檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)系
檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有各自不同的工作內(nèi)容、特點和要求,每項工作都是整個檔案工作的重要組成部分,都是必不可少的、相對獨立的一個環(huán)節(jié)。
檔案工作基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的劃分是相對的,而不是絕對的。在工作步驟上,不能按檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)機械地劃分先后次序,而應(yīng)注意各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作間的銜接,以及相互交叉、滲透和影響,做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)發(fā)展,共同提高。
檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是彼此依存、相互制約的一個有機整體,不能把各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)割裂開來。比如,收集工作必須與整理、鑒定工作相結(jié)合,收集檔案應(yīng)同時考慮到檔案的質(zhì)量和價值以及今后的利用;又如,整理工作要與編目工作相結(jié)合,編制檢索工具的檔案,必須是已經(jīng)整理的檔案,這部分檔案不能輕易地打亂重新整理,否則,會使檢索工具與檔案實體不相對應(yīng),導(dǎo)致編目工作的混亂。
從檔案工作各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相互作用中,可以看出它們之間的一種最基本關(guān)系,即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編目與檢索等各個環(huán)節(jié),都是為檔案提供利用及編研工作創(chuàng)造條件的,因此,它們都屬于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作范疇。這樣,整個檔案工作的內(nèi)容可以劃分為兩個方面,即基礎(chǔ)工作和提供利用及編研工作。它們是既矛盾又統(tǒng)一的有機整體。基礎(chǔ)工作為提供利用及編研工作提供物質(zhì)基礎(chǔ),創(chuàng)造工作條件,沒有基礎(chǔ)工作,便無法開展提供利用及編研工作;提供利用及編研工作直接體現(xiàn)了檔案工作的目的和方向,它既反映了基礎(chǔ)工作的成果,又向基礎(chǔ)工作提出了要求,促使基礎(chǔ)工作更進一步,沒有提供利用及編研工作,基礎(chǔ)工作則失去了存在的意義和工作的目標(biāo)。實踐證明,這兩方面工作的關(guān)系是對立統(tǒng)一的,必須妥善處理它們之間的關(guān)系。過分地重視基礎(chǔ)工作而忽略提供利用及編研工作,會使提供利用及編研工作處于停滯狀態(tài),工作進展不大;過分地強調(diào)提供利用及編研工作而輕視基礎(chǔ)工作,會使工作沒有后勁,同樣得不到發(fā)展,因此,二者不可偏廢。不能關(guān)起門來“打基礎(chǔ)”,不能因為沒有開展過基礎(chǔ)工作而不提供利用及編研這部分檔案,這種“先打基礎(chǔ),后搞利用”的想法是錯誤的。應(yīng)該看到,基礎(chǔ)工作是在提供利用及編研過程中不斷發(fā)展、完善的,應(yīng)積極開展提供利用及編研工作,讓提供利用及編研工作促進基礎(chǔ)工作不斷提高。