會計檔案的整理和編目工作

(一)會計核算材料的組卷方法及案卷質量要求

1．會計憑證的組卷方法

    會計憑證在各個單位，形成的數量有多有少。組卷時需要按月分開，也就是不同月份產生的憑證不要組合在一起。

憑證的案卷質量要求是：

(1)按記賬憑征的憑證編號順序排列，防止漏號、顛倒。

(2)記賬憑證所附的各種原始憑證(如收據、發票等)要折疊貼粘整齊、規范。

(3)拆除金屬物，裝訂采用線繩或塑釘等，憑證的厚度一般在1—2厘米。

(4)裝訂后要進行密封處理,并加蓋經手人員章或財務專用章。

(5)填寫憑證封面要項目齊全、規范清楚，并留出檔號填寫的位置。

  2．會計賬簿的組卷方法

會計賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點，區分會計年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷。會計賬簿的案卷質量要求是：

(1)各類賬簿的扉頁，反映了賬簿的應用、交接的使用狀況，歸檔前應按要求逐項填寫清楚。

內容包括：單位名稱、賬簿名稱及編號、啟用日期及起止頁數、經管人員及日期、交接記錄、會計主管人員及單位負責人的簽章等。

(2)對于訂本式賬，整理立卷應保留原有面目，不要拆除空白頁；賬內要有連續頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標簽，并填寫規范。

(3)對于活頁式賬，在會計年度結束后，要將空白頁撤除；編制頁碼；進行密封裝訂并在密封處加蓋經手人員章或財務專用章；賬簿封面填寫規范；保管期限為25年的賬簿要在封底加上備考表并填寫。

3．財務報告的組卷方法

財務報告組卷時，首先要注意按所形成的會計年度組卷，不同年度的不要混雜組卷。另外財務報告是由會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組成的,組卷時不要分開。其次，組卷要注意區分不同的保管期限，如年度財務報告的保管期限是永久，就要與月度、季度的財務報告分開組卷，因為其價值不同。

財務報告的案卷質量要求是：

      (1)案卷要編制頁碼。

      (2)案卷開首要填寫“卷內文件目錄”，永久保管的財務報告案卷要在封底前加填“備考表”。

      (3)財務報告中會計報表的封面要有單位負責人和主管會計工作負責人、會計主管人的簽名或蓋章,設置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。

      (4)案卷封面填寫規范、整齊。

4．銀行余額調節表和銀行對賬單的組卷方法

銀行余額調節表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要注意分別組卷。

案卷質量要求是：

     (1)按產生的年度組卷，一年可一卷或數卷。

     (2)卷內按時間順序排列，編制頁碼、進行裝訂。

     (3)案卷封面填寫清楚、規范。

(二)會計檔案的案卷題名

案卷題名揭示了會計檔案的內容和成份。會計檔案與其他門類檔案

的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。

會計檔案案卷題名的結構是三部分,即單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱。擬寫方法簡單，便于操作。

題名的擬寫要求是：結構完整、文字簡明。

例：哈爾濱鍋爐廠2000年第1—4季度財務報告

(三)會計檔案的分類、排列、編號

  1．會計年度一類別一保管期限

其優越性：

(1)便于按年度查找會計檔案。

(2)可以充分地利用檔案庫房和裝具。

不足之處：

(1)由于每年度的檔案有四類,而檔案的外形又不盡一致，所以案卷的排列不夠美觀，上架后會出現有高有低，有大有小。

(2)由于是按年度編制案卷號并形成案卷目錄，目錄一年一本，結果造成目錄過多。

適用于會計檔案形成量比較大的單位，如大型企業、金融單位、總預算單位等。

   2．類別一會計年度一保管期限

優越性是：

(1)由于一個類別的檔案集中排列,保持了類別的連慣性，便于按類別查找會計檔案。

(2)由于按類別集中排列檔案，每類檔案的外形基本一致，排列美觀、整齊劃一。

不足之處是：

(1)不便于按年度查找檔案。

(2)由于每類檔案的案卷號是每年順延，所以各類檔案實體排列之后，需要預留出較充分的空位和空間。

適用于大多數的中、小型單位,即會計檔案的年形成量不大的單位。

 (四)編制會計檔案案卷目錄

 1．會計檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表

 2．編制會計檔案的案卷目錄的注意事項

    (1)會計檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實施了檔案的實體分類、排列、編號的前題下完成，由會計機構的兼職會計檔案管理人員編制。

    (2)目錄的編制可采用手工編制或使用會計檔案管理軟件自動生成和打印。

    (3)案卷目錄應一式二套。會計機構保存一套，隨檔案實體移交檔案機構一套。