檔案發(fā)揮作用的規(guī)律（四大規(guī)律）

       檔案價值是客觀存在的，但價值的實現(xiàn)即檔案作用的發(fā)揮是有規(guī)律性的。研究檔案發(fā)揮作用的規(guī)律，便于指導(dǎo)檔案工作實踐，促使在檔案工作中尊重客觀規(guī)律，按科學(xué)發(fā)展觀要求做好每一項具體工作。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律主要表現(xiàn)在以下四個方面：

1.檔案作用范圍的遞增律

       檔案自形成之日起，即可發(fā)揮特定的作用，其作用的范圍逐漸擴大。時間愈長，范圍愈廣，時間與范圍成正比，呈遞增趨勢。

       檔案是在其形成單位所開展的某項工作中產(chǎn)生的，所以，它首先是對各自的形成者發(fā)揮作用。形成者在以后的工作中會經(jīng)常不斷地查考利用自身形成的檔案，這也是檔案形成的初因。這時，檔案作用的范圍，僅局限于其形成單位。但隨著時間的推移，檔案作用的范圍逐漸擴大，社會上各個單位和個人，都需要利用有關(guān)檔案。這時，檔案不僅對其形成單位，而且對國家和社會都有用。

檔案作用范圍的遞增規(guī)律，要求處理好檔案發(fā)揮作用過程中當(dāng)前與長遠、局部與整體的關(guān)系。檔案形成后先存放在形成單位檔案室，若干年后要向檔案館移交。對于一個單位的檔案室來說，它所保存的檔案，不僅是該單位的檔案，也是國家全部檔案中的一部分，不能因為對該單位已無用而隨意毀棄檔案，也不能因為只考慮形成單位利用而將重要的具有長遠保存價值的檔案封鎖起來，長期滯留在形成單位，影響社會利用。對于檔案館來說，它所保存的檔案是從各單位接收來的，要考慮到接收的時間性，不能過早接收，以免影響各單位的利用；也不能過遲接收，以免妨礙社會對檔案的利用。

2.檔案機密程度的遞減律

       檔案是歷史的產(chǎn)物，有的檔案涉及到國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私，需要在一定時間內(nèi)將其控制在一定的范圍內(nèi)使用。所以，這部分檔案在這一階段有一定的機密性。檔案的機密程度有不同等級，確定之后，隨著時間的推移和環(huán)境的變化，需要進行及時的調(diào)整。從總體上看，隨著時間的推移，檔案的機密程度將愈來愈小，時間與機密程度成反比，呈遞減趨勢。

3.檔案作用的轉(zhuǎn)移律

       檔案在階級社會中是統(tǒng)治階級的一種工具，是政治斗爭的武器。過去，檔案更多地被利用于階級斗爭，這是由當(dāng)時社會環(huán)境決定的。但是，檔案同時又是開展各項工作、繁榮科學(xué)文化事業(yè)的必要條件。隨著社會主義建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要，檔案的作用逐漸地從主要用于階級斗爭，轉(zhuǎn)移到主要用于經(jīng)濟建設(shè)和科學(xué)研究、文化教育事業(yè)等方面。從這一轉(zhuǎn)移，大致可以看出這樣一個規(guī)律：即檔案作用是由社會需要決定的，社會的需要在各個時期不斷變化，檔案作用的主要方面也隨之變化。

      根據(jù)這一規(guī)律，在實際工作中，應(yīng)該圍繞黨和國家工作大局開展檔案服務(wù)工作。對一個單位來說，要圍繞本單位的中心工作和主要任務(wù)開展檔案服務(wù)工作，有效地發(fā)揮檔案的作用。

4.檔案發(fā)揮作用的條件律

      檔案的作用不會自動地發(fā)揮出來，它是潛在的，需要具備一定的條件才能實現(xiàn)。檔案作用的發(fā)揮受到以下三個條件的制約：（三個水平）

（1）受到社會發(fā)展水平的制約。檔案和檔案工作所處的社會環(huán)境是不斷變化的。不同的社會制度，不同的歷史發(fā)展階段，不同的路線、方針、政策對檔案的需求不同，檔案作用發(fā)揮的程度也不同，檔案的作用受到了社會發(fā)展水平的制約。在奴隸社會、封建社會，檔案的作用是很有限的，主要為政治斗爭服務(wù)。資本主義社會，檔案得到了較為廣泛的利用，但在私有制的限制下，檔案的作用仍受到很大的制約。社會主義社會為充分發(fā)揮檔案的作用，使之造福于人民創(chuàng)造了良好的社會環(huán)境。但即使在優(yōu)越的社會制度和良好的社會環(huán)境下，也要有正確的方針、政策，如果方針、政策有誤，也會不適當(dāng)?shù)叵拗啤⑸踔谅駴]了檔案的作用。

（2）受到人們對檔案和檔案工作認識水平的制約。檔案的作用是通過人們在日常活動中反復(fù)利用而發(fā)揮出來的，因此，檔案作用發(fā)揮的程度取決于人們的利用程度。人們對檔案的利用，又取決于人們對檔案和檔案工作的認識和重視程度。實踐證明，凡是對檔案的作用有足夠的認識，對檔案工作比較重視的地區(qū)或單位，檔案的作用發(fā)揮就比較好。檔案的作用發(fā)揮愈好，就愈能增強該地區(qū)或單位領(lǐng)導(dǎo)和員工的檔案意識。為此，必須大力加強檔案宣傳工作，增加檔案工作透明度，通過各種形式和方法，提高人們對檔案和檔案工作的認識程度，增強社會檔案意識。

（3）受到檔案管理水平的制約。檔案發(fā)揮作用需要有基礎(chǔ)條件，要把檔案收集齊，整理妥，保管好，便于隨時便捷地查找利用，這就必須進行科學(xué)管理。如果檔案管理水平低下，檔案雜亂無章，每次查找檔案都要翻箱倒柜，花費許多時間，有時還查不到，就影響了檔案作用的發(fā)揮。要盡可能采用先進的技術(shù)和管理方法，提高檔案科學(xué)管理水平，使檔案的作用得以充分的發(fā)揮。