數據庫建設與應用工作的健康、順利開展。

一直以來，領導高度重視目錄數據庫的建設與應用工作，多次在不同場合強調目錄數據庫建設與應用工作應跟上社會信息化的步伐，抓住機遇，乘勢而上，把目錄數據庫的建設與應用工作作為工作重點來抓，以應對社會信息化所帶來的對檔案信息化的挑戰。當前既要明確目錄數據庫建設是一項長期任務，但同時又要突出重點，明確近期的主要任務，集中力量打好殲滅戰。為此在廣泛調研的基礎上，經過多次討論，形成了“十五”期間目錄數據庫建設的實施方案，確定了目錄數據庫建設的規模、內容與方法，在2003年目錄數據庫建設全面啟動之際，又專門召開了由各處室負責人、相關處室人員參加的動員大會，明確責任與目標，并從人、財、物等各方面予以重點保障，在目錄數據庫建設啟動之后，又經常了解進展情況，給予關心與支持。在領導的重視下，群眾熱情很高，全力支持、配合目錄數據庫的建設與應用工作，并獻計獻策，努力工作，為目錄數據庫建設與應用工作的順利、健康開展提供了強有力的思想與組織上的保障。

2.突出重點、確保整體，以全宗為單元分期實施，積極穩妥地推進目錄數據庫的建設與應用。

目錄數據庫建設工作量大，任務重，不可能在短時間內全部完成建庫任務。為此，在某一時間內只有根據全宗形成者的地位及全宗檔案的利用頻率，分清輕重緩急分期實施，同時在實施過程中要求確保全宗內文件入庫的整體性，凡符合入庫條件的文件應在目錄數據庫中均有反映，以最大限度地提高全宗內文件的查全率，放心地使用目錄數據庫替代傳統目錄開展檔案檢索工作。

3.項目化管理、市場化運作，有效地解決了當前目錄數據庫建設過程中所存在的質量與數量的矛盾。

根據目錄數據庫建設的任務與職責，專門成立項目組，抽調兼具檔案專業知識與計算機應用知識，又較熟悉檔案館藏的人員，建立項目責任制，全面管理、監督、參與目錄數據庫建設與應用進程。同時，考慮到工作量大，以及人員的構成現狀，成功地引入市場化運作，通過招標的方式與數據庫服務公司簽訂合同，明確雙方的權利與責任，經簡單培訓后，即由他們負責數據的采集與錄入工作，而項目組則采用制定與監督工作程序、標準的執行的辦法通過質量驗收來保證目錄數據庫的質量，從而有效地在保證質量的前提下加快目錄數據庫建設的速度。

4.邊建邊用，以用促建，在“第一時間”發揮目錄數據庫的實效，從而進一步推動目錄數據庫的建設。

目錄數據庫建設的目的在于使用，只有使用才能發揮其實效，領略目錄數據庫所帶來的便利，才能從另一方面更加說明目錄數據庫建設的重要性與迫切性，從而為目錄數據庫的建設與應用工作營造更加友善的工作環境，來進一步地推動目錄數據庫的建設工作。因此，凡已驗收合格的數據均應馬上做好匯總入庫工作，并投入正式使用，讓工作人員及利用者通過局域網上的檢索終端自行檢索全部數據或開放目錄數據。

4 目錄數據庫建設與應用的注意事項

1.保證檔案及其信息的絕對安全。

在目錄數據庫建設過程中始終以檔案實體作為工作對象進行前處理工作、信息的采集與錄入工作、目錄的校對與驗收工作，檔案及其信息一直處于流動之中，且接觸人員又較多，還包括承包方人員，因此檔案及其信息的安全問題就顯得格外突出。為此，在進行安全保密教育的同時建立了安全責任制，嚴格檔案及其目錄數據庫的交接清點、清除制度，加強日常督查，并明確規定如承包方發生安全問題，則停止合同執行并依據法律法規追究法律責任。這樣從思想上、制度上確保目錄數據庫建設與應用過程中檔案及其信息安全保密工作的萬無一失。

2.采取一切措施確保目錄數據庫的質量。

目錄數據庫是館藏檔案的概要反映，是檔案進入實際應用領域、發揮作用的主要橋梁，如果質量不好，勢必造成許多有價值的檔案因無法得到檢索而不能發揮其作用，影響到社會各項工作的順利開展，后果將不堪想象。為此浙江省檔案館在總結以往目錄數據庫建設的經驗與教訓，采取一系列的有力措施，從思想上、制度上確保目錄數據庫的質量。一是在思想上從嚴要求，站在對歷史負責的高度以“嚴、細、實、合”的工作作風做好目錄數據庫的建設工作；二是在人員的配置上，選用責任心強的同志組成項目組；三是從工作程序與方法上要求承包方在信息采集與錄入時按照檔案實體采取“雙機對錄互校”的方法，最大限度地避免錯誤的產生；四是建立多道質檢關，前處理檢查、錄入中校對、數據匯總抽查等環節層層把關，確保數據庫的質量。

3.全面規劃，綜合考慮目錄數據庫建設與應用中的一切細節。尤其是從目錄數據庫建設與應用的長遠發展來妥善處理目錄數據庫結構與著錄要求，如目錄數據庫應用中分不同用戶賦予不同利用權限的設置，就涉及著錄項目中開放控制著錄項的設置及其取值范圍，否則等將來需要時再對目錄數據庫進行修改，勢必會造成較大的浪費。

4.慎重對待原建目錄數據庫，采取一切技術方法予以充分利用。原建目錄數據庫都是原來工作的結晶，有其一定的歷史性與可利用性，一般可以借助于現有的技術手段，按照現有目錄數據庫的建設標準對其進行嫁接、改造，這樣可以在一定程度上節約開支，加快目錄數據庫建設的進度，并且可以積累經驗，為今后類似的工作提供寶貴的經驗或教訓。