中國人民大學(xué)檔案學(xué)院 李新利
我國企業(yè)檔案工作起步較晚，特別是目前我國的企業(yè)處于改革階段，企業(yè)檔案工作也面臨著重大挑戰(zhàn)。而美國是工業(yè)化發(fā)達(dá)的國家，其企業(yè)檔案工作有許多特點(diǎn)。本文試圖通過兩國企業(yè)檔案工作的比較，希望對我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展和完善有所啟示。
由于中美兩國社會(huì)制度不同，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，因此企業(yè)檔案管理也就存在差異。
企業(yè)檔案管理體制
在我國，企業(yè)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，國家檔案行政管理部門對全國企業(yè)檔案工作實(shí)行宏觀調(diào)控，制定和完善企業(yè)檔案工作法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，各專業(yè)主管部門負(fù)責(zé)管理本行業(yè)的企業(yè)檔案工作，地方各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)管理本地區(qū)的企業(yè)檔案工作，結(jié)合本地區(qū)特點(diǎn)進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。這種管理體制使得企業(yè)檔案部門之間的聯(lián)系和交流主要是以行政性為主，體現(xiàn)出縱向管理的特征，其指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)色彩較濃，以行業(yè)為中心的企業(yè)檔案部門之間的聯(lián)系較為緊密，而跨行業(yè)的企業(yè)檔案管理部門之間的交流卻很少。
美國企業(yè)檔案管理體制屬于分散式管理，聯(lián)邦政府檔案機(jī)構(gòu)對企業(yè)檔案工作沒有指導(dǎo)和監(jiān)督的權(quán)力，全國企業(yè)檔案工作沒有統(tǒng)—的管理體系、管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)靈活性較大，企業(yè)檔案管理完全是企業(yè)自身的事情，只要在法律許可的范圍內(nèi)，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要自主管理和處置自己的檔案，其他機(jī)構(gòu)和個(gè)人無權(quán)干涉，但是這種隨意性也給企業(yè)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展帶來一定困難，所以，在全美檔案工作者協(xié)會(huì)自發(fā)設(shè)立了企業(yè)檔案工作處，每年不定期召開企業(yè)檔案工作會(huì)議，交流經(jīng)驗(yàn)，相互促進(jìn)，加強(qiáng)企業(yè)間檔案工作的聯(lián)系，因此，檔案工作者協(xié)會(huì)的紐帶作用就顯得尤為突出。
可以看出，中美兩國企業(yè)檔案工作管理體制各有利弊。我國企業(yè)檔案實(shí)行集中式管理，有利于檔案的規(guī)范管理，但由于受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，檔案行政管理部門在履行其對企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)時(shí)，往往對企業(yè)檔案工作干預(yù)過多，使得企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)靈活性較小，受到的約束較大，發(fā)展放不開手腳；而且企業(yè)檔案部門之間的經(jīng)驗(yàn)交流也較少。隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)檔案部門之間的自發(fā)交流、多方位、多層次的交流會(huì)越來越多，我國應(yīng)大膽借鑒美國經(jīng)驗(yàn)，吸取其積極的一面，為企業(yè)檔案部門之間的交流創(chuàng)造條件，如建立民間檔案交流協(xié)會(huì)，吸納企業(yè)檔案工作者加入，以定期開會(huì)等形式促進(jìn)企業(yè)檔案工作者之間的交流。
企業(yè)檔案具體管理環(huán)節(jié)
1.收集：美國由于實(shí)行分散管理體制，企業(yè)檔案收集工作完全在于企業(yè)自身的重視。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)一般是歷史檔案型，其職責(zé)除了負(fù)責(zé)管理企業(yè)檔案外，主要是研究企業(yè)發(fā)展史，這就使得企業(yè)檔案的收集工作主要著眼于通過多種渠道從社會(huì)上收集與企業(yè)發(fā)展相關(guān)的檔案資料，同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)文件管理和檔案管理的脫節(jié)，檔案部門只有保管檔案之職，沒有管理和監(jiān)督文件歸檔之責(zé)，因此文件收集難是美國企業(yè)檔案工作面臨的較為棘手的問題。相比之下，我國企業(yè)文件管理和檔案管理之間的結(jié)合相對緊密，由于有統(tǒng)一的規(guī)章制度，企業(yè)檔案部門可以依照規(guī)定進(jìn)行各種文件的收集工作，從制度上保證文件轉(zhuǎn)化為檔案的渠道暢通無阻，這是我國企業(yè)檔案工作的優(yōu)勢，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持；但是我國企業(yè)檔案部門在拓展收集渠道，從社會(huì)上征集與本企業(yè)歷史文化相關(guān)的檔案資料方面做得很不夠。
2.整理與鑒定：美國企業(yè)檔案的整理沒有統(tǒng)一的分類規(guī)則，各企業(yè)依據(jù)自己的實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)的檔案分類類目，整理以充分尊重文件形成的自然狀態(tài)為前提，比較注重簡明實(shí)用，不強(qiáng)求外觀上的整齊劃一，檔案的具體整理工作大多臨時(shí)雇傭人員來進(jìn)行。他們也十分注重檔案的鑒定，企業(yè)一般都編制自己的文件保管期限表，根據(jù)檔案價(jià)值的不同“區(qū)別對待”。對具有長期保存價(jià)值的文件十分重視，而對價(jià)值不大的文件仍放在文件箱中，不再進(jìn)行整理。在我國，企業(yè)檔案的整理比較追求整齊劃一，在行業(yè)內(nèi)編制統(tǒng)一的檔案分類方案，實(shí)行統(tǒng)一的分類代號(hào)，檔案工作大部分時(shí)間用于檔案的分類整理。企業(yè)檔案的鑒定主要依據(jù)企業(yè)檔案保期限表進(jìn)行，企業(yè)依據(jù)國家通用保管期限表、專門保管期限表和專業(yè)保管期限表結(jié)合本單位實(shí)際情況制定本企業(yè)的檔案保管期限表，這種做法應(yīng)當(dāng)保持。美國企業(yè)在檔案整理方面的做法值得我們很好地借鑒。企業(yè)追求的是效益和效率，對信息服務(wù)的時(shí)效性要求越來越高，隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的加快，簡化文件歸檔整理要求，制訂比較實(shí)用的整理程序?qū)⑹钱?dāng)務(wù)之急。
3．提供利用：美國經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，因而企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化程度較高，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門應(yīng)用很廣，檔案利用基本上實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化檢索。我國現(xiàn)代化起步較晚，計(jì)算機(jī)技術(shù)僅僅在一部分企業(yè)得到應(yīng)用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化程度正在逐步提高。在對外提供利用方面二者有著相同之處，都奉行謹(jǐn)慎對外原則。美國尤其強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，以免發(fā)生有損企業(yè)競爭力的事件，特別是對新聞界。另外，二者都比較注重利用檔案維護(hù)企業(yè)權(quán)益、樹立企業(yè)形象、擴(kuò)大企業(yè)影響。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的建立．企業(yè)在保護(hù)自身利益和信息披露方面，將有更嚴(yán)格的要求。近年來，我國企業(yè)機(jī)密泄漏事件時(shí)有發(fā)生，因此企業(yè)檔案工作要不斷完善相關(guān)制度，加強(qiáng)對企業(yè)自身利益的保護(hù)。
企業(yè)檔案的歸宿和最終流向
這里所說的企業(yè)檔案的歸宿和流向主要是指企業(yè)停頓破產(chǎn)后沒有被重組、兼并、購買改造、拍賣而滯存的檔案的流向問題。
在我國，企業(yè)停頓破產(chǎn)后檔案的處置基本上是根據(jù)1997年制訂的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》規(guī)定的原則進(jìn)行的。企業(yè)破產(chǎn)后，屬產(chǎn)權(quán)范疇的檔案隨檔案所有者的變更而轉(zhuǎn)移，暫無去處的檔案要移交給企業(yè)上級(jí)主管部門或地方綜合檔案館保管。盡管《暫行辦法》已經(jīng)出臺(tái)，仍有一些行業(yè)主管部門不知道這一規(guī)定或者有些檔案行政管理部門沒有積極主動(dòng)地接收檔案，加上企業(yè)自身的檔案管理混亂等，造成了破產(chǎn)企業(yè)檔案的大量流失。另外，這一辦法僅僅是針對國有企業(yè)而言的，非國有企業(yè)停頓后檔案的處置和流向基本上還處于空白狀態(tài)，許多企業(yè)檔案由于未能得到妥善處置而流失嚴(yán)重。因此，企業(yè)檔案的歸宿和流向已成為一個(gè)較為嚴(yán)重和亟待解決的問題。
在美國，企業(yè)停頓破產(chǎn)以后，其檔案一般由公共性保存機(jī)構(gòu)(如大學(xué)和歷史學(xué)會(huì))保管。由大學(xué)和歷史學(xué)會(huì)主動(dòng)收集保管企業(yè)檔案的傳統(tǒng)由來已久，“事實(shí)上，在美國第一個(gè)企業(yè)檔案館建立之前，大學(xué)和歷史學(xué)會(huì)已經(jīng)收集了十多年的企業(yè)文件。1916年，哈佛大學(xué)率先系統(tǒng)收集企業(yè)文件，不久，其他大學(xué)也效仿了這種做法。”在經(jīng)濟(jì)不景氣或者企業(yè)檔案館由于節(jié)省開支的需要不得不停辦檔案館的情況下，企業(yè)“并沒有消極地將企業(yè)的文件束之高閣或者全部銷毀，而是明智地將之轉(zhuǎn)送給公共性的保存機(jī)構(gòu)，如高等院校圖書館或歷史學(xué)會(huì)。”
在國有企業(yè)檔案的歸宿和流向問題上，我國檔案行政管理部門積極介入并制訂相關(guān)的管理辦法是我們的優(yōu)勢，而對非國有企業(yè)檔案歸宿和流向的處置，美國的做法值得我們借鑒。把企業(yè)停頓后“無家可歸”的檔案通過一定的方式轉(zhuǎn)送給公共保存機(jī)構(gòu)，既能使企業(yè)檔案得到妥善保管，又有利于企業(yè)檔案的開發(fā)利用。當(dāng)然，雙方要簽訂嚴(yán)密的協(xié)議，以免引起不必要的糾紛。
企業(yè)檔案的寄存
在我國，企業(yè)把自己的檔案交給檔案中介機(jī)構(gòu)(“寄存中心”、“檔案事務(wù)所”，名稱不一)代為保管的現(xiàn)象是近年來才出現(xiàn)的，可以說，企業(yè)檔案保管逐步社會(huì)化是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。深圳市檔案寄存中心的建立首開了我國企業(yè)檔案寄存服務(wù)的先河，其建立的初衷就是為不愿或無力建立檔案室自已管理檔案的企業(yè)提供一個(gè)有效的檔案保管途徑，目前已取得一定成效。
在美國，企業(yè)檔案寄存服務(wù)已十分普遍。商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的以贏利為目的的寄存機(jī)構(gòu)，配備有現(xiàn)代化的文件存貯設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案寄存服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好保管條件，可以說，美國商業(yè)性文件中心的運(yùn)作是完全市場化的，它的發(fā)展已經(jīng)比較成熟和完善。 
與美國相比，我國企業(yè)檔案寄存服務(wù)還處于初級(jí)階段，它既不是行政意義上的寄存機(jī)構(gòu)，也非完全意義上的商業(yè)性寄存機(jī)構(gòu)。同時(shí)，檔案寄存服務(wù)還處于探索時(shí)期，難免會(huì)有這樣那樣的不足，我們要積極借鑒美國的經(jīng)驗(yàn)，使檔案寄存服務(wù)逐步規(guī)范化、市場化。
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（牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第9期）