檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

       檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，是指檔案行政管理部門會(huì)同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)或單獨(dú)就檔案工作的原則和方法、概念和設(shè)施等，制定科學(xué)的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，并予以實(shí)施的過程。

1．檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的意義

（1）檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理，提高工作質(zhì)量與效率的重要手段。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就不可能做到科學(xué)管理。比如：沒有《歸檔文件整理規(guī)則》，檔案整理時(shí)各行其是，導(dǎo)致整理單元規(guī)格不一，內(nèi)在質(zhì)量低劣，就無法進(jìn)行科學(xué)管理；如果沒有接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)，檔案館檔案質(zhì)量就得不到保證。所以，檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都要有標(biāo)準(zhǔn)，做到有規(guī)可循，避免人為的錯(cuò)誤，節(jié)約人力、財(cái)力、物力。檔案工作各種科學(xué)管理制度正是建立在標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)之上的。

（2）檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提條件。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與設(shè)備要求檔案工作各部門、各環(huán)節(jié)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)一致。比如：計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中已被廣泛地運(yùn)用，用計(jì)算機(jī)檢索檔案，沒有統(tǒng)一的著錄和標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)，將嚴(yán)重影響檔案信息的存貯和查找。所以，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有現(xiàn)代化，現(xiàn)代化的程度越高，就越需要標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是推動(dòng)檔案學(xué)理論發(fā)展的重要因素。標(biāo)準(zhǔn)化的大量內(nèi)容是檔案工作的基本理論、概念和技術(shù)方法的研究成果，是經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)的公認(rèn)一致的準(zhǔn)則和規(guī)范。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化本身就是檔案學(xué)研究的重要組成部分。

2．檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容（三種劃分標(biāo)準(zhǔn)）

       檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)過程，包含制定、發(fā)布和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)三部分內(nèi)容。這里著重介紹檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定和標(biāo)準(zhǔn)類型。

       按照發(fā)生作用的范圍和審批程序，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)可分為國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（四種標(biāo)準(zhǔn)）

       檔案工作國家標(biāo)準(zhǔn)，是在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作技術(shù)要求，由國家檔案局或國務(wù)院其他行業(yè)主管部門起草，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社或中國檔案出版社出版。國家標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)（以“GB”表示）和推薦性標(biāo)準(zhǔn)（以“GB/T”表示）。有效年限一般為5年，過了年限后，就應(yīng)修改或重新制定。《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 （GB/T11822-2008）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）等都是檔案工作的國家推薦性標(biāo)準(zhǔn)。

       檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是在全國檔案行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一執(zhí)行的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，由國家檔案局發(fā)布并報(bào)國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局備案。行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)也分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)，目前發(fā)布的基本上為推薦性標(biāo)準(zhǔn)，以“DA/T”表示，如《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T1-2000）、《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T39-2008）等。

       檔案工作地方標(biāo)準(zhǔn)，是在一個(gè)地方或一個(gè)區(qū)域統(tǒng)一執(zhí)行的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。一般是在沒有國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，又需要有地方統(tǒng)一要求的情況下，可由省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)制定地方標(biāo)準(zhǔn)，以“DB”表示，如浙江省檔案局起草、浙江省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《浙江省行政處罰案件檔案整理規(guī)則》（DB33/T498-2004）。在國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)公布后，地方標(biāo)準(zhǔn)即應(yīng)廢止。

       檔案工作企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，是在企業(yè)范圍內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的檔案管理要求、技術(shù)要求等，由企業(yè)制定并發(fā)布。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，一般以“Q”作為開頭。

       檔案工作標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容涉及檔案工作專業(yè)名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄和目錄組織標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案庫房、裝具、各種設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等。