檔案檢索工作
1.1 檔案檢索的含義和一般過程
檔案檢索是對檔案信息進行存儲和根據需要進行查找的工作,它是開展檔案信息服務的必要條件,是開發檔案信息資源的重要手段。
1. 檔案存儲過程的主要內容
(1)著錄標引
著錄標引是對檔案的內容和形式特征進行分析選擇和記錄。
(2)編制檢索工具
2. 查檢階段的主要內容
(1)確定查找內容
確定查找內容根據用戶的檢索提問,進行具體分析,確定利用者所需檔案信息的具體內容,形成概念,并將這些概念借助檢索語言轉換成規范化的檢索標志。
(2)查找
3. 檢索效率
檢索效率通常采用查全率和查準率兩個指標來衡量和表示。
查全率是指檢索出的相關檔案與全部相關檔案的百分比
查準率是指檢出的相關檔案與檢出的全部檔案的百分比
1.2 檔案工具的種類
1.館藏性檔案檢索工具
(1)案卷目錄(歸檔文件目錄)
(2)案卷文件目錄(全引目錄)
(3)全宗目錄
2.查檢性檔案檢索工具
(1)分類目錄
分類目錄,是依據分類表按照分類標志以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
(2)主題目錄
主題目錄是依據主題詞表將主題標識以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具。
(3)專題目錄
專題目錄是按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具。
(4)文號索引
文號索引是指明文件編號及相應檔號以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具,它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。
(5)人名目錄
人名目錄是將檔案館(室)所藏檔案材料中涉及的人名及其簡要情況著錄下來,向利用者提供所查人名線索的一種檢索工具。
(6)全宗指南
(7)檔案館指南