會計檔案的保管和利用工作

 (一)會計檔案的保管

1．在會計檔案移交檔案機構之前，會計機構應有專人對會計檔案進行管理(根據《中華人民共和國會計法》規定，出納人員不得兼任會計檔案保管)，并要配備專柜或專庫進行保管,嚴防會計檔案的散失、毀損、泄密。

2．會計檔案移交到檔案機構后，要注意將會計檔案與文書檔案、科技檔案等區別開，單獨排列，存放有序。

3．由于會計檔案的外在形式規格不同，為了整齊排列和便于保管，會計檔案的裝具(卷皮、卷套、卷盒)要符合檔案行政管理機關的規范化要求，達到合體包裝、堅固耐用、標準統一、便于存取、封面設置合理。

4．保管磁性介質的電算化會計檔案，應采取直立存放形式，并且注意避光、防塵、防磁。磁性介質檔案除備份二套，還要按電子檔案的保管要求，定期進行檢查，并每四年復制轉存一次，以避免意外和人為錯誤造成的會計數據的丟失，確保安全性。

 (二)會計檔案的利用工作

利用工作方式及要求，主要包括：

       1．完善借閱服務

       2．編制會計檔案檢索工具

會計檔案的檢索工具主要有會計檔案案卷目錄和專題目錄兩種。